Увольнение сотрудника — это не только завершение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс документального оформления. Ошибки в записях могут привести к проблемам у работника при получении пенсии или нового места работы, а также к штрафам для организации. В 2026 году правила ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) продолжают действовать с учетом последних изменений законодательства РФ.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись об увольнении, какие статьи Трудового кодекса указывать, как работать с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и какие сроки соблюдать при сдаче отчетности.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

При внесении записей об увольнении необходимо руководствоваться следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — основной закон, регулирующий трудовые отношения.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 27-ФЗ — регулирует вопросы персонифицированного учета и сдачи отчетности в СФР.

Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки (если она ведется) и отражается в сведениях о трудовой деятельности (электронная трудовая). Запись должна быть произведена в день увольнения (последний день работы).

Основные требования к оформлению:

1. Язык: Записи вносятся на русском языке.
2. Чернила: Используются чернила (паста) черного, синего или фиолетового цвета. Запрещено использовать карандаш.
3. Сокращения: Не допускается сокращение слов (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», «п.» вместо «пункт»).
4. Порядковый номер: В графе 1 указывается номер записи по порядку в данном разделе.
5. Основание: В графе 3 дословно воспроизводится причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт ТК РФ.
6. Документ: В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении (номер и дата).

Формулировки записей: на какую статью ссылаться?

Одной из самых частых ошибок является ссылка на статью 80 ТК РФ («Расторжение трудового договора по инициативе работника»). Это ошибка!

Важно помнить: В графе 3 трудовой книжки всегда делается ссылка на статью 77 ТК РФ («Общие основания прекращения трудового договора»), так как именно она содержит перечень оснований, а статья 80 лишь описывает процедуру увольнения по собственному желанию.

Примеры правильных записей:

А. Увольнение по собственному желанию

Запись должна выглядеть так:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Б. Увольнение по соглашению сторон

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В. Увольнение в связи с истечением срока договора

«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая ознакомление с записью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность в СФР

С 2020 года для большинства работников ведутся электронные трудовые книжки. При увольнении такого сотрудника работодатель обязан не только сделать запись в бумажный аналог (если он ведется по желанию работника для старых записей), но и передать сведения в Социальный фонд России (СФР).

Порядок действий при увольнении:

• Форма отчета: Сдается форма ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).
• Разделы: Заполняется ьный лист, подраздел 1.1 раздела 1.
• Сроки: Отчет необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (согласно пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Если у работника нет бумажной трудовой книжки, по его письменному заявлению ему должны быть предоставлены сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ кадровой практики показывает типичные ошибки, которые допускают специалисты:

• Неверная ссылка на закон: Ссылка на ст. 80 вместо ст. 77 ТК РФ.
• Нарушение хронологии: Внесение записи об увольнении раньше даты приказа или позже последнего рабочего дня.
• Отсутствие подписи работника: Запись считается действительной только после того, как работник расписался в подтверждение ее правильности.
• Зачеркивания: В трудовых книжках запрещены любые зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи с указанием, какая запись является недействительной.

Выдача трудовой книжки

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (если она велась в бумажном виде) и другие документы, связанные с работой (копии приказов, справку о доходах и т.д.).

Факт выдачи трудовой книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Работник должен расписаться в этой книге и в личной карточке сотрудника (форма Т-2).

Правильное оформление записи об увольнении — это гарантия юридической чистоты кадрового делопроизводства. В 2026 году контроль за ведением трудовых книжек и своевременностью сдачи формы ЕФС-1 остается высоким. Помните: точность формулировок, соблюдение сроков подачи отчетности в СФР и внимательность к деталям (номерам статей, датам приказов) помогут избежать штрафов и жалоб со стороны бывших сотрудников.

Используйте приведенные выше образцы и правила, чтобы процесс увольнения прошел гладко для обеих сторон.