Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ Одной из обязательных записей в ней являеться сведения об образовании․ Правильное оформление этой записи важно как для работодателя, так и для самого сотрудника: от корректных данных зависит начисление пенсии, возможность повышения квалификации и получение новых должностей․

Правовая база

Сведения об образовании в трудовой книжке регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 71, 73);
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда России от № 190н);
• Приказ Минтруда России № 127н от «Об утверждении Положения о введении электронных трудовых книжек»․

Где размещается запись об образовании?

В бумажной трудовой книжке сведения об образовании вносятся в раздел «Образование», который находится на ьном листе (страница 2) и в последующих страницах, если места недостаточно․ В электронных трудовых книжках (ЭТК) запись делается в специальном разделе «Образование», доступном через портал Госуслуг или приложение «Электронная трудовая книжка»․

Какие данные необходимо указать?

Запись должна содержать полную и достоверную информацию:

1. Дата получения диплома (день, месяц, год);
2. Наименование учебного заведения (полное официальное название, без сокращений);
3. Специальность (профессия) в соответствии с дипломом;
4. Уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее, послевузовское и т․д․);
5. Номер диплома (серийный номер, если он указан в документе);
6. Дата и подпись лица, вносящего запись (должностное лицо работодателя, кадровик)․

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

Для корректного оформления необходимо выполнить следующие шаги:

• Подготовка документов․ Работник предоставляет оригинал диплома и приложение к нему (если есть)․ При необходимости – справку об образовании из учебного заведения․
• Заполнение формы․ Кадровый специалист заполняет запись в соответствии с образцом, приведённым в Положении о ведении трудовых книжек․
• Проверка․ Запись проверяется руководителем отдела кадров и, при необходимости, руководителем организации․
• Подпись и печать․ После проверки запись подписывается и ставится печать организации․
• Внесение в книгу․ Запись вносится в трудовую книжку чернильной ручкой (чёрный или синий цвет), без исправлений и стираний․

Оформление записи в электронной трудовой книжке

С 2021 года большинство организаций перешли на Электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Процедура упрощена:

1. Работник загружает скан диплома в личный кабинет на портале Госуслуг․
2. Кадровик в системе «Электронный документооборот» вводит данные об образовании, привязывая их к загруженному документу․
3. Система автоматически формирует запись и отправляет её на подтверждение руководителю;
4. После одобрения запись появляется в личном кабинете работника в разделе «Образование»․

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие проблем с нехваткой места в бумажной книге;
• Автоматический контроль корректности данных;
• Удобный доступ к записям в любое время через интернет․

Что делать, если места в бумажной трудовой книжке не хватает?

В случае, когда в основной части книги закончилось место, применяются два способа:

• Вкладка․ Оформляется отдельный лист‑вкладка, в котором указываются все недостающие сведения (в т․ч; об образовании)․ Вкладка прочно вклеивается в книгу․
• Дополнительный блок․ При наличии в книге специального блока «Дополнительные сведения» запись вносится туда, при этом в ьном листе делается пометка о наличии дополнительного блока․

Частые ошибки при оформлении записи об образовании

Кадровики часто допускают следующие ошибки:

• Указание неполного названия учебного заведения (сокращения без расшифровки)․
• Пропуск уровня образования (например, указано только «высшее», без указания «бакалавр», «магистр»)․
• Неправильный порядок полей (дата, название, специальность – порядок должен соответствовать нормативу)․
• Использование исправляющих лент или стирания – в трудовой книжке такие правки недопустимы․
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати организации․

Как исправить ошибку в записи?

Если обнаружена ошибка, необходимо:

1. Составить акт об исправлении записи (форма № 1‑П-1), в котором указываются: причина исправления, правильные данные, подписи работника и работодателя․
2. Внести исправление в отдельный лист‑вкладку, указав «Исправление записи» и указав номер страницы, где была ошибка․
3. Подписать и поставить печать на лист‑вкладке․
4. В случае ЭТК – подать запрос в системе, загрузить исправленный документ и получить подтверждение от руководства․

Пример правильной записи об образовании

Дата получения диплома: 
Учебное заведение: Государственный университет управления, г․ Москва
Специальность: 09․03․02 – «Экономика и управление» (бакалавр)
Уровень образования: Высшее (бакалавр)
Номер диплома: 12345678
Подпись кадровика: ___________________ /Иванов И․И․/
Дата внесения: 
 

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли вносить запись об образовании без диплома?

Нет․ Запись в трудовую книжку допускается только после получения официального документа (диплома, сертификата) и его подтверждения работодателем․

Нужно ли указывать среднее профессиональное образование, если есть высшее?

Указывать следует все уровни образования, полученные в течение жизни, в порядке их получения․

Можно ли изменить запись об образовании самостоятельно?

Изменения могут вносить только уполномоченные лица (кадровик, руководитель) после оформления акта об исправлении․

Как оформить запись об образовании в случае получения диплома за границей?

Необходимо предоставить оригинал диплома, его нотариально заверенный перевод и справку о признании диплома в РФ․ После проверки запись вносится в той же форме, что и для отечественных дипломов․

Корректное оформление записи об образовании в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации․ Соблюдение нормативных требований, внимательное заполнение всех полей и своевременное внесение изменений позволяют избежать проблем при расчёте пенсии, повышении квалификации и поиске новой работы․ При переходе на электронные трудовые книжки процесс упрощается, но принципы точности и полноты информации остаются теми же․

Помните: правильная запись – это гарантия ваших прав и возможностей в профессиональной сфере․

Дата публикации: