При устройстве на работу, увольнении или в процессе трудовой деятельности часто возникает необходимость оформления трудовой книжки или вкладыша в нее. Поскольку бланки этих документов имеют определенную стоимость и приобретаются работодателем, закономерно возникает вопрос: кто за них платит и как правильно оформить удержание стоимости бланка из зарплаты сотрудника? В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление «Прошу удержать из моей заработной платы за трудовую книжку», какие существуют правовые нюансы и когда работодатель имеет право на такие действия.

Правовые основы: кто должен платить?

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаются работодателем. Однако Трудовой кодекс РФ (в частности, ст. 137 ТК РФ) строго регламентирует случаи, когда из заработной платы работника могут производиться удержания для погашения его задолженности работодателю.

Существует важный нюанс, который часто вызывает споры на форумах кадровиков и бухгалтеров:

• Удержание по закону без согласия: В некоторых трактовках указывается, что если размер такого удержания не превышает допустимые пределы, закон не требует получать согласие работника, и какое-либо заявление от работника не требуется. Работодатель обязан удерживать из заработной платы суммы, установленные исполнительными документами (например, решением суда), но стоимость бланка к ним не относится.
• Добровольное волеизъявление: В связи с судебной практикой и разъяснениями контролирующих органов, оформить взимание с работника платы за выдачу ему трудовой книжки (или вкладыша в нее) возможно, но только при наличии его добровольного волеизъявления. То есть удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению работника.

Таким образом, во избежание трудовых споров и претензий со стороны инспекции труда, кадровые специалисты и бухгалтеры практически всегда требуют от сотрудника написать заявление. Это служит документальным подтверждением того, что сотрудник согласен с суммой и фактом удержания.

Когда пишется заявление?

Заявление об удержании может быть написано в нескольких случаях:

1. Оформление новой трудовой книжки: Если сотрудник устраивается на работу впервые или утерял предыдущий документ, он просит завести новую трудовую книжку.
2. Оформление дубликата: «Прошу завести на меня дубликат трудовой книжки и удержать стоимость ее из моей заработной» — такая формулировка используется, если документ был испорчен или утерян.
3. Оформление вкладыша: Если в текущей трудовой книжке закончились все страницы («заполнены все листы»), оформляется вкладыш. В заявлении указывается: «Прошу оформить мне вкладыш в трудовую книжку..;».
4. При увольнении: Существует мнение, что за книжку нужно расплатиться только при увольнении. Действительно, часто расчет за бланк производится в окончательный расчет при увольнении сотрудника, однако заявление можно написать и в текущем рабочем процессе (например, при оформлении вкладыша).

Как правильно составить заявление?

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы бухгалтерия имела законное основание для вычета.

Структура заявления

• Шапка: Должность руководителя, ФИО руководителя, название организации, а также должность и ФИО сотрудника-заявителя.
• Название документа: Заявление.
• Текст (суть просьбы): Непосредственно сама формулировка: «Прошу удержать из моей заработной платы за (указать месяц) стоимость бланка трудовой книжки серии (указать серию) в размере (указать сумму цифрами и прописью) рублей».
• Основание: Упоминание причины (оформление новой книжки, вкладыша или дубликата).
• Дата и подпись работника.

Образец заявления

Ниже приведен типовой пример того, как должно выглядеть заявление:

Генеральному директору ООО «Пример»

Иванову И.И.

от менеджера

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить мне вкладыш в трудовую книжку в связи с тем, что в трудовой книжке заполнены все соответствующие разделы.

Стоимость бланка вкладыша в размере 300 (Триста) руб. прошу удержать из моей заработной платы за ноябрь 2026 г.

_______________ / Петров П.П. /

Оформление удержания: приказ и бухгалтерский учет

После того как работник предоставил заявление, кадровая служба оформляет трудовую книжку или вкладыш, а бухгалтерия производит удержание.

Нужно ли издавать приказ?

Для удержания стоимости бланка из зарплаты работника по его заявлению издание отдельного приказа не является строго обязательным требованием ТК РФ (в отличие от удержаний за неотработанные дни отпуска при увольнении). Однако на многих предприятиях для внутреннего учета и соблюдения регламента все же издается Приказ об удержании из заработной платы стоимости бланка трудовой книжки. Это позволяет задокументировать факт удержания и ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Размер удержания

Важно помнить, что работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка с наценкой или взымать дополнительные штрафы. Удерживается ровно та сумма, которая была уплачена работодателем поставщику за данный бланк (например, 235 или 300 рублей). Если работодатель приобретает бланки по более высокой цене, он не вправе перекладывать эту переплату на сотрудника сверх установленной нормы.

Важные нюансы и ограничения

• Ограничение размера удержаний: Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (согласно ст. 138 ТК РФ), а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50%. Удержание стоимости бланка трудовой книжки (которая обычно составляет пару сотен рублей) редко достигает этого лимита, но бухгалтер обязан это проконтролировать.
• Зачет в счет зарплаты: Если сотрудник в заявлении указывает просьбу произвести зачет стоимости бланка в счет заработной платы, это является законным способом оформления операции.
• Отказ работника писать заявление: Если работник отказывается писать заявление, работодатель не имеет права самовольно вычесть стоимость бланка. В таком случае работодатель может предложить работнику внести стоимость бланка наличными в кассу предприятия. Если же работник отказывается и от этого, работодатель все равно обязан выдать трудовую книжку при увольнении, однако может попытаться взыскать задолженность за бланк в судебном порядке (хотя на практике из-за небольших сумм это делают крайне редко).

Фраза «Прошу удержать из моей заработной платы за трудовую книжку» — это стандартная и важная кадровая формулировка. Несмотря на то что некоторые эксперты утверждают, что закон не требует обязательного согласия работника на удержание стоимости бланка, добровольное волеизъявление сотрудника в виде письменного заявления — это самый безопасный и грамотный путь для работодателя. Это исключает риск нарушений трудового законодательства, штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с персоналом. Всегда фиксируйте согласие работника на удержание документально, указывая точную сумму, серию бланка и период, из которого эта сумма будет вычтена.