Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист (или несколько листов), на котором фиксируются сведения о трудовой деятельности, если в основной книжке закончились отведённые страницы․ Оформление вкладыша регулируется нормативными актами и имеет свои особенности․ В статье подробно рассмотрим, когда нужен вкладыш, какие документы требуются, как правильно оформить запись и как физически прикрепить вкладыш к книжке․

Правовая база

С 1 сентября 2021 г․ вшивание вкладыша в трудовую книжку перестало быть обязательным․ Основные нормативные документы, регулирующие процесс:

1. Приказ Минтруда России от № 320н (Раздел VI Приложения 2)․ В нём содержится краткая инструкция по оформлению вкладыша․
2. Постановление Правительства РФ от № 225, утратившее силу с , но часто упоминаемое в справочных материалах․
3. Разъяснения Роструда (Онлайн‑инспекция․рф) – рекомендации по проставлению штампа «Выдан вкладыш»․

В отличие от старого постановления, в Приказе 320н не указана обязательность вшивания․ Поэтому сегодня можно оставить вкладыш в отдельном конверте, но запись о его выдаче обязана быть сделана в трудовой книжке․

Когда возникает необходимость оформить вкладыш?

• Закончились отведённые в основной трудовой книжке страницы раздела «Сведения о работе»․
• Работник получил новую трудовую книжку, а в старой уже есть запись о выдаче вкладыша․
• Работодатель хочет добавить в книжку сведения о дополнительном периоде работы, который не помещается в основной части․

Важно помнить, что в каждом случае выдаётся только один вкладыш․ При необходимости последующего расширения используется второй вкладыш, но запись о нём вносится также на титульный лист основной книжки․

Какие документы нужны?

Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша

Запись делается на титульном листе трудовой книжки (стр․ 1)․ Если на титульном листе нет свободного места, запись вносится на титульный лист первого вкладыша․

Текст записи (пример)

Выдан вкладыш: серия АБ, № 12345 от г․

Эту запись подтверждают подпись и печать (или штамп) уполномоченного лица․

Пошаговая инструкция

1. Откройте титульный лист трудовой книжки․
2. Если есть свободное место – напишите запись вручную чернилами (чёрным или синим)․
3. Поставьте штамп «Выдан вкладыш» рядом с записью; В штампе указываются:
   • Серия и номер вкладыша;
   • Дата выдачи;
   • Подпись (инициалы) ответственного лица․
4. Подпишите запись (Ф․И․О․ и должность лица, вносящего запись)․
5. Перейдите к заполнению самого вкладыша (см․ пункт 5)․

Как заполнить сам вкладыш

Вкладыш имеет структуру, аналогичную основной трудовой книжке, но обычно состоит из 2‑3 листов․ Заполняются следующие разделы:

1. Титульный лист вкладыша – указываются Ф․И․О․ работника, дата рождения, серия и номер основной трудовой книжки, а также серия/номер самого вкладыша․
2. Сведения о работе – в хронологическом порядке вносятся:
   • Дата приема на работу;
   • Наименование организации, ИНН, ОКПО;
   • Должность, штатное расписание;
   • Условия труда (если изменялись);
   • Дата увольнения (при необходимости)․
3. Подписи – подпись работодателя (директора/начальника отдела кадров) и печать организации․

Все записи делаются чернилами, без исправлений․ При ошибке необходимо перечеркнуть ошибочный текст и написать правильный рядом, а затем поставить подпись, подтверждающую исправление․

Как «вшить» (или не вшивать) вкладыш в трудовую книжку

Согласно Приказу 320н, вшивание вкладыша не является обязательным․ Однако многие организации продолжают делать это традиционным способом:

1. Сложите последний лист раздела «Сведения о работе» основной книжки и первый лист вкладыша․
2. С помощью иглы и плотной нитки (обычно 2‑3 см) прошейте их в месте «переплета» (между последней страницей и обложкой)․
3. Убедитесь, что шов прочный, но не слишком тугой – чтобы не повредить листы․
4. После вшивания поставьте штамп «Вкладыш вшит» (по желанию, если в организации принято)․

Если вшивание не требуется, вкладыш помещают в отдельный конверт и хранят рядом с трудовой книжкой․ В любом случае запись о выдаче вкладыша в трудовой книжке остаётся обязательной․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить штамп «Выдан вкладыш» на самом вкладыше?

Нет․ Штамп ставится только на титульный лист основной трудовой книжки (или первого вкладыша, если на титульном листе нет места)․

Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного вкладыша?

На данный момент законодательство РФ требует наличия бумажного вкладыша в трудовой книжке․ Электронные версии могут использоваться только в рамках пилотных проектов и при согласовании с органами труда․

Что делать, если вкладыш потерялся?

Необходимо оформить новый вкладыш, указав в записи «Выдан новый вкладыш (замена)» и приложить к нему справку о потере, подписанную работником и работодателем․

Сколько раз можно выдавать вкладыш?

Теоретически – не ограничено․ Каждый новый вкладыш фиксируется отдельной записью на титульном листе основной книжки․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие записи о выдаче вкладыша․ Без этой записи вкладыш считается недействительным․
• Неправильный штамп․ В штампе обязательно указываются серия, номер и дата выдачи․
• Использование исправляющих лент․ В трудовой книжке допускаются только зачёркивания и подписи․
• Неправильный порядок вшивания․ Вшивание должно происходить между последней страницей и обложкой, а не в середине книги․
• Заполнение вкладыша не в соответствии с образцом․ Следуйте структуре, указанной в Приказе 320н и в образцах, размещённых на официальных сайтах (КонсультантПлюс, nalog‑nalog․ru)․

Пример заполненного вкладыша (2026 г․)

Титульный лист вкладыша

Ф․И․О․ работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Серия и № трудовой книжки: АБ 1234567
Серия и № вкладыша: ВК 2026‑001
Дата выдачи вкладыша: 

Сведения о работе (пример)

Оформление вкладыша в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований․ Ключевые моменты:

• Запись о выдаче вкладыша делается на титульном листе основной трудовой книжки․
• Штамп «Выдан вкладыш» обязателен и должен содержать серию, номер и дату․
• Сам вкладыш заполняется в соответствии с образцом: титульный лист, сведения о работе, подписи и печати․
• Вшивание вкладыша не является обязательным, но допускается традиционным способом․

Соблюдая эти правила, вы гарантируете юридическую корректность трудовой документации и избежите проблем при проверках со стороны органов труда․

Статья актуальна на 22 мая 2026 г․․ Все ссылки и нормативные акты проверены на момент написания․