Важно! С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право выбрать формат ведения сведений о своей трудовой деятельности: традиционную бумажную трудовую книжку или электронную. Этот выбор напрямую влияет на обязанности работодателя по формированию и сдаче отчета СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд РФ.
Юридические основы и ключевое правило
Основные документы, регулирующие вопрос:
- Трудовой кодекс РФ (часть 5 статьи 65): Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности только тем работникам, на которых не ведется бумажная трудовая книжка.
- Постановление Правления ПФР от № 730п: Устанавливает порядок заполнения и сдачи формы СЗВ-ТД.
Когда возникает обязанность сдать СЗВ-ТД?
Главный триггер — это заявление работника. Как только сотрудник подает письменное заявление о выборе формата (бумажный или электронный), у работодателя возникает обязанность начать формировать и ежемесячно сдавать по нему отчет СЗВ-ТД.
Важно: Само по себе заявление — это уже достаточное основание для первой подачи СЗВ-ТД, даже если в отчетном периоде не было иных событий (приема, увольнения).
Сроки сдачи СЗВ-ТД
Сроки зависят от события:
- Прием на работу, увольнение, изменение условий трудового договора — отчет сдается в месяц, следующий за месяцем occurrence события.
- Если событие, это только подача заявления о выборе формата ЭТК (без приема/увольнения в этом месяце), то отчет сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Пример: Работник подал заявление 10 января 2024 года на ведение ЭТК. СЗВ-ТД по нему нужно сдать не позднее 15 февраля 2024 года.
Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ-ТД для работника с ЭТК
Шаг 1: Определите, на кого нужно подавать отчет
Подавать СЗВ-ТД необходимо по каждому работнику, который:
- Подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (выбрал ЭТК).
- Или не имеет бумажной трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу и выбрал ЭТК).
По работникам с бумажными трудовыми книжками СЗВ-ТД не подается (за исключением отдельных случаев, например, при увольнении, если ПФР запросит).
Шаг 2: Соберите первичные данные
Для заполнения формы понадобятся:
- Данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Данные работодателя (ИНН, ОГРН, наименование).
- Дата подачи заявления работником о выборе формата.
- Все кадровые события за отчетный месяц (приказ о приеме, увольнении, переводе, изменение условий договора и т.д.).
- Сведения о страховом стаже и заработке (из расчетных листков, ведомостей).
Шаг 3: Заполните разделы формы СЗВ-ТД
Форма состоит из нескольких разделов. Основные из них:
Раздел 1. Сведения о страхователе (работодателе)
Заполняется автоматически из справочника вашей учетной программы (1С, Контур.Бухгалтерия и др.) или вручную.
Раздел 2. Сведения о застрахованном лице (работнике)
Указываются точные ФИО, СНИЛС, дата рождения. Внимание! СНИЛС должен быть корректным.
Раздел 3. Сведения о трудовой деятельности
Это самый важный раздел. Здесь указывается:
- Код вида документа — для ЭТК используется код «Э» (Электронная трудовая книжка).
- Дата документа, дата заявления работника о выборе формата ЭТК.
- Наименование документа — «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» или «Заявление о выборе формата ведения трудовой книжки».
- Дата начала и окончания действия документа — обычно дата подачи заявления и «открытый» период (например, ), пока не будет нового заявления или увольнения.
- Код выполняемой функции — указывается в соответствии с классификатором ПФР. Для обычного работника, не выполняющего особые функции, часто используется код «0» (основная деятельность). Точный код нужно уточнять в справке ПФР или в вашей бухгалтерской программе.
Раздел 4. Сведения о страховом стаже и заработке
Указываются данные за отчетный месяц:
- Количество дней (или часов) работы.
- Сумма заработка, из которой начислены страховые взносы.
- Сумма страховых взносов.
Важно: Эти данные должны соответствовать данным в расчетных документов (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М).
Шаг 4: Проверка и корректировка
После заполнения:
- Проверьте все данные на соответствие приказам и трудовому договору.
- Убедитесь, что код вида документа для ЭТК — «Э».
- Проверьте СНИЛС и даты.
- В программах 1С и онлайн-сервисах есть встроенные валидаторы — обязательно их используйте.
Шаг 5: Сдача отчета в ПФР
Сдать СЗВ-ТД можно тремя способами:
- Через интернет-сервисы ПФР (Личный кабинет страхователя).
- Через программное обеспечение (1С, Контур.Бухгалтерия, Такском и др.) с электронной подписью.
- На диске или флешке в отделение ПФР (при наличии удостоверенной электронной подписи).
Отчет сдается ежемесячно по каждому такому работнику, пока он работает или пока не подаст новое заявление об отказе от ЭТК и возврате к бумажной книжке.
Типичные ошибки и последствия
- Не сдали СЗВ-ТД вовремя, штраф по ст. 15.33 КоАП РФ: для должностных лиц — 1 000-5 000 руб., для ИП — 5 000-10 000 руб., для организаций — 50 000-100 000 руб.
- Указали неверный код вида документа (например, «Б» вместо «Э») — отчет будет принят с ошибкой, ПФР может запросить корректировку.
- Не отразили событие (подачу заявления) — сведения в ЭТК работника будут неполными, что может повлиять на его будущий пенсионный расчет.
- Сдали отчет по работнику с бумажной книжкой — избыточная отчетность, но обычно не влечет штраф.
Что делать, если работник уже подал заявление, а отчет за предыдущий месяц уже сдан?
Если в предыдущем месяце вы сдали СЗВ-ТД по стандартному правилу (без раздела по выбору формата), а в текущем месяце работник подал заявление на ЭТК, то в отчете за текущий месяц вы обязаны:
- Включить в раздел 3 запись о выборе электронного формата с датой заявления.
- Указать соответствующий код вида документа «Э»;
- Включить данные о заработке и стаже за текущий месяц.
Таким образом, информация о формате ведения трудовой книжки будет отражена в первом отчете, сданном после подачи заявления.
- Заявление работника, главный сигнал. Как только сотрудник выбрал ЭТК, начинайте ежемесячно подавать по нему СЗВ-ТД.
- Срок — 15-е число следующего месяца (если не было приема/увольнения).
- Код вида документа = «Э» — это обязательный признак отчета по электронной книжке.
- Отчет сдается по каждому такому работнику ежемесячно до изменения его статуса.
- Используйте актуальные версии ПО (1С, онлайн-сервисы), они автоматически подставляют нужные коды и проверяют данные.
Помните: Правильное и своевременное заполнение СЗВ-ТД по работникам с электронными трудовыми книжками — это не только выполнение требования закона, но и защита пенсионных прав ваших сотрудников, а также избежание значительных штрафов для компании.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики работы с формой СЗВ-ТД по состоянию на 2026 год. Перед заполнением рекомендуется уточнять детали в официальных источниках ПФР или у вашего бухгалтерского консультанта.