С 1 января 2020 г. работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд РФ (ПФР) сведения о кадровых изменениях в форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица). Одним из обязательных пунктов этой формы является заявление работника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). В статье рассмотрены:

• когда и куда сдавать СЗВ‑ТД;
• какие сроки установлены законом;
• как правильно оформить заявление о типе трудовой книжки;
• пошаговая инструкция заполнения формы СЗВ‑ТД;
• часто встречающиеся ошибки и рекомендации по их избежанию.

Что такое СЗВ‑ТД и зачем нужен раздел «Заявление о типе трудовой книжки»?

СЗВ‑ТД – это регламентированный отчёт‚ который работодатель (страхователь) подаёт в ПФР о всех кадровых событиях (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение условий труда и т.д.). В соответствии с пунктом 2.4‑2.5 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ от  г; (далее – «Закон 27‑ФЗ») в форме предусмотрен раздел «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Этот раздел фиксирует выбор работника между:

1. традиционной бумажной трудовой книжкой;
2. электронной трудовой книжкой (ЭТК);
3. отказом от ведения трудовой книжки (в редких случаях).

Заполнение этого пункта важно‚ потому что от него зависит:

• правильность учёта трудового стажа в ПФР;
• корректность начисления страховых взносов;
• возможность работника получить пенсию без задержек.

Сроки представления СЗВ‑ТД

Согласно пункту 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ‑ТД (утверждённого постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. N 730п)‚ сроки сдачи отчёта зависят от характера кадрового события:

Пример: работник подписал трудовой договор 14 мая и начал работать в тот же день‚ но приказ о приёме был издан 15 мая. Поскольку 16‑е и 17‑е мая – выходные‚ последний рабочий день для сдачи СЗВ‑ТД – 18 мая (15‑е число следующего месяца после мая). В этом случае в разделе «Дата подачи заявления» указывается реальная дата подачи работником заявления (например‚ ).

Как оформить заявление о типе трудовой книжки

Что должно быть в заявлении?

Заявление оформляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка: «Заявление»;
2. ФИО работника;
3. Трудовой номер (если уже есть в системе ПФР);
4. Точное указание желаемого типа книжки:
   • «Продолжить ведение бумажной трудовой книжки»;
   • «Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)»;
5. Дата подачи заявления (формат ДД.ММ.ГГГГ);
6. Подпись работника.

Пример заявления:

Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт 45 01 123456‚ СНИЛС 123‑456‑789 00‚
прошу продолжить ведение бумажной трудовой книжки.
Дата подачи: 
Подпись: ___________

Куда подавать заявление?

• Если работник выбирает бумажную книжку – заявление подаётся в отдел кадров работодателя‚ а затем в ПФР (через СЗВ‑ТД).
• Если выбран ЭТК – заявление направляется в отдел кадров‚ а работнику необходимо пройти процедуру регистрации в системе Гарант (или иной‚ установленный ПФР).

Пошаговая инструкция заполнения формы СЗВ‑ТД

Шаг 1. Подготовка данных

• Соберите у работника:
  • ФИО‚ дату рождения‚ СНИЛС;
  • Трудовой номер (если уже есть в ПФР);
  • Копию заявления о типе трудовой книжки;
  • Трудовой договор (или приказ о приёме/переводе).
• Убедитесь‚ что у работника есть СНИЛС. Если его нет – предварительно отправьте в ПФР форму АДВ‑1 «Анкета зарегистрированного лица».

Шаг 2. Открытие формы в системе «Кадры – Электронные трудовые книжки»

В большинстве современных программных продуктов (1С:Зарплата и Управление Персоналом‚ SAP HR‚ etc.) есть модуль «Электронные трудовые книжки». Выбираем пункт «Создать новый документ СЗВ‑ТД».

