С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК‚ что делает актуальным вопрос о правильной организации и наименовании подразделения‚ отвечающего за работу с электронными трудовыми книжками․
Почему переименование отдела важно?
- Соответствие законодательству․ Наименование подразделения должно отражать его реальные функции и соответствовать требованиям нормативных актов о трудовых книжках․
- Прозрачность для сотрудников․ Чёткое название помогает работникам быстро понять‚ к кому обращаться по вопросам ЭТК․
- Упрощение внутренней документации․ Единообразное наименование снижает риск ошибок в служебных записках‚ приказах и отчётах․
- Поддержка цифровой трансформации․ Переименование подчёркивает переход от бумажных процессов к полностью электронным․
Нормативная база‚ которую нужно учитывать
- Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» (с поправками‚ вступившими в силу с 2020 года)․
- Постановление Правительства РФ от № 1845 «О внедрении электронных трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда России № 123н от «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровой службе‚ инструкция по работе с ЭТК)․
Этапы переименования отдела
Подготовительный этап
- Анализ текущего наименования и функций отдела․
- Согласование с юридическим отделом соответствия нового названия требованиям законодательства․
- Формирование проекта нового положения об отделе (включая задачи‚ права и обязанности)․
Разработка нового названия
Варианты‚ которые часто используются в практике:
- Отдел электронных трудовых книжек;
- Отдел кадрового электронного документооборота;
- Служба по работе с электронными трудовыми книжками;
- Центр электронного кадрового учёта․
Выбор зависит от структуры компании и уровня интеграции с другими HR‑подразделениями․
Утверждение и оформление изменений
- Подготовка приказа о переименовании отдела (пример формы приказа приведён ниже)․
- Регистрация приказа в системе документооборота․
- Внесение изменений в внутренние нормативные акты (положение‚ инструкции‚ должностные инструкции сотрудников)․
Информирование сотрудников
- Разослать внутреннее информационное письмо с объяснением причин и преимуществ переименования․
- Провести краткое инструктажное занятие (вебинар или очное собрание) для сотрудников отдела и смежных подразделений․
- Обновить контактные данные в корпоративном справочнике‚ на внутреннем портале и в подписях электронной почты․
Техническая адаптация
- Переименовать папки и шаблоны в системе электронного документооборота (ЭДО)․
- Обновить названия в HR‑системе (например‚ в 1C:ЗУП‚ SAP SuccessFactors или другом ПО)․
- Проверить корректность отчётов и выгрузок‚ связанных с отделом․
Пример приказа о переименовании отдела
ПРИКАЗ № ___ от «___» __________ 2026 г․ О переименовании отдела В соответствии с Федеральным законом № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» и внутренними нормативными актами организации‚ ПРИКАЗЫВАЮ: Переименовать отдел «Кадровый учёт и трудовые книжки» в «Отдел электронных трудовых книжек»․ Внести соответствующие изменения в: ⎻ Положение об отделе электронных трудовых книжек; ⎻ Должностные инструкции сотрудников отдела; ⎻ Шаблоны внутренних документов и регламенты работы в системе ЭДО․ Обеспечить доведение настоящего приказа до сведения всех сотрудников организации под подпись не позднее пяти рабочих дней с даты его издания․ Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровой работе․ Директор _________________ /И․И․ Иванов/
Частые ошибки и как их избежать
- Несогласование с юридическим отделом․ Всегда проверяйте‚ что новое название не противоречит законодательству и не требует дополнительной регистрации․
- Недостаточное информирование сотрудников․ Чёткая коммуникация снижает количество обращений и недоразумений․
- Отсутствие обновления в информационных системах․ Старые названия в базе данных приводят к ошибкам в отчётах и выгрузках․
- Игнорирование обновления внутренних нормативных актов․ Положения и инструкции должны соответствовать новому названию‚ иначе возникают правовые пробелы․
Переименование отдела‚ отвечающего за электронные трудовые книжки‚ – это не просто формальная процедура‚ а важный шаг к повышению прозрачности‚ соблюдению законодательства и эффективной работе с цифровыми данными о трудовой деятельности сотрудников․ Следуя предложенному алгоритму‚ организация сможет минимизировать риски‚ обеспечить плавный переход и укрепить доверие сотрудников к кадровой службе․
Главное помнить: любые изменения в наименовании структурных подразделений должны быть подкреплены соответствующими приказами‚ обновлением внутренних документов и своевременным информированием всех заинтересованных сторон․