Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Одним из важных разделов в ней являются Сведения о награждениях. Правильное оформление этих сведений гарантирует юридическую силу записей и упрощает процесс подтверждения квалификации, повышения и получения социальных льгот.
Правовая основа
- Пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 1н) – определяет порядок внесения записей о награждениях.
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (4‑й раздел) – детализирует порядок заполнения каждой графы.
- Трудовой кодекс РФ, статья 76 – регулирует порядок оформления и внесения записей в трудовую книжку.
Что считается «награждением»?
Награждение – это официальное признание заслуг работника, выраженное в виде ордена, медали, почётного знака, грамоты, почётного звания, премии, благодарности и т.п., выданных:
- Органом государственной власти (Президент, Правительство, Министерства).
- Организацией‑работодателем (приказом, распоряжением).
- Воинской или иной государственной структурой (для военнослужащих и бывших военнослужащих).
Структура раздела «Сведения о награждениях»
В зависимости от серии трудовой книжки (AT‑III, AT‑IV – старые; AT‑V – новые) оформление может немного отличатся, но в целом используется одинаковая схема.
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (нумерация сквозная, начинается с 1 и растёт в течение всей трудовой деятельности). |
| 2 | Дата внесения записи в трудовую книжку (дата подписи работодателя). |
| 3 | Текстовое описание награждения. В старых книжках графа 3 делится на два подраздела:
В новых книжках в графе 3 указывается полное (и при наличии – сокращённое) наименование организации‑наградодателя, а ниже – конкретный тип награды (орден, медаль, грамота и т.д.) и её наименование. |
| 4 | Реквизиты документа‑основания: название приказа/распоряжения, дата его издания и номер (например, «Приказ № 45 от »). |
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте документ‑основание. Это может быть приказ, распоряжение, сертификат, грамота с указанием даты и номера.
- Определите порядок номерации. Если в книжке уже есть записи о награждениях, берём следующий номер (например, если последняя запись – № 3, следующая будет № 4).
- Заполните графу 1. Вводим полученный порядковый номер.
- Заполните графу 2. Указываем дату внесения записи (дата подписи работодателя). Дата награждения указывается в тексте графы 3.
- Заполните графу 3. Формат записи рекомендуется следующий:
Полное (сокращённое) наименование организации‑наградодателя «Наименование награды», дата награждения (при необходимости – номер награды/регистрационный номер).
Пример:
«Министерство труда и социальной защиты РФ»
Орден «Трудовой подвиг», . - Заполните графу 4. Точно копируем реквизиты документа‑основания:
Приказ № 78 от г.
- Подпишите запись. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
- Соблюдайте срок. Запись должна быть внесена не позднее недели после даты награждения (или даты издания приказа).
Примеры заполнения
Пример 1. Награждение орденом государства
| 1 | 5 |
| 2 | |
| 3 | Президент Российской Федерации Орден «За трудовую доблесть», . |
| 4 | Приказ № 45 от г. |
Пример 2. Поощрение от работодателя
| 1 | 12 |
| 2 | |
| 3 | ОАО «Технопром» Благодарность за выдающиеся результаты в проекте «Инновационный завод», . |
| 4 | Приказ № 112 от г. |
Особые случаи
- Бывшие военнослужащие. Работодатель не обязан вносить сведения о наградах, полученных в период военной службы, если они не связаны с трудовой деятельностью в организации.
- Почётные звания. Записываются в той же графе 3, но указывается «почётное звание» и дата его присвоения.
- Постановка записи в исправление. Если в записи обнаружена ошибка, её исправляют:
- Стирают ошибочную запись (через штрих‑код или специальный штамп «Исправлено»).
- Вносят новую запись, указывая в графе 4 ссылку на документ‑основание исправления (например, «Приказ № 150 от г. – исправление записи № 7»).
- Отсутствие документа‑основания. Если оригинал приказа утерян, работодатель может оформить дубликат, но в графе 4 необходимо указать «дубликат приказа № … от …» и приложить копию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать дату награждения в графе 2?
Нет. В графе 2 указывается дата внесения записи в трудовую книжку (дата подписи работодателя). Дата награждения указывается в тексте графы 3.
Можно ли объединять несколько награждений в одну запись?
Нет. Каждое награждение фиксируется отдельной записью с собственным порядковым номером.
Как оформить награждение, полученное за пределами РФ?
Записывают его так же, как внутреннее, но в графе 3 указывают название иностранного органа‑наградодателя и перевод названия награды на русский язык.
Что делать, если работник получил награду после увольнения?
Работодатель, который выдал приказ о награждении, обязан внести запись в трудовую книжку в течение недели после получения приказа, независимо от того, работает ли сотрудник в данный момент.
Ошибки, которые часто допускаются
- Отсутствие подписи и печати работодателя – запись считается недействительной.
- Неправильный порядок нумерации – пропуск номеров приводит к путанице.
- Несоответствие текста графы 3 фактическому документу – может стать основанием для отказа в признании награды.
- Заполнение графы 4 неполными реквизитами (только дата, без номера) – запись считается неполной.
Точное и своевременное оформление сведений о награждениях в трудовой книжке – важный элемент кадрового делопроизводства. Соблюдение требований пункта 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкций по заполнению, позволяет избежать юридических споров и гарантировать, что заслуги работника будут надёжно зафиксированы.
Дата актуализации статьи: