Запись об увольнении в трудовой книжке — один из самых ответственных и юридически значимых этапов завершения трудовых отношений между работником и работодателем. Неправильно оформленная запись может привести к отказу в трудоустройстве, проблемам при оформлении пенсии или даже к судебным разбирательствам. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить текст на увольнение в трудовой книжке в соответствии с действующим законодательством РФ, с учётом изменений 2022–2026 годов.
Что такое текст записи в трудовой книжке?
В контексте трудового права текст записи — это официальное, юридически значимое формулирование причины прекращения трудового договора. Он должен быть:
- точным и соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ;
- написан без сокращений, исправлений и неофициальных выражений;
- содержать ссылку на конкретную статью и пункт ТК РФ;
- согласован с приказом об увольнении и заявлением работника (если увольнение по инициативе работника).
Текст не является свободным высказыванием — это строго регламентированный юридический документ, который вносится в трудовую книжку на основании приказа работодателя и должен быть идентичен его содержанию.
Основные основания для увольнения и соответствующие тексты записей
В зависимости от причины увольнения, текст записи в трудовой книжке будет отличаться. Ниже приведены наиболее распространённые случаи с точными формулировками, утверждёнными Правилами ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225, в ред. от 2022 г.).
Увольнение по собственному желанию
Самый частый случай. Работник подаёт заявление, отрабатывает 2 недели (если иное не предусмотрено законом), затем оформляется приказ и вносится запись.
Правильный текст записи:
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: Не допускаются формулировки вроде «уволен по заявлению», «по личному желанию», «по инициативе работника» — они не соответствуют ТК РФ. Только точная ссылка на статью и пункт!
Увольнение по соглашению сторон
Обе стороны добровольно решают прекратить трудовые отношения.
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Сокращение штата или численности работников
Работодатель сокращает должность. Работник имеет право на выходное пособие и компенсации.
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Истечение срока трудового договора
Работник был принят на определённый срок (например, на время отпуска основного сотрудника).
Трудовой договор прекращён по истечении срока, на который он был заключён, пункт 2 части первой статьи 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
Прекращение трудового договора по инициативе работника в связи с нарушением работодателем трудового законодательства
Например, не выплачивают зарплату, создают небезопасные условия труда.
Уволен по инициативе работника в связи с нарушением работодателем трудового законодательства, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение за прогул или другие дисциплинарные проступки
Требуется строгое соблюдение процедуры: оформление акта, запрос объяснений, приказ.
Уволен за прогул (или: за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения и т.д.), пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: В тексте обязательно указывается конкретный проступок, а не только «по инициативе работодателя».
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 630), запись должна содержать:
- Номер записи, по порядку, начиная с 1.
- Дата увольнения — день, когда трудовой договор прекращён (не день подачи заявления, не день выдачи приказа, а последний рабочий день).
- Текст записи — строго по формулировке ТК РФ, как указано выше.
- Номер и дата приказа — по которому произошло увольнение.
Запись вносится ручкой (чёрными или синими чернилами) или электронно (в электронной трудовой книжке). Не допускаются:
- исправления, зачёркивания, закрашивания;
- сокращения (например, «ст. 77» вместо «статьи 77»);
- неполные формулировки;
- использование неофициальных терминов («ушёл сам», «сам уволился»).
Особенности заполнения для бумажной и электронной трудовой книжки
С 2022 года в России действует двойная система: бумажная и электронная трудовые книжки. Формулировки записей идентичны, но отличается способ внесения:
- Бумажная книжка: запись вносится от руки чёрными или синими чернилами, печатью и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Электронная книжка: данные вносятся в информационную систему Пенсионного фонда РФ через работодателя. Текст записи должен быть введён в строгом соответствии с шаблонами, предусмотренными в системе.
Если работник имеет право на двуязычное оформление (например, в республиках РФ с государственными языками — Татарстан, Башкортостан и др.), то запись вносится на русском языке и на государственном языке республики — оба текста имеют равную юридическую силу.
Частые ошибки при составлении текста увольнения
Даже опытные кадровики допускают ошибки. Вот самые распространённые:
- Нет ссылки на статью ТК РФ — запись «Уволен по собственному желанию» — недопустима!
- Использование несуществующих формулировок: «уволен по заявлению», «по личным обстоятельствам» — это не юридические основания.
- Неправильная дата: запись даты подачи заявления вместо даты увольнения.
- Отсутствие номера приказа — запись без указания приказа считается неполной.
- Исправления — если ошибка допущена, книжка признаётся испорченной и заменяется на новую.
Примеры правильных записей (шаблоны для скачивания)
Для удобства кадровых служб и работодателей ниже приведены готовые шаблоны записей, которые можно использовать как образец:
- Увольнение по собственному желанию: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 45 от .
- Увольнение по сокращению: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 12 от .
- Увольнение по истечению срока: Трудовой договор прекращён по истечении срока, на который он был заключён, пункт 2 части первой статьи 79 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 88 от .
Готовые шаблоны в формате Word и PDF можно найти на официальных сайтах: Пенсионный фонд РФ, КонсультантПлюс, Контур.Бухгалтерия.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если запись в трудовой книжке содержит ошибку, её нельзя исправлять — даже закрашиванием или перечёркиванием. В этом случае:
- Работодатель издаёт приказ о замене трудовой книжки.
- Выдаётся новая трудовая книжка с правильными записями.
- В старой книжке делается запись: «Трудовая книжка признана испорченной и заменена на новую».
- Все записи из старой книжки переносятся в новую с указанием даты замены.
При этом работник имеет право требовать замены книжки за счёт работодателя, если ошибка допущена по вине последнего.
Текст записи об увольнении в трудовой книжке, это не просто формальность. Это юридический документ, который:
- подтверждает законность прекращения трудовых отношений;
- влияет на право на получение пособий по безработице;
- является основанием для начисления пенсии;
- может быть использован в суде при спорах о трудовых правах.
Правильно составленный текст — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя. Не экономьте время на проверке формулировок. Используйте официальные источники, проверяйте ссылки на ТК РФ, и всегда сверяйте текст записи с приказом и заявлением.
Помните: в трудовой книжке не пишут, что хочется — пишут, что.
Если вы сомневаетесь в правильности формулировки — обратитесь к кадровому юристу или в территориальный орган трудовой инспекции. Лучше перепроверить, чем потом исправлять ошибку через суд.
Дата публикации: 21 мая 2026 года. Информация актуальна на в соответствии с действующим законодательством РФ.