С начала 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта дата стала ключевой для работодателей и работников, поскольку с 1 января 2026 года все новые записи в трудовой книжке будут оформляться исключительно в электронном виде.

Что такое СЗВ‑ТД и зачем он нужен?

СЗВ‑ТД – это форма отчёта, которую работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд России. Она используется для:

• Установления и подтверждения трудового стажа сотрудника;
• Передачи данных о приёме на работу, увольнении и изменениях в трудовых отношениях;
• Автоматического расчёта пенсионных взносов и выплачков.

В отличие от традиционной бумажной трудовой книжки, СЗВ‑ТД полностью цифровой документ, который загружается в электронный кабинет ПФР.

Кто обязан сдавать СЗВ‑ТД?

Согласно действующему законодательству, обязаны подавать СЗВ‑ТД:

1. Все работодатели, нанявшие хотя бы одного сотрудника;
2. Организации, ведущие учёт кадровых данных в электронном виде;
3. ИП, которые ведут бухгалтерский и кадровый учёт.

Отчёты необходимо отправлять в течение 30 календарных дней после наступления события (приём на работу, увольнение, изменение условий труда и т.д.).

Как правильно оформить СЗВ‑ТД через электронный кабинет?

Авторизоваться в личном кабинете на портале ПФР.
2. Выбрать раздел «СЗВ‑ТД» → «Подача нового отчёта».
3. Заполнить обязательные поля: ФИО сотрудника, ИНН, ОКПП, дата начала работы, тип занятости.
4. Прикрепить электронные копии трудового договора и иных подтверждающих документов.
5. Проверить введённые данные и отправить отчёт.

После отправки система автоматически сформирует подтверждение о приёме документа, которое можно сохранить для внутреннего учёта.

Электронные трудовые книжки: особенности перехода

С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных форм трудовой документации к электронным аналогам. К 2026 году почти все регионы полностью перешли на ЭТК. Ниже – несколько важных фактов:

• Свыше 67 % работающих жителей Санкт‑Петербурга уже используют электронные трудовые книжки с 2020 года.
• За первый квартал 2026 года в двух ключевых регионах (Москва и Санкт‑Петербург) оформили электронные книжки почти 73 000 человек.
• Переходный период завершается в 2026 году, после чего любые новые записи в трудовой книжке будут возможны только в электронном виде.

Что изменилось для работников?

Для сотрудников основные преимущества ЭТК:

1. Моментальный доступ к своей истории работы через личный кабинет ПФР.
2. Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
3. Упрощённое подтверждение трудового стажа при оформлении кредитов, ипотеки и других финансовых операций.

Как оформить ЭТК?

Приём на работу оформляеться через электронный кабинет работодателя.
2. Система автоматически создаёт запись в ЭТК, привязывая её к ИНН сотрудника.
3. Сотрудник получает уведомление на электронную почту с подтверждением записи.

Переход на электронные трудовые книжки и обязательный отчёт СЗВ‑ТД – это шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Чтобы избежать штрафов и задержек в выплатах, работодателям рекомендуется:

• Регулярно проверять актуальность данных в ПФР;
• Обучать персонал работе с электронным кабинетом;
• Своевременно подавать СЗВ‑ТД в установленные сроки.

Соблюдение этих рекомендаций позволит не только соблюсти законодательные требования, но и повысить эффективность работы HR‑отдела.