Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих профессиональный путь работника. В ней фиксируются сведения о трудовой деятельности, а также о полученном образовании, в т.ч. о высшем. Правильное оформление этих данных имеет значение при переводах, повышении квалификации, получении новых должностей и при оформлении пенсии.

Правовая база

Сведения о высшем образовании вносятся в трудовую книжку в соответствии с:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 71, 73, 75);
• Положением о порядке ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 100н);
• Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 55, 56).

Когда необходимо вносить сведения о высшем образовании

1. При поступлении на работу, если высшее образование является требованием к вакансии;
2. При переводе на новую должность, где требуется высшее образование;
3. При получении дополнительного высшего образования (второй высшей степени, магистратуры, аспирантуры);
4. При восстановлении или замене утерянной трудовой книжки.

Какие документы нужны

Для внесения сведений в трудовую книжку потребуется следующий пакет документов:

• Оригинал и копия диплома о высшем образовании (включая приложение с указанием даты выдачи и названия учебного заведения);
• Оригинал и копия приказа о приёме на работу (или приказа о переводе, повышении квалификации);
• Трудовая книжка (оригинал);
• Заявление работника (по образцу организации) о внесении сведений в трудовую книжку;
• Справка из учебного заведения (при необходимости, если диплом был выдан за границей).

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документов

Убедитесь, что все документы находятся в порядке: диплом и приложение заверены подписью ректора и печатью учебного заведения, а копии сделаны чисто и разборчиво.

Шаг 2. Заполнение заявления

В заявлении укажите:

• ФИО работника;
• Табельный номер (если есть);
• Наименование учебного заведения;
• Специальность и уровень квалификации (бакалавр, магистр, специалист и т.д.);
• Дата получения диплома;
• Номер и серия диплома.

Шаг 3. Подача документов в отдел кадров

Передайте заявление и комплект документов в отдел кадров или в бухгалтерию, где ведётся оформление трудовых книжек.

Шаг 4. Проверка и внесение записи

Сотрудник отдела кадров проверяет соответствие данных в заявлении и в дипломе, после чего вносит запись в трудовую книжку в следующем порядке:

1. Записывается дата внесения (дата подписания приказа о приёме/переводе);
2. Указывается наименование учебного заведения (полное официальное название);
3. Указывается специальность и уровень квалификации (например, «Экономика, магистр»);
4. Указывается номер диплома и дата его выдачи;
5. Подписывается запись ответственным лицом (начальником отдела кадров) и ставится печать организации.

Шаг 5. Подтверждение работника

После внесения записи работнику выдают трудовую книжку с подписью и печатью. Работник проверяет правильность указанных данных и подписывает страницу с записью.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание названия учебного заведения. Используйте официальное полное название, как указано в дипломе.
• Отсутствие приложения к диплому. В приложении указаны дата выдачи и номер диплома – без него запись считается неполной.
• Ошибки в дате. Дата в записи должна соответствовать дате выдачи диплома, а не дате получения диплома работником.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Без подписи и печати запись считается недействительной.
• Запись в неправильный раздел книжки. Сведения о высшем образовании вносяться в раздел «Образование», а не в раздел «Трудовая деятельность».

Что делать, если запись уже внесена неверно

В случае обнаружения ошибки необходимо:

1. Подать заявление о исправлении записи в отдел кадров;
2. Предоставить оригиналы документов, подтверждающих правильные данные;
3. Сотрудник отдела кадров вносит исправление, ставит отметку «Исправление» и подписывает запись.

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Можно ли вносить сведения о высшем образовании в электронную трудовую книжку?

Да. С 2022 года в России вводится электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Сведения о высшем образовании вносятся в электронный реестр через портал Госуслуг или через корпоративную систему HR, при этом требуются те же документы, что и для бумажного варианта.

Вопрос: Нужно ли вносить сведения о каждом полученном дипломе?

Да. В трудовую книжку вносятся все полученные высшие образования (бакалавр, магистр, специалист, аспирант), если они имеют отношение к профессиональной деятельности.

Вопрос: Как оформить запись, если диплом получен за границей?

Требуется перевод диплома и приложения на русский язык, заверенный нотариусом, а также официальное признание диплома в России (через Рособрнадзор). После этого процедура аналогична внесению диплома, полученного в РФ.

Внесение сведений о высшем образовании в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильное оформление гарантирует, что ваш профессиональный путь будет документирован корректно, а вы сможете без проблем использовать полученные квалификации в дальнейшем трудоустройстве и при получении социальных льгот.

Помните: всегда проверяйте правильность данных перед подписью, храните оригиналы дипломов в надёжном месте и своевременно информируйте отдел кадров о любых изменениях в образовании.

Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 20 мая 2026 г.