СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности работников) – это обязательный электронный отчет, который формируют работодатели и передают в Пенсионный фонд России (ПФР). На его основе ПФР формирует электронные трудовые книжки (ЭТК) граждан, а также учитывает их трудовой стаж для назначения пенсий, пособий и других социальных выплат.

Кто обязан сдавать СЗВ‑ТД?

• Все юридические лица, индивидуальные предприниматели и иные организации, имеющие работников, застрахованных в ПФР.
• Работодатели, использующие как бумажные, так и электронные трудовые книжки.
• Организации, которые в течение года меняют форму трудовой книжки (переходят на электронную).

Сроки сдачи отчёта

Сведения по форме СЗВ‑ТД передаются в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным. Например, за январь – до 15 февраля. Если срок пропущен, начисляются штрафы за несвоевременную сдачу.

Что именно отражается в СЗВ‑ТД?

В табличной части отчёта (столбцы 6‑13) фиксируются следующие данные:

1. Дата приёма на работу (или дата начала трудового договора).
2. Дата увольнения (если применимо).
3. Код вида договора (постоянный, срочный, подряда и т.д.).
4. Трудовая функция (должность, код ОКДП).
5. Размер и порядок выплаты заработной платы.
6. Сведения о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).
7. Код причины прекращения трудовых отношений (увольнение, перевод, смерть и др.).
8. Дополнительные сведения (например, мобилизация, перевод в другой регион).

Порядок заполнения СЗВ‑ТД в популярных системах

4.1 1С: Зарплата и кадры

• Откройте меню Зарплата и кадры → Кадры → Электронные трудовые книжки.
• Выберите нужного сотрудника и укажите мероприятие (приём, увольнение, изменение условий труда).
• Заполните обязательные поля: даты, коды, сведения о выборе формы трудовой книжки.
• Сформируйте файл СЗВ‑ТД и отправьте его в СФР (Система Фондов России) через Контур.Экстерн или Клерк.Консультации.

4.2 Saby (СБИС)

1. Нажмите Создать → СЗВ‑ТД.
2. Добавьте сотрудников: выберите всех сразу или добавляйте по одному.
3. Для каждого сотрудника кликните фамилию и выберите мероприятие (приём, увольнение, изменение условий).
4. Заполните требуемые данные (даты, коды, сведения о выборе ЭТК).
5. Сохраните и отправьте сформированный файл в ПФР.

4.3 Другие системы (Контур.Экстерн, Клерк.Консультации)

Процедура схожа: в разделе СФР → Трудовые книжки (ЭТК) выбираете Создать СЗВ‑ТД, заполняете таблицу и отправляете.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в единой базе ПФР и доступна каждому гражданину через портал Госуслуг.

5.1 Какой выбор делают работники?

• Согласно приказу Минтруда от 2020‑го года, в июне каждый работодатель обязан уведомить сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки.
• Если работник выбирает бумажную форму, сведения о его трудовой деятельности всё равно передаются в ПФР через СЗВ‑ТД.
• При выборе электронной формы работнику выдаётся форма СТД‑Р (свидетельство о праве на электронную трудовую книжку), а в ПФР формируется запись в ЭТК.

5.2 Что происходит, если работник меняет выбор?

Если в течение года работник решает перейти с бумажной книжки на электронную (или наоборот), необходимо:

1. Сформировать новое событие в СЗВ‑ТД (изменение формы трудовой книжки).
2. Выдать/получить у работника форму СТД‑Р.
3. Отправить обновлённый файл в ПФР в течение того же отчётного периода.

Часто задаваемые вопросы

6.1 Можно ли подавать сведения о работниках в ПФР не в феврале, а в течение года?

Нет. По действующим правилам отчётность за каждый месяц (в т.ч. и за январь) должна быть представлена до 15‑го числа следующего месяца. Откладывать сдачу на более поздний срок нельзя, иначе начисляются штрафы.

6.2 Что делать, если работник уже подписал заявление о сохранении бумажной книжки?

Сведения о приёме, увольнении и других кадровых изменениях всё равно необходимо вносить в СЗВ‑ТД. Вы указываете в поле «Выбор формы трудовой книжки» – «бумажная». ПФР хранит эти данные, но в ЭТК они не отображаются.

6.3 Как отразить мобилизованных сотрудников?

В СЗВ‑ТД есть отдельный код причины прекращения трудовых отношений – «мобилизация». При оформлении события указываете соответствующий код и дату начала/окончания мобилизации.

Ошибки, которые часто допускаются

• Пропуск даты увольнения. В случае увольнения дата должна быть указана точно, иначе ПФР может не закрыть запись в ЭТК.
• Неправильный код формы трудовой книжки. Выбирайте «1» – бумажная, «2» – электронная.
• Отсутствие кода причины прекращения трудовых отношений. При увольнении обязателен код (например, 1 – по собственному желанию, 2 – по инициативе работодателя).
• Сдача отчёта после 15‑го числа. Это приводит к штрафам и задержкам в формировании ЭТК.
• Дублирование записей. При повторном вводе одного и того же события система может создать дубли, что приводит к конфликтам в базе ПФР.

Пошаговый алгоритм формирования СЗВ‑ТД (общий)

1. Подготовка данных – соберите сведения о приёме, увольнении, изменениях условий труда за отчётный месяц.
2. Ввод в программное обеспечение – используйте 1С, Saby, Консультант Плюс или любой другой бухгалтерско‑кадровый пакет.
3. Проверка корректности – убедитесь, что все обязательные поля заполнены, коды соответствуют справочникам ПФР.
4. Генерация файла СЗВ‑ТД – экспортируйте в формате XML/ZIP, требуемом ПФР.
5. Отправка в СФР – через личный кабинет ПФР, Контур.Экстерн, Клерк.Консультации или любой другой аккредитованный канал.
6. Контроль статуса – проверьте подтверждение получения отчёта в системе ПФР. При ошибках получите уведомление и исправьте данные.

Законодательная база

• Федеральный закон № 400‑ФЗ от г. «Об обязательном пенсионном страховании».
• Приказ Минтруда России № 1н от г. «Об электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ № 1082 от г. «О порядке представления сведений о трудовой деятельности работников в ПФР»;

Полезные ссылки

• Официальный сайт ПФР
• 1С: Зарплата и кадры
• Контур.Экстерн – отправка СЗВ‑ТД
• Госуслуги – просмотр ЭТК

СЗВ‑ТД – ключевой элемент современной системы учёта трудовой деятельности в России. Правильное и своевременное заполнение отчёта обеспечивает:

• Корректное формирование электронных трудовых книжек.
• Отсутствие штрафов за несвоевременную сдачу.
• Точность расчётов пенсионных и социальных выплат.

Следуйте рекомендациям, проверяйте данные перед отправкой и используйте автоматизированные системы – тогда процесс будет простым и надёжным.