Вопрос о сроке выдачи и заполнения трудовой книжки (бумажной или электронной) часто возникает у новых сотрудников и у кадровых специалистов. Ниже собраны актуальные нормы ТК РФ, практические рекомендации и ответы на типичные вопросы.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ, статье 66, работодатель (кроме физических лиц‑непредпринимателей) обязан вести трудовые книжки всех работников, проработавших у него более пяти дней, если их труд является основным.
Кроме того, в нормативных актах Министерства труда и социальной защиты РФ указаны конкретные сроки оформления, передачи и выдачи трудовых книжек.
Сроки оформления при приёме на работу
- Заполнение сведений о приёме – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме.
- Внесение данных в форму ЕФС‑1 (раздел 1, пункт 1.1) – также в течение одного рабочего дня после приказа.
- Заполнение первой записи в книжке – в течение пяти календарных дней со дня заключения трудового договора (по некоторым источникам – семи календарных дней с момента поступления сотрудника на работу).
Если речь идёт о бумажной книжке, то according to the practice of many Unternehmen, её нужно выдать работнику не позже трёх рабочих дней с даты подачи заявления о выдаче.
Сроки выдачи работнику
По правилам, установленным Государственной инспекцией труда, работодатель обязан передать сотрудникам их трудовые книжки не позже недели со дня приема, если иное не предусмотрено договором. Однако в большинстве коллективных договоров указано более конкретное время:
- Выдача при подаче заявления о выдаче – не позднее трёх рабочих дней.
- При увольнении – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления работника.
Сроки обновления и замены данных
- Все изменения (перевод, повышение, понижение, увольнение) фиксируются не позднее следующего рабочего дня после соответствующего события.
- При переходе на электронный формат записи вносятся в систему в течение отчётного периода (обычно – в течение одного рабочего дня после события).
Электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. При этом:
- Электронные записи сохраняются в течение всего срока хранения (50 лет после 2003 года, 75 лет до 2003 года).
- Переход на электронный формат не требует отдельного согласия сотрудника, но требует уведомления о способе ведения документа.
- При первом приёме после 1 января 2026 года бумажная книжка не оформляется – используется только электронный вариант.
Что делать, если сроки нарушены?
Если работодатель не выполнил установленные сроки, сотрудник имеет право:
- Подать запрос в отдел кадров с требованием предоставить документ.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда за защитой своих прав.
- Требовать компенсацию за причинённый вред (например, за задержку в оформлении отпуска или расчётов).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли взять трудовую книжку у работодателя на время? – Да, но только в рамках установленных законом сроков (не более трёх рабочих дней после подачи заявления).
- Сколько дней нужно работодателю, чтобы заполнить книжку после приёма? – Обычно 5‑7 календарных дней, но точный срок фиксируется в локальных нормативных актах компании.
- Что делать, если у сотрудника нет книжки, а он уже работает? – Нужно срочно оформить её в электронном виде и внести все сведения о предыдущей работе.
- Можно ли оформить книжку позже, если сотрудник начал работу в 2026 году? – С 2026 года для новых сотрудников вводится обязательный переход на электронный формат; бумажная книжка не требуется.
- Заполнение первой записи – не позже 5‑7 календарных дней с даты начала работы.
- Выдача сотруднику по его запросу – не позже 3 рабочих дней после подачи заявления.
- Обновление данных (перевод, увольнение) – не позже следующего рабочего дня после события.
Соблюдение этих сроков гарантирует юридическую корректность отношений между работодателем и сотрудником, а также защищает права работников в случае возможных споров.