Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Законодательство устанавливает чёткие сроки, в течение которых работодатель обязан оформить ТК (бумажную или электронную) и внести в неё необходимые записи. Ниже рассмотрены все ключевые моменты, актуальные на 2026 год, с учётом последних изменений в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – общие правила ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
- ФЗ‑422 «О электронной трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
Сроки заведения трудовой книжки при приёме на работу
Общее правило (ст. 66 ТК РФ)
Трудовая книжка заводится на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если эта работа является для него основной. Запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее недельного срока со дня приёма на работу.
Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 г.
С для лиц, которые впервые устраиваются на работу, бумажная трудовая книжка не заводится. По умолчанию начинает вестись электронная трудовая книжка (ЭТК). Оформление ЭТК осуществляется в течение того же недельного срока, но в форме электронного документа, направляемого в ПФР через систему ЕФС‑1.
Сроки внесения записей о работе, переводе и увольнении
- Запись о выполненной работе (должность, подразделение, дата приёма) – не позднее недели с момента фактического начала трудовой деятельности;
- Запись о переводе на другую постоянную работу – также в течение недели с даты перевода;
- Запись об увольнении – не позднее трёх рабочих дней с дня подачи работником заявления о выдаче трудовой книжки (или с даты окончательного расчёта, если заявление не подавалось).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно пункту VII «Выдача трудовой книжки работнику» Постановления № 225, при подаче работником заявления о выдаче ТК на руки employer обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если работник не заявляет о выдаче, трудовая книжка остаётся у работодателя до момента её востребования.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ЭТК является обязательной формой ведения трудовой книжки для:
- работников, впервые принятых на работу после ;
- работников, выбравших электронный формат по своему согласию (в случае, если они уже имели бумажную ТК до указанной даты).
Оформление ЭТК включает:
- внесение сведений о приёме на работу в систему ЕФС‑1 в течение рабочего дня, следующего за днём оформления;
- направление извещения работнику о создании ЭТК (можно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через кадровую службу).
Проверка наличия ЭТК у кандидата осуществляется запросом в ПФР через сервис «Сведения о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД) или запросом в электронный трудовой книжный реестр.
Практические рекомендации для работодателей
- Фиксировать дату приёма в приказе о приёме на работу и использовать её как отправную точку для расчёта недельного срока.
- Вести внутренний журнал (или электронный трекер) с отметками о дате внесения каждой записи в ТК/ЭТК.
- Информировать сотрудников о праве выбора формата ТК (бумажная vs электронная) при первом трудоустройстве до .
- Обеспечить своевременную подачу СЗВ‑ТД в ПФР – не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления записи (в соответствии с новыми правилами 2026 года).
- При увольнении готовить запрос на выдачу ТК/ЭТК заранее, чтобы уложиться в трёхдневный срок.
Срок заведения трудовой книжки чётко регламентирован законодательством:
- Для работников, проработавших более пяти дней – не позднее недели с дня приёма;
- Для впервые принятых после г. – электронная трудовая книжка оформляется в тот же срок;
- Записи о работе, переводе и увольнении вносятся в течение недели (за исключением выдачи при увольнении – три рабочих дня).
Соблюдение этих сроков не только исключает административные риски, но и обеспечивает прозрачность трудовой истории работника, что особенно важно в условиях повсеместного перехода на электронный формат трудовых книжек.