В данной статье подробно рассмотрены требования к оформлению подписи лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (ТК). Информация основана на действующей Инструкции по ведению трудовых книжек (п. 2.2) и типовой практике кадровых служб.

Нормативная база

• Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № … от …)
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек)
• Федеральный закон «О персональных данных» (при обработке сведений из ТК)
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровой работе, приказ о назначении ответственного лица)

Кто может быть ответственным лицом?

Ответственным за выдачу трудовых книжек может быть:

1. Сотрудник кадровой службы (кадровик, специалист по работе с персоналом);
2. Руководитель структурного подразделения, если в организации нет отдельного кадрового отдела;
3. Другое уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

Важно, чтобы лицо имело соответствующую квалификацию и было ознакомлено с требованиями Инструкции по ведению трудовых книжек.

Порядок подписи ьного листа трудовой книжки

Согласно п. 2.2 Инструкции:

• Лицо, ответственное за выдачу ТК, подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки;
• После подписи ставится печать организации (печать кадровой службы) – при наличии такой печати;
• Подпись делается черной или синей пастой, разборчиво, без сокращений, которые могут затруднить идентификацию;
• В случае отсутствия печати организации допускается подпись только ответственного лица, но в этом случае рекомендуется дополнительно указать его должность и ФИО печатным шрифтом.

Как правильно оформить подпись

Пример оформления подписи на ьном листе:

_________________________Иванов Иван Иванович
Должность: специалист отдела кадров
Подпись _________________
Дата «___» __________ 20__ г.

В данном блоке:

• ФИО полностью;
• Должность (как указано в штатном расписании);
• Подпись от руки;
• Дата подписания (день, месяц, год).

Образец приказа о назначении ответственного лица

Ниже представлен типовой бланк приказа, который можно адаптировать под конкретную организацию.

ПРИКАЗ
№ ___ от «___» __________ 20__ г.

О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек и для обеспечения правильного ведения и хранения трудовых книжек работников:
Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек:
Иванова Ивана Ивановича, специалиста отдела кадров.

Возложить на указанного сотрудника следующие обязанности:

прием и выдача трудовых книжек работникам;
заполнение ьного листа и внесение записей в трудовую книжку;
контроль за правильностью оформления подписей и печатей;
хранение трудовых книжек в условиях, обеспечивающих их сохранность;
ведение журнала учета выдачи и приема трудовых книжек.


Определить, что подпись ответственного лица ставится на первой странице (ьном листе) каждой выдаваемой трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) – при наличии печати.

Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания.

Директор ______________/Петров П.П./
М.П.

Частые вопросы и типичные ошибки

Вопрос 1. Нужно ли ставить две подписи (работника и ответственного лица)?

Да. На ьном листе трудовой книжки сначала ставится подпись работника (при первом заполнении), затем – подпись ответственного лица. После этого ставится печать организации.

Вопрос 2. Можно ли использовать электронную подпись?

На момент 2026 г. законодательство допускает ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Для ЭТК подпись ответственного лица оформляется электронной подписью (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». При выдаче бумажного дубликата ЭТК подпись ставится вручную, как описано выше.

Вопрос 3. Что делать, если у организации нет печати?

В отсутствии печати организации подпись ответственного лица считается достаточной, однако рекомендуется дополнительно указать его должность и ФИО печатным шрифтом рядом с подписью, а также зафиксировать факт отсутствия печати в локальном нормативном акте (например, в положении о кадровой работе).

Правильное оформление подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, является важным элементом соблюдения трудового законодательства и обеспечения юридической значимости документа. Следуя пункту 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек, оформляя подпись в соответствии с установленными требованиями и издавая соответствующий приказ, организация минимизирует риски споров с работниками и контролирующими органами.

Соблюдение данных правил гарантирует, что трудовые книжки будут вестись корректно, а подписи будут иметь четкую юридическую силу.