Вопрос о том‚ следует ли фиксировать в трудовой книжке факт временного исполнения обязанностей другой должности‚ возникает у работодателей и сотрудников довольно часто. Ниже подробно рассмотрим нормативную базу‚ практику применения и конкретные рекомендации по оформлению таких ситуаций.
Нормативная основа
- Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – определяет‚ какие сведения вносятся в трудовую книжку: о работе‚ переводах на другую постоянную работу‚ об увольнении‚ о награждениях и т.д.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. от ) – уточняет‚ что запись о временном переводе или исполнении обязанностей не вносится‚ если такой перевод носит временный характер.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит образцы записей и пояснения к ним.
Что понимается под «исполнением обязанностей»?
Под исполнением обязанностей обычно подразумевают ситуацию‚ когда работник:
- Временно замещает отсутствующего коллегу (например‚ главный бухгалтер в отпуске‚ руководитель отдела на больничном).
- Выполняет функции другой должности по приказу или дополнительному соглашению‚ но без изменения своего основного места работы и без перевода на постоянную должность.
- Назначается «исполняющим обязанности» (И.О.) на определенный срок‚ после чего возвращается к своей прежней должности.
Во всех перечисленных случаях речь идёт о временном характере выполнения работы.
Когда запись в трудовую книжку обязательна
Запись вносится только в случае‚ если:
- Произошел постоянный перевод на другую должность (изменение трудового договора‚ приказ о переводе без указания срока окончания).
- Сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору на конкретную вакантную позицию (даже если позиция временно вакантна из‑за отсутствия основного сотрудника).
- Произошло изменение наименования должности в штатном расписании (переименование‚ реорганизация).
- Сотрудник уволен или переведен на другую постоянную работу‚ а также при награждении за успехи в работе.
В этих ситуациях запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки согласно п. 8 Постановления № 225.
Когда запись не требуется
Если исполнение обязанностей носит временный характер и не приводит к изменению трудового договора‚ запись в трудовую книжку не вносится. К таким случаям относятся:
- Временное замещение отсутствующего работника по приказу о исполнении обязанностей (И.О.) без изменения основного места работы.
- Исполнение функций другой должности в рамках внутреннего совместительства (если совместительство оформлено отдельным договором‚ запись делается только о совместительстве‚ а не о временном исполнении обязанностей).
- Выполнение поручений руководителя‚ не связанных с изменением должности (например‚ руководство проектом‚ проведение инвентаризации).
- Исполнение обязанностей в рамках дополнительного соглашения о временном увеличении объёма работы‚ если срок действия соглашения ограничен и не предусматривает перевод на другую должность.
Пример: сотрудник бухгалтерии исполняет обязанности главного бухгалтера на период отпуска основного сотрудника. Поскольку это временное замещение‚ запись в трудовую книжку не делается.
Как оформить временное исполнение обязанностей‚ если всё‑таки требуется запись
Если по каким‑то причинам (например‚ перевод признан постоянным) необходимо внести запись‚ порядок действий следующий:
- Издать приказ о переводе (или о приёме на работу) с указанием даты начала исполнения новых обязанностей.
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о изменении условий работы (должность‚ оклад‚ режим работы и т.д;).
- Сделать запись в трудовой книжке:
Пример записи:г. – принят на должность главного бухгалтера (постоянный перевод) в соответствии с приказом № 45 от г.
Где:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата начала работы в новой должности;
- Графа 3 – наименование структурного подразделения и должность (должна соответствовать штатному расписанию).
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Внесение записи о «исполняющем обязанности» без указания‚ что перевод постоянный.
Решение: Убедиться‚ что действительно имеется постоянный перевод; иначе запись не делается. - Ошибка 2: Запись о временном исполнении обязанностей в графе «Сведения о работе» приводит к путанице при последующем трудоустройстве.
Решение: Следовать инструкции и не вносить такие записи. - Ошибка 3: Не оформляют дополнительное соглашение‚ а только издают приказ.
Решение: При изменении условий труда (должность‚ оклад) обязательно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. - Ошибка 4: Используют формулировку «исполняющий обязанности главного бухгалтера» как должность в трудовой книжке.
Решение: Наименование должности должно точно соответствовать штатному расписанию; если такой должности нет‚ запись не делается.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Чётко разграничивайте временное замещение и постоянный перевод. Если срок действия приказа ограничен (например‚ «до г.») – это временное замещение.
- При оформлении дополнительного соглашения указывайте:
- срок действия соглашения;
- изменения в должностных обязанностях;
- изменение размера оплаты труда (если есть).
- Храните копии приказов и дополнительных соглашений в личном деле сотрудника – они подтверждают факт временного исполнения обязанностей в случае споров.
- Обучайте менеджеров и руководителей правилам оформления переводов‚ чтобы избежать самовольного внесения записей в трудовую книжку.
- При сомнении консультируйтесь с юристом или обращайтесь к официальным разъяснениям Роструда и Минтруда.
Согласно действующему законодательству РФ‚ запись в трудовую книжку о исполнении обязанностей делается только в случае постоянного перевода или приёма на работу на другую должность. Временное исполнение обязанностей (замещение absentного сотрудника‚ исполнение функций по приказу или дополнительному соглашению на ограниченный срок) не требует внесения записи в трудовую книжку. Правильное оформление таких ситуаций заключается в издании приказа‚ заключении дополнительного соглашения (при необходимости) и хранении соответствующих документов в личном деле сотрудника.
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в кадровом документообороте‚ обеспечит прозрачность трудовых отношений и защитит права как работника‚ так и работодателя.