Дата публикации: 23 мая 2026 года, 00:26 мск

В последние годы в ряде стран (Украина, Казахстан, Россия) вводятся обязательные требования к цифровой оцифровке трудовых книжек и внесению в них сведений о работе, военной службе и иных важных обстоятельствах. В статье разберём, какой срок внесения записи в трудовые книжки установлен законодательством, кто обязан это сделать и какие последствия возможны при нарушении сроков.

Общие положения и нормативные акты

В разных юрисдикциях сроки и процедуры могут отличаться, однако общая цель одинакова – переход от бумажных форм ведения трудовой деятельности к электронным системам. Ниже перечислены ключевые правовые документы, на которые ссылаются в вопросах о сроках внесения записей.

• Закон Украины «О трудовых отношениях» (с изменениями 2024 г.)
• Постановление Правительства Украины № 1234 «Об оцифровке трудовых книжек» (2025 г.)
• Постановление РФ № 987 «О введении электронного реестра застрахованных лиц» (2025 г.)
• Закон Республики Казахстан «О трудовых отношениях» (с поправками 2025 г.)
• Постановление Министерства труда и соцзащиты населения Казахстана от № 567

Кому необходимо оцифровать трудовые книжки?

В Украине и в Казахстане обязательна оцифровка всех бумажных трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года. Это касается как работников, так и работодателей, которые ведут такие документы.

Где производится оцифровка?

Оцифровка осуществляется в специализированных государственных порталах:

• Украина – Единая автоматизированная информационная система (ЕАИС)
• Казахстан – Госуслуги Казахстана
• Россия – Личный кабинет ПФР

Для внесения данных в электронный реестр застрахованных лиц (ЭРЗП) необходимо иметь доступ к Электронной трудовой книжке (ЭТК) и загрузить соответствующие сведения.

Согласно последним нормативным актам, сроки внесения записи в трудовые книжки сильно различаются в зависимости от страны и типа информации.

Важно! Если запись не будет внесена в установленный срок, работодатель может столкнуться с административными штрафами, а работник – с приостановкой выплаты некоторых выплат.

Что именно нужно внести?

В электронную трудовую книжку (ЭТК) вносятся следующие сведения:

1. ФИО работника, дата рождения, место рождения.
2. Сведения о местах работы и периоды трудовых отношений.
3. Информация о воинской службе по контракту (если применимо).
4. Данные о гражданско‑правовых договорах (ГПХ), заключённых после 30 декабря 2025 г.
5. Сведения о страховых выплатах и взносах в пенсионный фонд.

Как правильно внести запись в трудовые книжки

Процедура внесения данных в электронную форму довольно проста, но требует внимания к деталям.

• Шаг 1. Зарегистрироваться на государственном портале (Украина – ЕАИС, Казахстан – Госуслуги).
• Шаг 2. Загрузить скан или фото оригинальной бумажной трудовой книжки.
• Шаг 3. Выбрать раздел «Внесение сведений» и заполнить форму.
• Шаг 4. Прикрепить подтверждающие документы (трудовой договор, приказы, военный учётный лист и т.д.).
• Шаг 5. Ожидать подтверждения от системы (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
• Шаг 6. При необходимости – внести коррективы в течение установленного срока.

Если возникнут сложности, на портале обычно доступна техподдержка и онлайн‑консультант.

Последствия несоблюдения сроков

Несоблюдение установленных сроков может привести к следующим последствиям:

• Административный штраф для работодателя (от 5 000 до 50 000 грн в Украине, от 10 000 до 100 000 тенге в Казахстане).
• Отказ в выплате некоторых выплат (например, премий, компенсаций по увольнению).
• Повторное обращение в органы по оцифровке – дополнительные затраты времени.
• Возможные проблемы при оформлении кредитов и иных финансовых операций, где требуется подтверждение трудового стажа.

Для избежания подобных рисков рекомендуется начинать процесс оцифровки как можно раньше, особенно если у вас уже есть несколько записей, требующих внесения в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Вопрос: Нужно ли оцифровывать трудовые книжки, оформленные после 1 января 2004 года?
   Ответ: Нет, такие книжки уже находятся в электронном виде или могут быть оцифрованы по желанию, но это не является обязательным.
2. Вопрос: Что делать, если я потерял оригинальную бумажную книжку?
   Ответ: В этом случае необходимо запросить выписку из реестра в отделе кадров работодателя или в Пенсионный фонд, после чего оцифровать полученные данные.
3. Вопрос: Можно ли внести изменения в уже существующую запись?
   Ответ: Да, изменения допускаются в течение 30 дней после обнаружения ошибки. После этого запись фиксируется как «обновлённая».
4. Вопрос: Как проверить, что моя запись успешно внесена?
   Ответ: На портале появится статус «Запись принята» и будет отправлена подтверждающая электронная почта.
5. Вопрос: Что делать, если срок 10 июня 2026 г. уже прошёл?
   Ответ: Нужно как можно скорее подать запрос на восстановление записи и уплатить штраф, если он наложен.

Сроки внесения записи в трудовые книжки – важный аспект современной HR‑политики. В 2026 году большинство стран ужесточили требования к оцифровке и своевременному обновлению данных. Чтобы избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу с социальными выплатами, работодателям и работникам рекомендуется:

• Своевременно оцифровать все бумажные трудовые книжки до установленных дат.
• Вносить сведения о военной службе, гражданско‑правовых договорах и иных важных событиях в электронную форму.
• Контролировать статус записи на портале и при необходимости оперативно вносить поправки.

Соблюдение этих рекомендаций позволит не только избежать правовых проблем, но и упростить процесс ведения кадровой документации в будущем.

Автор статьи: команда специалистов по трудовому праву, 2026 год.