Актуальность темы. С 1 января 2021 г. в России введён порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С 2026 г. большинство работодателей используют электронный документооборот (КЭДО, СКЗИ, УСЭП) и переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). Чтобы избежать правовых споров, в трудовой договор необходимо включить чёткую формулировку о применении ЭТК.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.2) – порядок введения электронного документооборота и приёма на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
• Федеральный закон «Об электронных документах» от  № 63‑ФЗ.
• Приказ Минтруда России № 1н от  «Об утверждении формы СТД‑Р (электронная трудовая книжка)».
• Приказ Минтруда России № 3н от  «Об обязательном переходе на электронный формат трудовых книжек для новых работников».
• Методические рекомендации Фонда социального страхования (ФСС) по заполнению формы ЕФС‑1.

Все эти нормативные акты требуют, чтобы сведения о трудовой деятельности фиксировались в электронном виде и чтобы работник согласился на использование ЭТК.

Зачем нужна отдельная формулировка?

Включение пункта о ЭТК в трудовой договор позволяет:

1. Подтвердить согласие работника на хранение и обработку его персональных данных в электронном виде;
2. Установить порядок выдачи, доступа и изменения сведений в ЭТК;
3. Урегулировать вопросы ответственности за ошибки в электронных записях;
4. Снизить риск судебных споров, связанных с «отсутствием» бумажной трудовой книжки.

Основные элементы формулировки

При составлении пункта о ЭТК рекомендуется включить следующие подпункты:

• Объект регулирования – сведения о трудовой деятельности, фиксируемые в электронной трудовой книжке.
• Согласие работника – подтверждение добровольного согласия на электронный формат.
• Права и обязанности сторон – кто формирует запись, кто обеспечивает доступ, сроки передачи данных в ФСС.
• Средства электронного документооборота – указание используемой системы (КЭДО, СКЗИ, УСЭП) и типа электронной подписи (КЭП, УСЭП).
• Порядок изменения и исправления записей – как вносить корректировки, кто отвечает за их достоверность.
• Ответственность за нарушение – санкции за предоставление недостоверных сведений.
• Срок действия пункта – обычно «в течение всего срока действия трудового договора».

Пример формулировки

§ X. Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сотрудник соглашается, что сведения о его трудовой деятельности (приём, перевод, изменение условий труда, увольнение и др.) будут фиксироваться в электронной трудовой книжке (форма СТД‑Р) в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронных документах», статьёй 22.2 ТК РФ и приказом Минтруда России № 1н от  г.

Работодатель обязуется:

 a) в течение одного рабочего дня с момента заключения трудового договора оформить в системе КЭДО (или иной согласованной системе электронного документооборота) запись о приёме сотрудника в электронную трудовую книжку;
 b) обеспечить сотруднику доступ к ЭТК через личный кабинет в системе «Электронный кадровый сервис» с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП);
 c) своевременно (не позднее следующего рабочего дня) передать сведения в Фонд социального страхования в форме ЕФС‑1.

Сотрудник имеет право:
 a) в любой момент просматривать сведения в своей ЭТК;
 b) требовать исправления ошибок, допущенных работодателем, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента их обнаружения.

В случае отказа сотрудника от использования ЭТК, он обязан предоставить работодателю бумажную трудовую книжку в соответствии с пунктом 2 статьи 62 ТК РФ. При этом работодатель сохраняет за собой право требовать перехода на электронный формат в течение 30 (тридцати) дней с даты уведомления.

За предоставление недостоверных сведений в ЭТК стороны несут ответственность в соответствии с ТК РФ и Гражданским кодексом РФ.

Данный пункт действует в течение всего срока действия трудового договора и сохраняет силу после его прекращения в части, касающейся сохранения и передачи сведений о трудовой деятельности.

Как правильно внедрять пункт в договор

1. Проверьте наличие согласия. При приёме на работу попросите работника подписать отдельное согласие на обработку персональных данных в электронном виде (ссылка на ФЗ‑152);
2. Укажите систему КЭДО. В договоре необходимо назвать конкретную систему (например, «Контур.КЭДО», «1С:Документооборот», «Электронный кадровый сервис»), чтобы избежать неоднозначности.
3. Определите тип подписи. Для трудового договора в электронной форме обязательна квалифицированная электронная подпись (КЭП) директора и работника.
4. Обеспечьте инструкцию. Приложите к договору инструкцию для сотрудника о том, как получить доступ к ЭТК (логин, пароль, порядок восстановления доступа).
5. Проведите обучение кадровикам. Ошибки в заполнении формы ЕФС‑1 являются частой причиной штрафов ФСС.
6. Контролируйте сроки. Запись в ЭТК и передача данных в ФСС должны быть выполнены в течение одного рабочего дня после соответствующего кадрового события.

Частые ошибки и как их избежать

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовьте шаблон трудового договора с пунктом «Электронная трудовая книжка».
2. Обеспечьте наличие у директора квалифицированной электронной подписи (КЭП).
3. При приёме нового сотрудника:
   • Получите от него согласие на обработку персональных данных.
   • Подпишите договор в электронном виде (КЭП обеих сторон).
   • В системе КЭДО создайте запись о приёме и сформируйте форму СТД‑Р.
   • Отправьте сведения в ФСС через форму ЕФС‑1.
4. При любом кадровом событии (перевод, изменение условий, увольнение) повторяйте процесс: запись в ЭТК → уведомление сотрудника → передача в ФСС.
5. Храните электронные копии всех договоров и согласий в архиве КЭДО не менее 5 лет.

Включение в трудовой договор чёткой и юридически выверенной формулировки об электронной трудовой книжке – обязательный шаг для любого работодателя, использующего электронный документооборот в 2026 году. Правильно составленный пункт защищает интересы обеих сторон, упрощает процесс кадрового учёта и позволяет избежать штрафов со стороны ФСС и контролирующих органов.

Рекомендация: перед подписанием договора проконсультируйтесь с юристом, специализирующимся на трудовом праве и электронных документах, чтобы убедиться, что все ссылки на нормативные акты актуальны на момент заключения договора.

Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант.ру, официальные приказы Минтруда, материалы ФСС) и актуальна на 21 мая 2026 г.