В современной российской системе кадрового учёта одним из ключевых документов, обеспечивающих законность и прозрачность трудовых отношений, являеться табель учёта трудовых книжек. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные документы и их учёт остаются важной частью кадровой работы, особенно в отношении сотрудников, оформивших трудовые отношения до 2020 года или сохранивших бумажные книжки по собственному желанию.

Что такое табель учёта трудовых книжек?

Табель учёта трудовых книжек — это официальный журнал (форма № ТД-6), предназначенный для систематического учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них в организации. Он фиксирует:

• поступление трудовых книжек от новых сотрудников;
• выдачу книжек при приёме на работу;
• выдачу книжек при увольнении;
• выдачу дубликатов;
• передачу книжек в архив или на хранение;
• потерю, повреждение или иные нарушения.

Этот документ является обязательным для всех работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих сотрудников, и ведётся в соответствии с Постановлением Минтруда России от № 69 и Трудовым кодексом РФ (статья 66).

Форма и обязательные реквизиты табеля

Унифицированная форма табеля учёта трудовых книжек — № ТД-6. В ней предусмотрены следующие графы:

1. № по порядку
2. Дата поступления трудовой книжки
3. ФИО работника
4. Должность
5. Дата приёма на работу
6. Дата выдачи трудовой книжки (при увольнении, переходе и т.д.)
7. Основание выдачи (например, приказ об увольнении, заявление о переходе на ЭТК)
8. Подпись получателя
9. Примечания (например, выдан дубликат, книжка передана в архив и т.п;)

Табель заполняется ручным способом (чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета) или в электронном виде с последующей распечаткой и подписью ответственного лица. Все записи должны быть подтверждены подписью сотрудника, получившего книжку, и ответственного за хранение (как правило, кадровика или секретаря).

Кто отвечает за ведение табеля?

Ответственность за ведение табеля учёта трудовых книжек возлагается на работника кадровой службы — обычно это специалист по кадрам или директор по персоналу. В малых организациях эту функцию может выполнять руководитель или бухгалтер, если у них есть соответствующая квалификация.

Важно: ответственное лицо должно быть официально назначено приказом по организации. В приказе указываются:

• ФИО ответственного;
• должность;
• обязанности по ведению и хранению трудовых книжек;
• период действия полномочий.

Сроки хранения табеля учёта трудовых книжек

Согласно Приказу Минкультуры России от № 558 («Перечень типовых управленческих архивных документов»), табель учёта трудовых книжек относится к документам с сроком хранения 75 лет, если он содержит записи о трудовой деятельности, оформленной до 2003 года.

Если табель ведётся с 2003 года и позже — срок хранения составляет 50 лет.

Важно! Даже если в организации полностью перешла на электронные трудовые книжки, табель учёта бумажных книжек, ведомый до 2020 года, должен сохраняться в полном объёме в течение установленного срока.

Табель и электронные трудовые книжки: что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно Федеральным законам № 439-ФЗ и № 436-ФЗ, работодатели обязаны вносить сведения о трудовой деятельности в Единую информационную систему (ЕИС) через портал Госуслуги или ведомственный портал СФР.

В 2026 году:

• Новые бумажные трудовые книжки не выдаются, за исключением случаев восстановления утерянных или повреждённых книжек (дубликатов).
• Работники, которые до 2020 года имели бумажную книжку, могут выбрать: оставить её или перейти на ЭТК. Для этого нужно подать заявление работодателю.
• Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан выдать ей на руки и внести запись в табель учёта о передаче книжки сотруднику.
• Табель учёта продолжает вестись для всех бумажных книжек, включая те, что переданы сотрудникам, и для дубликатов.

Таким образом, даже в эпоху цифровизации табель учёта трудовых книжек остаётся актуальным документом — он фиксирует переход сотрудников с бумажного на электронный формат и обеспечивает юридическую чистоту переходного периода.

Как правильно вести табель в 2026 году: пошаговая инструкция

1. Получите бланк — приобретите или распечатайте бланк формы ТД-6 (можно скачать с сайта Минтруда или использовать унифицированный шаблон в Excel).
2. Назначьте ответственного — издать приказ о назначении сотрудника, ответственного за хранение и учёт трудовых книжек.
3. Зарегистрируйте поступление — при приёме на работу сотрудник предоставляет трудовую книжку. В табель вносится дата поступления, ФИО, должность, дата приёма.
4. Внесите запись о выдаче — при увольнении, переходе на ЭТК или при запросе дубликата — в табель вносится дата выдачи, основание (номер приказа), подпись получателя.
5. Фиксируйте дубликаты — если книжка утеряна, выдаётся дубликат. В табель вносится запись: «Выдан дубликат трудовой книжки» с указанием даты и основания (заявление работника).
6. Сохраняйте подтверждения — все подписи сотрудников должны быть оригинальными. Электронные подписи не допускаются в табеле ТД-6.
7. Архивируйте, по истечении срока хранения (50 или 75 лет) табель передаётся в архив организации или в государственный архив.

Чем грозит нарушение ведения табеля?

Несоблюдение требований по ведению табеля учёта трудовых книжек может повлечь за собой:

• штрафы от Государственной инспекции труда, до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• приостановление деятельности — при массовых нарушениях;
• проблемы при аудите, отсутствие табеля может быть расценено как нарушение трудового законодательства;
• юридические риски при спорах — если сотрудник докажет, что его трудовой стаж не зафиксирован, работодатель может быть обязан выплатить компенсацию.

Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки, табель учёта трудовых книжек — это не устаревший архаизм, а неотъемлемый элемент кадрового документооборота. Он обеспечивает:

• юридическую защиту работодателя и сотрудника;
• прозрачность перехода от бумажных к электронным форматам;
• сохранение исторических данных о трудовой деятельности;
• соблюдение требований законодательства и архивных норм.

В 2026 году работодатели обязаны:

• продолжать вести табель учёта для всех бумажных трудовых книжек и дубликатов;
• вносить в него записи о передаче книжек сотрудникам при переходе на ЭТК;
• хранить табель в течение 50–75 лет в зависимости от даты оформления;
• не игнорировать этот документ — даже если «всё электронное».

Правильное ведение табеля, это не только формальность, но и гарантия прав работников на подтверждение трудового стажа, расчёт пенсий, компенсаций и социальных выплат. Не пренебрегайте этим документом, он может спасти вас от серьёзных юридических и финансовых рисков.

Совет профессионала: Ведите табель в электронном виде (Excel или специализированной программе), но всегда распечатывайте и подписывайте его в бумажном виде — это соответствует требованиям законодательства и обеспечивает юридическую силу.