Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При заполнении всех страниц основной части часто возникает необходимость добавить вкладыш (дополнительный лист). В статье рассмотрим, какие нормативные требования существуют, какие материалы нужны и как правильно выполнить сшивание, чтобы запись оставалась надёжной и юридически корректной.

Правовой аспект

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, с 1 сентября 2021 года обязательного требования о сшивании вкладыша в трудовую книжку нет. Однако многие работодатели продолжают использовать эту практику, чтобы:

• избежать риска утери отдельного листа;
• сохранить единый документ, где все записи находятся в одном месте;
• обеспечить удобство проверки сведений инспекцией труда.

Если вы решаете вшить вкладыш, необходимо оформить его в соответствии с рекомендациями Роструда:

1. Заполнить титульный лист вкладыша (указать серию, номер, Ф.И.О. работника, дату выдачи).
2. Поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Штамп лучше ставить на странице, где указаны серия и номер самой трудовой книжки.

Необходимые материалы

Подготовка вкладыша

Перед сшиванием выполните следующие действия:

1. Проверьте размер листа. Вкладыш должен иметь те же габариты, что и страницы трудовой книжки (обычно А5, 148 × 210 мм).
2. Заполните титульный лист. Укажите:
   • Серию и номер вкладыша;
   • Ф.И.О. работника;
   • Дата выдачи вкладыша;
   • Подпись и печать (если есть) уполномоченного лица.
3. Поставьте штамп. На титульном листе трудовой книжки (или на первой странице вкладыша) проставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Пошаговый алгоритм сшивания

Ниже – подробный алгоритм, проверенный экспертами ГИТ и рекомендациями Бухгалтерия.ру и Современного предпринимателя:

Шаг 1; Выбор места шва

Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки, сразу после последней заполненной страницы. Если в основной части книжки уже есть пустая страница, её можно использовать как «мост» для шва.

Шаг 2. Разметка

1. С помощью линейки измерьте расстояние от правого края последней страницы до края листа. Оставьте примерно 5 мм от края, чтобы шов не был слишком близко к краю.
2. Отметьте карандашом две точки – одну на последней странице, другую на первом листе вкладыша – на одинаковой высоте от нижнего края (обычно 2 см от низа).

Шаг 3. Прокалывание

1. Вставьте иглу в отмеченную точку на последней странице, проделайте небольшой «пробой» (не более 2 мм), чтобы не разорвать бумагу.
2. Продолжайте прокалывать, двигаясь к центру листа, пока не дойдёте до середины толщины книжки.
3. Повторите процесс с обратной стороны (если хотите двойной шов) – это повышает надёжность.

Шаг 4. Сшивание

1. Проденьте нить через иглу, сделайте узелок на конце.
2. Протяните иглу через отверстие, начиная с последней страницы, и «вышивайте» её в сторону вкладыша, делая небольшие «заплатки» (стежок «прямой»).
3. После того как нить прошла через весь лист, сделайте несколько оборотов вокруг себя, чтобы закрепить шов, и завяжите плотный узел.
4. Обрежьте лишнюю нить, оставив небольшой хвостик (около 5 мм), который можно спрятать под листом.

Шаг 5. Финальная проверка

• Убедитесь, что шов ровный, нить не торчит наружу.
• Проверьте, что все записи в вкладыше читаемы и не смещены.
• При желании можно нанести небольшое количество клея-карандаша на место шва, чтобы дополнительно укрепить соединение.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить штамп «Выдан вкладыш»?

Да. По рекомендациям Роструда штамп ставится на странице, где указаны серия и номер трудовой книжки, а также Ф.И.О. работника. Это подтверждает законность выдачи вкладыша.

Можно ли использовать клей вместо шва?

Технически да, но клей не обеспечивает такой же уровень надёжности, как сшивание. При проверке инспекцией труда предпочтительнее видеть физический шов;

Что делать, если в трудовой книжке уже нет свободных страниц?

Тогда необходимо оформить вкладыш и вшить его в конец книжки, как описано выше. Записи продолжаются в вкладыше, а сам документ остаётся целостным.

Можно ли вшивать вкладыш в электронную трудовую книжку?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) не требуют физического вкладыша. В случае необходимости дополнительной информации её следует вносить в электронный журнал через портал Госуслуг.

Советы от практиков

• Не спешите. Тщательно измерьте место шва, чтобы избежать разрыва страниц.
• Выбирайте нить темного цвета. На светлой бумаге она будет менее заметна, но при этом достаточно прочной.
• Проверяйте штамп. Убедитесь, что штамп полностью заполнен (серия, номер, дата).
• Храните инструменты в сухом месте. Влага может ослабить нить и привести к разрыву шва.
• Если вы не уверены в своих навыках, обратитесь к специалисту. Кадровый отдел или бухгалтер часто имеют готовый шаблон вкладыша и могут выполнить сшивание за вас.

Сшивание трудовой книжки и вкладыша – простая, но важная процедура, позволяющая сохранить целостность трудового стажа работника. Несмотря на то, что с 2021 года нормативный акт не требует обязательного сшивания, практика остаётся востребованной в ряде организаций. Следуя пошаговому алгоритму, используя правильные материалы и соблюдая юридические требования, вы сможете выполнить работу быстро, надёжно и без риска для документа.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к вашему кадровому специалисту или к официальным разъяснениям на сайте nalog-nalog.ru.

Дата публикации: