Трудовая книжка — это официальный персональный документ работника, который подтверждает его стаж и трудовую деятельность. Правильное ведение, хранение и учет этого документа строго регламентированы законодательством Российской Федерации. В 2026 году, в соответствии с изменениями и новым Порядком, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н, требования к оформлению документов стали еще строже. Одним из важных аспектов кадрового делопроизводства является правильное сшивание трудовых книжек, их копий, а также книг учета.

В данной статье мы подробно разберем, как именно необходимо прошивать документы, связанные с трудовыми книжками, чтобы избежать нарушений и штрафов со стороны контролирующих органов.

Законодательная база

Основными нормативными актами, регулирующими правила работы с трудовыми книжками в 2026 году, являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (с учетом изменений, внесенных Постановлением от № 132).
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму трудовой книжки, а также Порядок ее ведения и хранения (действует до 1 сентября 2027 года).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (в ред. Приказа Минтруда России от № 588н).

С изменениями в законодательстве, вступившими в силу в 2026 году, стало необходимо уделять особое внимание сшиванию документов для их официального заверения. Важно понимать разницу: саму действующую трудовую книжку работника сшивать не нужно (она уже имеет надежную фабричную скрепку). Сшиванию подлежат книги (журналы) учета и копии трудовых книжек, предоставляемые в различные инстанции;

Сшивание книги учета движения трудовых книжек

Согласно правилам, вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно обязательно на бумажном носителе. Электронный вариант не имеет юридической силы без распечатки и должного заверения.

Основные требования к журналу

В книге учета фиксируются сведения обо всех операциях: получении и расходовании бланков, приеме и выдаче трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера каждого бланка; Чтобы страницы журнала не могли быть подменены или изъяты, он должен быть надежно прошит.

Пошаговая инструкция сшивания журнала

1. Подготовка. Пронумеруйте все страницы журнала (или листы, если нумерация идет по листам) арабскими цифрами. Нумерация должна быть сквозной.
2. Прокалывание. Прошивают журнал слева на полях. Сделайте 3 или 4 отверстия на равном расстоянии друг от друга по левому краю (на полях), отступив от края 1,5–2 см.
3. Прошивание нитью. Используйте прочную лавсановую или капроновую нить (можно использовать банковский шпагат). Проденьте нить через отверстия так, чтобы она связала все листы. Концы нити выведите на заднюю обложку журнала.
4. Завязывание. Свяжите концы нити узлом на задней стороне журнала.
5. Наклейка пломбы. На место узла наклейте бумажную наклейку (пломбу) размером примерно 4х5 см или 5х6 см так, чтобы концы нити выходили из-под наклейки. Наклейка должна захватывать нить, узел и часть обложки.
6. Заверение. На наклейке проставляется сургучная печать работодателя или пломбиратор, а также ставится подпись руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подпись должна частично захватывать наклейку, а частично — обложку журнала.

Сшивание копий трудовых книжек

Часто работникам или государственным органам требуются заверенные копии трудовых книжек. Например, для оформления пенсии, получения кредита или предоставления в органы соцзащиты. В таких случаях копия должна быть сшита и заверена надлежащим образом.

Правила сшивания копий

• Все листы копии трудовой книжки, прилагаемой к решению государственного органа (например, об установлении доплаты к государственной пенсии), должны быть прошиты.
• Листы скрепляются в левом углу (на полях) с помощью 2-3 проколов.
• Концы нити выводятся на последний лист, завязываются узлом и заклеиваются бумажной наклейкой.
• На наклейке ставится печать организации и подпись лица, заверившего документ, с указанием количества прошитых и пронумерованных листов (например: «Копия верна. Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 15 (пятнадцать) листов. Подпись, Ф.И.О., дата»).

Сшивание испорченных бланков трудовых книжек

При заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша могут быть допущены ошибки. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению, однако просто выбросить их нельзя. Для этого создается специальная комиссия, и испорченные бланки сшиваются вместе с составленным актом об их уничтожении. Прошивка осуществляется по общим правилам делопроизводства (слева, 3 прокола, скрепление нитью, наклейка, печать и подпись председателя комиссии).

Важные нюансы заполнения и ведения в 2026 году

Помимо правильного сшивания журналов и копий, ответственным лицам следует помнить о правилах внесения записей в саму трудовую книжку:

• Должность или профессия? К сожалению, часто ответственные лица не различают работу по должности и профессии. Например, вносят запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь — это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем».
• Наименование работодателя. В виде заголовка вносится полное наименование работодателя согласно учредительным документам. Если сокращенного названия нет, вносится только полное.
• Совместительство. При внесении записей о работе по совместительству важно правильно заполнять графы. Например, столбец 3: «Принят на работу по совместительству в [наименование должности]»; столбец 4: «Копия приказа (справки) от [дата] № [номер]». Расписываться и ставить печать под каждой такой записью не нужно;
• Старые бланки Имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца действительны и могут использоватся без ограничения срока.

Ответственность

За нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек (в т.ч. за отсутствие прошитого и опломбированного журнала учета) предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, штраф для должностных лиц может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Правильное сшивание документов — это не просто бюрократическая формальность, а важнейший способ защиты информации от фальсификации и подмены. В 2026 году требования к кадровому делопроизводству остаются строгими: книги учета должны вестись на бумаге, прошиваться слева на полях и опломбироваться, а копии трудовых для предоставления в госорганы — скрепляться нитью с указанием количества листов. Соблюдение этих простых, но обязательных правил позволит работодателю избежать штрафов и обеспечить юридическую чистоту кадровых документов.