Вопрос о том, в какие сроки работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику, который уходит с работы, регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов. Ниже – подробный разбор требований, особенностей и типовых ситуаций;
Общие нормы ТК РФ
Согласно ст. 65 ТК РФ, при приёме на работу работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня приёма. При увольнении (в т.ч. по собственному желанию) выдача происходит в последний рабочий день (день увольнения).
- Если работник подаёт заявление о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), трудовую книжку нужно выдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- При подаче заявления менее чем за три рабочих дня до увольнения, выдача происходит в день увольнения (п. 35 Порядка).
Сроки выдачи дубликата
Если оригинальная книжка потеряна, повреждена или требуется замена, работодатель обязан выдать дубликат не позже 15 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудника (Приказ Минтруда России от № 320н).
Сроки выдачи при увольнении по собственному желанию
При увольнении по собственному желанию сроки выдачи трудовой книжки такие же, как и при увольнении по инициативе работодателя – в последний рабочий день. Законодательство не устанавливает отдельного срока, однако практика предписывает оформить выдачу в тот же день, когда сотрудник получает решение об увольнении.
Особенности передачи при отпуске
Если сотрудник берёт отпуск непосредственно перед увольнением, передача книжки может быть отложена до момента окончания отпуска, но только при условии, что:
- Работник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Работодатель согласен на отложенный срок выдачи, но он не может превышать три рабочих дня со дня подачи заявления.
Электронная трудовая книжка
С года в РФ действует система электронных трудовых книжек. Они не требуют физического носителя, а хранятся в цифровом виде в личном кабинете работника. При этом:
- Сроки выдачи (внедрения) электронной книжки не регламентированы отдельным нормативным актом, однако процесс должен соответствовать общему сроку выдачи бумажной книжки – не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
- Переход на электронный формат добровольный; бумажная книжка может сохраняться в архиве, если работник этого желает.
Что происходит, если работодатель не выдал книжку?
В случае, когда сотрудник после увольнения не получил трудовую книжку, он имеет право:
- Подать письменное обращение к работодателю с требованием выдать документ в течение трёх рабочих дней (п. 50 Инструкции).
- Обратиться в трудовую инспекцию или суд для принудительного взыскания.
- Требовать компенсацию за причинённый вред (например, задержку в оформлении новых трудовых отношений).
Практические рекомендации работодателям
- Оформлять выдачу трудовой книжки в последний рабочий день и фиксировать это в приказе об увольнении.
- Если заявление подаётся менее чем за три дня до увольнения, сразу же выдавать книжку в день увольнения.
- Записывать в журнале кадрового учёта дату и способ выдачи (в руки, по почте, через представителя).
- При необходимости оформить дубликат – вести отдельный журнал запросов и фиксировать сроки (не более 15 рабочих дней).
- Для электронных книжек обеспечить своевременное уведомление сотрудника о готовности документа в течение трёх рабочих дней.
Краткая сводка сроков
| Ситуация | Срок выдачи |
|---|---|
| Обычное увольнение (в последний рабочий день) | В день увольнения |
| Подача заявления о сведениях о трудовой деятельности | ≤ 3 рабочих дня со дня подачи |
| Увольнение менее чем за 3 дня до увольнения | В день увольнения |
| Запрос дубликата | ≤ 15 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Электронная книжка | ≤ 3 рабочих дня со дня обращения |
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли забрать трудовую книжку сразу после подачи заявления? – Да, если заявление подано за три и более рабочих дней до увольнения, выдача может произойти сразу, но не позже трёх рабочих дней.
- Нужно ли подписывать трудовую книжку при получении? – Подпись в книжке при увольнении не требуется (п. 72 Инструкции).
- Что делать, если работник ушёл в отпуск и потом подаёт заявление? – Выдача должна быть произведена в последний рабочий день, но если это делается после отпуска, то в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Таким образом, соблюдение установленных сроков выдачи трудовой книжки – обязательное условие соблюдения ТК РФ. Приоритетным является оформление выдачи в последний рабочий день, а в особых случаях – в течение трёх рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.