Трудовая книжка (ТК) — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Приём на работу, когда он оформлен как временный (по срочному трудовому договору, на замену, в рамках проекта и т.п.), имеет свои особенности в оформлении записи в ТК. В статье подробно рассмотрены:

• правовые основы (приказ Минтруда РФ № 320н от );
• когда запись о времённом приёме обязательна, а когда — необязательно;
• пошаговая инструкция заполнения;
• образцы записей и типичные ошибки.

Правовая база

Согласно Приказу Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», в ТК вносятся записи о:

1. приёме на работу;
2. переводе на другую постоянную работу;
3. повышении квалификации, награждениях, увольнении и др.

Важный момент: запись о временном приёме в ТК не вносится, если работник трудится по срочному договору без последующего постоянного перевода. Однако если в дальнейшем происходит перевод в постоянную должность, запись о временном периоде фиксируется в графе 4 (дата и номер приказа/распоряжения, на основании которого был временный перевод).

Когда запись обязательна?

Запись в ТК делается в следующих случаях:

• приём на работу по постоянному трудовому договору;
• перевод с временного места работы на постоянную должность (в этом случае в графе 4 указываются дата и номер приказа о переводе);
• приём на работу по срочному договору с указанием, что в дальнейшем будет постоянный перевод (в этом случае в ТК фиксируется и начальная дата, и номер приказа о переводе).

Если же трудовой договор полностью срочный и не планируется постоянный перевод, запись в ТК не делается (см. инструкцию 2026 г., «Заполнение трудовых книжек в 2026 году»).

Пошаговая инструкция заполнения записи о приёме (временный период)

Шаг 1. Подготовка документов

Для оформления записи понадобится:

• договор (срочный или проектный);
• приказ/распоряжение работодателя о приёме (номер, дата);
• паспорт или временное удостоверение личности работника (для проверки ФИО и даты рождения).

Шаг 2. Открытие трудовой книжки

Запись вносится в вкладку «Записи о приёме на работу» (обычно первая страница после ьного листа). Если в ТК уже есть записи, ищем следующую свободную строку.

Шаг 3. Заполнение полей

Согласно образцу, используем следующую схему:

Дата приёма (дд.мм.гггг) – указывается дата начала работы.
Наименование организации, её ИНН и ОКПО.
Должность (полное название) и код ОКДП (при наличии).
Дата и номер приказа (или распоряжения), на основании которого работник принят.
Срок действия договора (если срочный) – указывается в скобках.
 

Пример записи (временный приём без последующего постоянного перевода):

– ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 – заместитель инженера‑технолога. Приказ № 12/2026 от .

Если позже будет постоянный перевод, в графе 4 добавляем вторую запись:

– перевод на постоянную должность инженер‑технолог. Приказ № 45/2026 от .

Шаг 4. Подпись и печать

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. При этом важно:

• писать чернилами (чёрными или синими);
• использовать печатные (не курсивные) буквы;
• не использовать исправительные ленты – в случае ошибки запись делается заново в следующей строке;

Шаг 5. Регистрация в электронных системах

С 2024 г. большинство работодателей обязаны вносить данные о приёме в Госуслуги (СЗВ‑ТД). Это не заменяет запись в бумажной ТК, но служит резервной копией.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о временном приёме, если работник уже имеет ТК?

Да, если планируется дальнейший постоянный перевод. В противном случае запись не делается.

Как оформить запись, если работник пришёл на замену в отпуск другого сотрудника?

Оформляется как временный приём с указанием срока (например, «на период с по »). В графе 4 указывается приказ о временном замещении.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2026 г. в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Процедура заполнения аналогична бумажной, но запись делается в системе «Электронный трудовой документ» (ЭТД). При этом обязательна подпись руководителя в электронном виде.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа. Записывайте номер и дату приказа в графе 4 – без этого запись считается неполной.
• Неправильный формат даты. Используйте дд.мм.гггг (например, ).
• Запись в неправильный раздел. Приём фиксируется в первой вкладке, а перевод — во второй (если перевод на постоянную должность).
• Использование исправительных лент. При ошибке запись делается в следующей строке, а старую помечают «Ошибка» и ставят подпись.
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.

Образцы заполнения

Временный приём без последующего постоянного перевода

Запись в ТК:

 – ОАО «СтройИнвест», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321 – рабочий строитель. Приказ № 27/2026 от .
(срок действия договора: ‑)
 

Временный приём с последующим постоянным переводом

Первая запись (временный приём):

 – ЗАО «Альфа‑Тех», ИНН 7701122334, ОКПО 11223344 – инженер‑испытатель (временно). Приказ № 10/2026 от .
(срок действия договора: ‑)
 

Вторая запись (постоянный перевод):

 – перевод на должность инженер‑испытатель. Приказ № 45/2026 от .
 

Заполнение трудовой книжки при временном приёме — это процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Основные правила таковы:

1. Запись в ТК делается только при приёме на постоянную работу или при последующем постоянном переводе.
2. Для временного приёма без дальнейшего перевода запись не вносится, но документируется в приказе и в СЗВ‑ТД.
3. Все данные (дата, номер приказа, должность, срок договора) должны быть указаны чётко и без ошибок.
4. Не забывайте о подписи руководителя и печати организации.

Соблюдая эти рекомендации, вы избежите проблем при проверках инспекций и сохраните корректную трудовую историю работника.

Дата актуализации статьи: . Информация собрана из официальных источников (Приказ Минтруда РФ № 320н, КонсультантПлюс, административные рекомендации регионов) и практических рекомендаций специалистов по кадровому делу.