В 2026 году вопрос правильного оформления копий документов, подтверждающих стаж, остается крайне актуальным. Чаще всего сотрудники обращаются к работодателю за заверенной копией трудовой книжки для получения кредитов, виз или оформления пособий. Ключевым моментом здесь является правильное подтверждение того, что сотрудник до сих пор числится в штате организации.

Самое главное помнить: в оригинал трудовой книжки запись «Работает по настоящее время» никогда не вносится. Эта фраза используется исключительно при заверении копий документов.

Почему важна правильная формулировка?

Банки, консульства и социальные службы требуют подтверждения актуальности места работы. Поскольку в самой трудовой книжке дата увольнения еще не стоит (сотрудник не уволен), на копии необходимо сделать специальную отметку, которая юридически подтверждает действующий трудовой договор.

Эксперты в области кадрового делопроизводства и законодательства (включая материалы КонсультантПлюс и Главной книги) единогласны: отсутствие этой записи на копии может стать основанием для отказа в выдаче кредита или визы, так как документ будет считаться неполным.

Где именно делается запись?

Запись «Работает по настоящее время» вносится на последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о стаже (или после последней заполненной строки, если копия делается не со всех страниц, а только с последних).

Важные нюансы размещения:

• Запись делается от руки ответственным лицом (кадровиком или руководителем).
• Она располагаеться под последней скопированной записью о приеме на работу или переводе.
• Если копия многостраничная, надпись делается именно на последнем листе копии.

Пошаговая инструкция: как заверить копию в 2026 году

Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать следующий алгоритм действий:

1. Сделать копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Копируются развороты полностью, чтобы были видны номера страниц и печати.
2. Пронумеровать страницы (если они не пронумерированы автоматически при копировании) и прошить их, если требуется многостраничный документ (хотя часто достаточно просто скрепить степлером и заверить каждый лист).
3. Сделать надпись на последнем листе. Под последней записью пишется фраза: «Работает по настоящее время».
4. Указать дату выдачи копии. Рядом с надписью ставится текущая дата.
5. Заверить документ. Ответственное лицо ставит свою подпись, указывает должность и расшифровку подписи.
6. Поставить печать. На копию ставится круглая печать организации (или штамп «Для копий», если он принят в компании), которая должна захватывать часть надписи «Работает по настоящее время» и подпись.
7. Указать место хранения оригинала. Часто требуется добавить фразу: «Оригинал хранится в ООО «Название компании»».

Образец оформления заверительной надписи

Ниже приведен пример того, как должен выглядеть нижний колон последнего листа копии:

Частые ошибки при заверении

Чтобы избежать штрафов и проблем у сотрудника, избегайте следующих ошибок:

• Внесение записи в оригинал. Категорически запрещено писать «Работает по настоящее время» в самой трудовой книжке работника. Это считается нарушением правил ведения трудовых книжек.
• Отсутствие даты. Без даты заверения копия может быть признана недействительной, так как непонятно, актуальна ли информация на момент подачи документа.
• Неполная информация о заверителе. Обязательно должны быть должность, подпись и ее расшифровка.
• Использование фраз-синонимов без необходимости. Хотя фраза «Продолжает работать в той же должности» допустима, стандартной и наиболее безопасной формой является именно «Работает по настоящее время».

Срок действия копии

Законодательно срок действия копии трудовой книжки не установлен, однако большинство банков и государственных органов принимают документы, выданные не ранее 30 календарных дней (иногда до 14 дней) до даты обращения. Поэтому сотруднику рекомендуется запрашивать свежую копию непосредственно перед подачей пакета документов.

Соблюдение этих простых правил в 2026 году гарантирует, что копия трудовой книжки будет принята любой инстанцией, а работодатель избежит претензий со стороны проверяющих органов и сотрудников.