Внесение записи о благодарности в трудовую книжку — это важный этап в карьере любого сотрудника. Однако‚ опираясь на действующее законодательство Российской Федерации (в частности‚ Трудовой кодекс РФ и Правила ведения трудовых книжек)‚ необходимо сразу внести ясность: с 2023 года благодарность в трудовую книжку больше не вносится.

Если вы читаете эту статью в мае 2026 года‚ данное правило остается неизменным. Давайте разберем подробно‚ почему так произошло‚ как теперь фиксируются достижения сотрудников и что делать с уже имеющимися записями.

Почему благодарность больше не пишут в трудовую книжку?

Ключевым моментом стало изменение законодательства‚ которое разделило понятия «трудовая книжка» и «кадровый документооборот».

• Трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ который фиксирует только факты трудовой деятельности: прием на работу‚ переводы‚ увольнения и награждение государственными наградами.
• Благодарность‚ объявленная работодателем — это мера внутреннего стимулирования. Она не является государственной наградой и не влияет на пенсионные права или стаж в том смысле‚ в котором это трактует закон.

Согласно актуальной редакции статьи 66 ТК РФ и Приказа Минтруда России № 320н‚ в трудовую книжку вносятся сведения только о награждении государственными наградами. Локальные поощрения (грамоты‚ благодарности‚ премии от имени компании) в этот документ не попадают.

Что считается государственной наградой?

Запись вносится только в случае получения сотрудником:

1. Орденов и медалей РФ;
2. Почетных званий РФ;
3. Нагрудных знаков к почетным званиям;
4. Грамот и благодарностей Президента РФ или Правительства РФ (в некоторых случаях‚ если они приравнены к госнаградам соответствующим указом).

Обычная фраза «Объявить благодарность Иванову И;И. за отличную работу»‚ зафиксированная в приказе по организации‚ не является основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Где теперь фиксируется благодарность?

Хотя в трудовую книжку (бумажную или электронную) запись не вносится‚ это не значит‚ что достижение сотрудника игнорируется. Существует несколько официальных способов зафиксировать успех:

Личное дело сотрудника

Копия приказа о поощрении или выписка из него подшивается в личное дело работника. Это основной документ‚ который будет изучаться при внутренних повышениях или проверках.

Характеристика и рекомендательные письма

При увольнении или переходе на новую должность все благодарности обязательно указываются в:

• Характеристике с места работы;
• Рекомендательном письме;
• Служебной записке при рассмотрении кандидатуры на повышение.

Портфолио сотрудника

Сотрудник имеет полное право хранить копии приказов о благодарности и грамоты в своем личном портфолио‚ чтобы предъявлять их будущим работодателям как доказательство профессионализма.

Что делать‚ если работодатель настаивает на записи?

Иногда руководители старой закалки могут требовать внести запись о благодарности в трудовую книжку‚ считая это правильной практикой. Важно знать:

Такая запись будет считаться ошибочной.

Если кадровик внесет запись о локальной благодарности в трудовую книжку:

1. Это нарушит требования законодательства РФ;
2. Запись могут признать недействительной при проверке ГИТ (Государственной инспекцией труда);
3. В будущем это может создать проблемы при оформлении пенсии‚ так как Пенсионный фонд (СФР) может потребовать убрать лишние записи.

В случае ошибки запись не зачеркивают‚ а признают недействительной путем издания нового приказа и внесения корректирующей записи со ссылкой на то‚ что предыдущая внесена ошибочно.

Электронная трудовая книжка: есть ли нюансы?

В 2026 году большинство работников уже перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Правила для них еще строже:

• Технически система СФР (Социального фонда России) может просто не пропустить код события‚ соответствующий «локальной благодарности».
• В ЭТК вносятся только те сведения‚ которые разрешены федеральным законом.

Поэтому вопрос «как записать благодарность в электронную трудовую» имеет один ответ: никак‚ если это не государственная награда.

Резюме

✅ Можно: Издавать приказы о благодарности‚ вручать грамоты‚ выплачивать премии‚ вносить информацию о достижениях в личное дело и выдавать рекомендации.
❌ Нельзя: Вносить записи о локальных благодарностях (от имени директора или компании) в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки.

Помните‚ что отсутствие записи в трудовой книжке не уменьшает ценности вашей работы. Реальным подтверждением вашего профессионализма остаются результаты труда‚ которые всегда можно подтвердить копией приказа или рекомендацией от руководителя.

Информация актуальна на май 2026 года и основана на законодательстве РФ.