Шаг 3. Заполнение обязательных полей

1. Дата отчётного периода – указывается только при необходимости (обычно не требуется‚ см. п. 2.3 Порядка).
2. Код события – 01 (приём)‚ 02 (перевод)‚ 03 (увольнение) и т.д.
3. Дата события – фактическая дата (например‚ ).
4. Трудовая функция – согласно классификатору ОКДП (с 1 июля 2021 г. обязательна).
5. Сведения о заявлении:
   • В поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» ставим галочку «Да».
   • В поле «Дата подачи заявления» вводим дату из заявления (ДД.ММ.ГГГГ).
   • В поле «Тип трудовой книжки» выбираем «Бумажная» или «Электронная».
6. При необходимости указываем номер и серию бумажной трудовой книжки (если уже есть).

Шаг 4. Проверка и отправка

• Запустите валидацию формы – система проверит обязательные реквизиты и корректность дат.
• После успешной проверки нажмите «Отправить в ПФР». ПФР присвоит документу уникальный номер (например‚ 2026‑05‑00123).
• Сохраните копию отчёта и подтверждение отправки (PDF‑отчёт) в личном деле сотрудника.

Шаг 5. Дальнейшие действия

Если работник выбрал электронную книжку‚ в течение 5‑10 рабочих дней ПФР отправит уведомление о регистрации в системе Гарант. Работнику необходимо будет подтвердить регистрацию через личный кабинет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление о типе трудовой книжки позже первого рабочего дня?

Нет. По пункту 2.3 Порядка заявление должно быть подано до начала работы. Если работник подал заявление позже‚ в СЗВ‑ТД указывается дата фактической подачи‚ а в ПФР может возникнуть запрос о корректировке данных.

Что делать‚ если у сотрудника нет СНИЛС?

Сначала необходимо оформить СНИЛС в ПФР (подача формы АДВ‑1). После получения СНИЛС можно заполнять СЗВ‑ТД. Без СНИЛС отчёт считается неполным и будет отклонён.

Нужно ли указывать отчётный период в ежедневном СЗВ‑ТД?

Нет. По пункту 2.3 Порядка указание отчётного периода в ежедневных формах не является обязательным‚ если в документе уже присутствует дата события.

Как оформить СЗВ‑ТД при переводе сотрудника внутри компании?

Для перевода заполняется отдельный документ СЗВ‑ТД с кодом события «02 – перевод». В разделе о заявлении указывается та же дата подачи заявления‚ если тип книжки не меняется.

Что происходит‚ если срок сдачи СЗВ‑ТД пропущен?

ПФР может наложить штраф за несвоевременную отчётность (по статье 112 Трудового кодекса РФ). Кроме того‚ данные о трудовой книжке могут быть неполными‚ что отразится на расчёте пенсии.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: указание неверной даты подачи заявления.
  Как избежать: сверяйте дату с оригиналом заявления‚ вводите её в формате ДД.MM.ГГГГ.
• Ошибка: отсутствие подписи работника в заявлении.
  Как избежать: проверяйте подпись перед сканированием/вводом данных.
• Ошибка: заполнение поля «Отчётный период»‚ которое не требуется.
  Как избежать: оставляйте поле пустым‚ если в Порядке указано «необязательно».
• Ошибка: попытка отправить СЗВ‑ТД без указания трудовой функции (с 1 июля 2021 г.).
  Как избежать: используйте актуальный классификатор ОКДП и выбирайте правильный код.
• Ошибка: подача заявления о типе книжки после 31 декабря 2020 г.‚ когда уже действует обязательный переход на ЭТК.
  Как избежать: уточняйте у работника‚ желает ли он сохранять бумажную книжку; если нет – оформляйте переход на ЭТК.

СЗВ‑ТД – ключевой документ‚ который фиксирует все кадровые изменения и выбор типа трудовой книжки. Правильное оформление заявления и своевременная сдача формы позволяют избежать штрафов‚ обеспечить корректный учёт стажа и упростить процесс получения пенсии.

Помните основные правила:

1. Собирайте полные данные (СНИЛС‚ заявление‚ договор).
2. Сдавайте СЗВ‑ТД не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за событием.
3. Указывайте точную дату подачи заявления в формате ДД.MM.ГГГГ.
4. Проверяйте обязательные реквизиты (трудовая функция‚ тип книжки).
5. Храните подтверждения отправки в личном деле сотрудника.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете без проблем выполнять обязательства перед ПФР и обеспечить надёжную защиту прав ваших работников.

Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: .