Дата актуальности информации:  г. 02:58:31

Содержание

1. Правовая база и обязательные участники
2. Что такое форма СЗВ‑ТД
3. Сроки подачи и штрафные санкции
4. Пошаговая инструкция по заполнению отчёта
5. Новый объединённый отчёт ЕФС‑1
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

С 1 января 2020 года в России начался переход от традиционных бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Одновременно с этим работодатели получили обязанность отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Неправильное или несвоевременное заполнение отчёта может привести к штрафам, задержкам в начислении пенсий и другим юридическим последствиям.

Правовая база и обязательные участники

• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – устанавливает порядок перехода на ЭТК.
• Приказ ПФР № 24‑н от  г. – вводит обязательную форму СЗВ‑ТД.
• Обязаны подавать отчёт все работодатели, у которых в течение отчётного месяца произошли кадровые изменения:
  • приём на работу;
  • увольнение;
  • перевод, изменение должности, оклада;
  • переход сотрудника на электронную трудовую книжку.

Что такое форма СЗВ‑ТД

СЗВ‑ТД (Сводный зачетный лист – трудовые данные) – это электронный документ, в котором фиксируются все изменения трудовых отношений за конкретный месяц. Он заменяет традиционные бумажные формы (4‑ФСС, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3) и передаётся в ПФР через Электронный кабинет работодателя.

Ключевые поля формы

Сроки подачи и штрафные санкции

• Отчёт СЗВ‑ТД необходимо отправлять не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным. Например, изменения, произошедшие в марте, фиксируются в отчёте за март, который подаётся до 15 апреля.
• За просрочку подачи предусмотрены штрафы:
  • до 5 рабочих дней – штраф 5 % от начисленной суммы страховых взносов;
  • с 6‑го по 30‑й день – штраф 10 %;
  • с 31‑го дня и более – штраф 15 %.
• Если в отчёте указаны неверные данные, ПФР может потребовать их исправления и наложить дополнительный штраф за предоставление недостоверной информации.

Пошаговая инструкция по заполнению отчёта СЗВ‑ТД

Шаг 1. Подготовка исходных данных

1. Соберите список всех сотрудников, у которых в текущем месяце произошли изменения (приём, увольнение, перевод, переход на ЭТК).
2. Убедитесь, что у каждого работника актуальны:
   • СНИЛС;
   • ИНН (если требуеться);
   • номер и дата трудового договора;
   • дата начала и окончания действия изменения.
3. Проверьте, что у уволенных сотрудников выдана бумажная трудовая книжка с записью о прекращении трудовых отношений.

Шаг 2. Вход в Электронный кабинет работодателя

1. Перейдите на сайт Электронного кабинета ПФР.
2. Войдите с помощью Электронной цифровой подписи (ЭЦП) или Код доступа, полученного в ПФР.
3. Выберите раздел «Отчётность» → «СЗВ‑ТД».

Шаг 3. Формирование файла отчёта

1. Нажмите кнопку «Создать новый отчёт».
2. В открывшейся форме укажите:
   • Месяц и год отчётного периода;
   • Код ОКТМО организации;
   • Список сотрудников с указанием кода события (01 – приём, 02 – увольнение, 03 – перевод, 04 – переход на ЭТК и т.д.).
3. Заполните обязательные поля для каждого сотрудника. При необходимости используйте кнопку «Импорт из Excel», загрузив подготовленный файл в формате .xlsx (шаблон доступен в кабинете).
4. Проверьте корректность дат: дата начала события не может быть позже даты окончания.

Шаг 4. Проверка и отправка отчёта

1. Нажмите «Проверить». Система автоматически проверит:
   • Уникальность СНИЛС в пределах отчёта;
   • Заполненность обязательных полей;
   • Соответствие кода события типу изменения.
2. Если система обнаружила ошибки, исправьте их и повторите проверку.
3. После успешной проверки нажмите «Отправить». Вы получите подтверждение с номером сообщения (например, MSG-20260522-00123).

Шаг 5. Сохранение подтверждения

Сохраните полученный PDF‑отчёт и XML‑файл в архиве компании. При проверке со стороны ПФР они могут потребовать предоставить эти документы.

Новый объединённый отчёт ЕФС‑1

С 1 января 2025 года ПФР и ФСС объединились в Социальный фонд России. В результате вместо четырёх отдельных форм (4‑ФСС, СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3) появился единый отчёт ЕФС‑1. Он включает в себя:

• данные о начислениях страховых взносов;
• информацию о кадровых изменениях (аналог СЗВ‑ТД);
• отчёт о стаже (аналог СЗВ‑СТАЖ);
• данные о выплатах по ДСВ‑3.

Для большинства работодателей процесс подачи упростился: достаточно один раз в месяц загрузить файл .xml в раздел «ЕФС‑1» электронного кабинета. При этом в файле сохраняются отдельные блоки, соответствующие старым формам, поэтому переход не требует полной перестройки внутренней бухгалтерии.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный код события. Часто используют код «01» (приём) вместо «04» (переход на ЭТК). Решение: держите под рукой таблицу кодов, доступную в кабинете.
• Отсутствие СНИЛС. Приём на работу без СНИЛС приводит к отклонению отчёта. Решение: проверяйте наличие СНИЛС в личном кабинете ПФР до оформления трудового договора.
• Пропуск даты окончания договора. Если в отчёте указана только дата начала, система считает запись неполной; Решение: всегда указывайте обе даты.
• Задержка подачи. Публикация отчёта после 15‑го числа влечёт штраф. Решение: планируйте подготовку данных за 2‑3 дня до дедлайна.
• Несоответствие формата файла. При импорте из Excel часто возникают ошибки из‑за неверных заголовков. Решение: используйте официальный шаблон, скачанный из кабинета.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать СЗВ‑ТД, если в компании нет кадровых изменений?

Нет. Если в течение месяца не было ни приёмов, ни увольнений, ни переводов, отчёт не требуется. Однако рекомендуется сохранять «пустой» файл в архиве для подтверждения отсутствия изменений.

Как оформить переход сотрудника на электронную трудовую книжку?

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе.
2. Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку о подаче заявления.
3. В СЗВ‑ТД (или в блок «Кадровые изменения» отчёта ЕФС‑1) указывается код события «04 – переход на ЭТК» с датой подачи заявления.
4. После подтверждения в ПФР электронная запись появляется в личном кабинете сотрудника.

Можно ли отправить отчёт без ЭЦП?

Да, если у организации есть Код доступа, полученный в ПФР. Однако для юридически значимых подписей (например, при проверках) рекомендуется использовать ЭЦП.

Что делать, если в отчёте обнаружена ошибка после отправки?

В кабинете ПФР есть функция «Корректировать отправку». В течение 5 рабочих дней можно загрузить исправленный файл, указав номер сообщения, который нужно исправить.

Как хранить подтверждения отправки?

Сохраняйте PDF‑подтверждение и XML‑файл в электронном архиве компании не менее 5 лет (требования законодательства о бухгалтерском учёте).

Переход на электронные трудовые книжки и обязательная отчётность по форме СЗВ‑ТД (в дальнейшем – в составе отчёта ЕФС‑1) – важный шаг к автоматизации кадрового учёта в России. Соблюдение сроков, правильный выбор кодов событий и тщательная проверка данных позволяют избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудового стажа сотрудников.

Помните: точность данных + своевременность = безопасность бизнеса. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам по кадровому учёту или в службу поддержки ПФР.

Автор статьи: ваш виртуальный помощник, 2026 г.