В трудовой книжке фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, перевода, увольнения, а также причины увольнения и основания для них. Иногда, по ошибке или в результате недоразумения, в документ попадает неверная запись об увольнении. В таком случае она становится недействительной и должна быть признана таковой в соответствии с законодательством РФ.
Что такое недействительная запись?
Недействительная запись – это запись, которая была внесена в трудовую книжку по ошибке, с неверными датами, причинами или основаниями, либо в результате нарушения порядка ведения документа. Согласно порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 320н), такие записи не могут быть зачеркиты, а вместо этого признаются недействительными.
Когда запись считается недействительной?
- Неверные даты: дата приёма, перевода, увольнения.
- Неверная причина увольнения (например, указана причина, которой не было).
- Неверный приказ: номер, дата, содержание.
- Неверный порядок: запись внесена в неправильный раздел.
- Отсутствие подтверждающих документов (например, приказ об увольнении не существует).
Как признать запись об увольнении недействительной?
Процедура признания недействительной записи состоит из нескольких шагов, которые необходимо выполнить в строгом соответствии с Порядком.
Подготовка документов
- Письменное заявление работника о признании записи недействительной.
- Копия приказа об увольнении (если он был).
- Документ, подтверждающий ошибку (например, служебная записка, переписка).
- Справка о фактическом увольнении (если работник уже ушёл).
Внесение исправления в трудовую книжку
В разделе Сведения о работе в трудовой книжке необходимо внести новую запись, которая будет признанием записи недействительной. Формат записи:
- Порядковый номер – следующий после последнего.
- Дата внесения – текущая дата.
- Запись – «Запись № номер недействительна».
- В графе 4 указать реквизиты документа, на основании которого признана запись недействительной (номер приказа, дата, содержание).
После признания записи недействительной в том же разделе необходимо внести корректную запись об увольнении (или о фактическом увольнении), если это необходимо.
Выдача дубликата трудовой книжки
Согласно разъяснениям Минтруда, после признания записи недействительной и внесения корректной записи, работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки с исправленными сведениями. Это подтверждает, что в оригинале все ошибки устранены.
Пример оформления записи о признании недействительной
Ниже приведён образец записи, который можно использовать в трудовой книжке:
№ 12Дата внесения: Запись № 10 недействительна На основании приказа № 123 от
После такой записи в том же разделе следует добавить новую корректную запись об увольнении, если это необходимо.
Что делать, если запись об увольнении не была признана недействительной?
Если работодатель не признал запись недействительной, работнику следует:
- Подать письменное заявление в отдел кадров с просьбой признать запись недействительной.
- Обратиться в трудовую инспекцию (Трудовой надзор) с заявлением о проверке и исправлении трудовой книжки.
- При необходимости – обратиться в суд с иском о признании записи недействительной и требованием о выдаче дубликата.
Как избежать ошибок при внесении записей в трудовую книжку?
- Проверка всех данных перед внесением: даты, номера приказов, причины.
- Хранение копий всех документов, подтверждающих запись.
- Обучение кадровиков требованиям Порядка.
- Регулярный аудит трудовых книжек в компании.
Запись об увольнении в трудовой книжке может стать недействительной только при наличии ошибок, подтверждённых документально. В таком случае работодатель обязан признать запись недействительной, внести корректную запись и выдать дубликат. Соблюдение всех процедур гарантирует законность и достоверность трудовой книжки, а также защиту прав работника.
Для более подробной информации можно обратиться к официальным разъяснениям Минтруда РФ и к специализированным сервисам, таким как 1С и КонсультантПлюс.