В процессе работы с персоналом часто возникает вопрос: какие сроки установлены для выдачи трудовой книжки (или её копии) работнику по заявлению? Ответ на него содержит несколько нюансов‚ зависящих от причины обращения‚ формы документа и текущего законодательства. Ниже собраны основные нормы‚ практические рекомендации и примеры оформления заявлений.
Нормативная база
Согласно Трудовому кодексу РФ и ряду нормативных актов:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления сотрудника;
- В случае увольнения документ передаётся в последний день работы;
- При выдаче дубликата или копии срок также ограничен 15 календарными днями с момента обращения;
- Для электронных трудовых книжек установлен отдельный график – не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.
Виды заявлений и их сроки
Заявление о выдаче оригинальной трудовой книжки
Используется‚ когда сотрудник впервые получает документ (новый работник) или когда требуется выдать оригинал после увольнения.
- Срок выдачи: не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Условия: отсутствие препятствий (например‚ отсутствие задолженности по зарплате).
Заявление о выдаче копии (дубликата) трудовой книжки
Потребуется‚ если оригинал утерян‚ повреждён или сотрудник просит подтвердить свой стаж.
- Срок выдачи: до 15 календарных дней с момента подачи заявления.
- Особенности: в течение этого периода работодатель обязан предоставить копию‚ заверенную подписью и печатью.
Заявление о выдаче информации в электронном виде
С 2020 г. возможна передача сведений о трудовой деятельности в электронном формате;
- Срок: не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.
- Требования: заявление должно содержать указание на необходимость получения данных в электронном виде.
Заявление в случае смерти работника
Оригинал выдаётся родственникам в течение трёх рабочих дней со дня получения их заявления.
Какие документы требуются для подачи заявления?
Список типичных приложений к заявлению:
- Копия паспорта (или другого документа‚ подтверждающего личность);
- Копия трудовой книжки (если требуется дубликат);
- Справка о среднем заработке (для расчётов при увольнении);
- Для пенсионного оформления – заявление о выдаче копии трудовой книжки для пенсии (образец в КонсультантПлюс).
Примеры оформления заявлений
Образец заявления о выдаче оригинальной трудовой книжки
Заявление
- Ф.И.О. работника;
- Должность;
- Сведения о подразделении;
- Текст: «Прошу выдать мне оригинальную трудовую книжку в связи с моим увольнением/получением первого трудового места».
- Дата и подпись.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Заявление
- Ф.И.О. работника;
- Номер и дата увольнения (если применимо);
- Указание причины: «Копию требуется для оформления пенсии/для подтверждения стажа».
- Сроки: «Прошу выдать копию в течение 15 календарных дней».
- Подпись и дата.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление
- Ф.И.О. работника;
- Текст: «На основании п. 66.1 ТК РФ прошу перевести мои трудовые данные в электронный формат».
- Подпись.
Сроки выдачи в зависимости от ситуаций
| Ситуация | Срок выдачи | Примечание |
|---|---|---|
| Увольнение (в последний день работы) | В день увольнения | Трудовую книжку передают вместе с расчётным документом. |
| Запрос копии после увольнения | Не более 15 календарных дней | Если работник не получает документ‚ можно обратиться в трудовую инспекцию. |
| Смерть работника | До 3 рабочих дней | Оригинал выдаётся родственникам. |
| Электронная трудовая книжка | Не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи | Требуется отдельное заявление о переходе. |
Практические рекомендации работодателям
Формировать внутренний порядок о выдаче трудовой книжки‚ включающий сроки и ответственных лиц.
Вести журнал учёта заявлений с указанием даты подачи и даты выдачи.
При возникновении спора с бывшим сотрудником сохранять копии всех документов (заявлений‚ актов передачи) минимум 3 года.
При необходимости перевести данные в электронный формат‚ уведомить сотрудника о сроках и способах получения.
Соблюдение установленных сроков выдачи трудовой книжки – обязательное условие для соблюдения Трудового кодекса и защиты прав работников. Правильное оформление заявления и своевременное выполнение требований позволяют избежать конфликтов‚ штрафов и дополнительных административных процедур.
Для более детального ознакомления с образцами заявлений и рекомендациями по оформлению документации рекомендуется обратиться к специализированным ресурсам (КонсультантПлюс‚ РусПРОФ) или к юридическому отделу организации.