Важно! В 2026 году требования к заверению копий трудовых книжек остаются строгими и регламентируются действующим законодательством․ Неправильное оформление может привести к отказу в принятии документа официальными органами․
⚠️ Основное правило: Работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные копии трудовых книжек (ст․ 62 ТК РФ, письмо Роструда от ПГ/9518-6-1)․
Кто имеет право заверить копию трудовой книжки?
Согласно действующим нормам, заверение копии трудовой книжки может осуществлять:
- Руководитель организации — генеральный директор, директор, иное уполномоченное лицо;
- Ответственный сотрудник — специалист отдела кадров, бухгалтерии или иного подразделения, на которое возложены соответствующие полномочия;
- Иное уполномоченное лицо, имеющее право подписи от имени организации (например, заместитель директора, секретарь при наличии доверенности)․
Внимание! Заверение копии трудовой книжки лицом, не имеющим соответствующих полномочий, является нарушением и может повлечь за собой административную ответственность․
Как правильно сделать копию трудовой книжки?
Подготовка копии
При копировании трудовой книжки необходимо:
- Скопировать все заполненные страницы, включая оборотные стороны;
- Обеспечить четкое и полное воспроизведение текста — никакие записи не должны быть пропущены или искажены;
- Если копия предоставляется в прошитом виде, то на обороте последней страницы должна быть проставлена отметка с указанием количества листов и подпись ответственного лица;
- При необходимости приложить пояснительную записку, если в оригинале есть помарки или исправления, которые не видны на копии․
Оформление копии
На каждой странице копии (или на последней странице) проставляются следующие отметки:
Надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год»
Отметка о заверении: «Копия верна»
Данные ответственного лица: должность, подпись, расшифровка подписи
Дата заверения (число, месяц, год)
Печать организации (при наличии), должна частично заходить на копию и на подпись
Пример оформления на последней странице:
Работает по настоящее время
Верно
Специалист отдела кадров _______________ /Иванова И․И․/
(М․П․)
Особенности заверения для разных целей
- Для предоставления в другую организацию:
- Заверяются все страницы с записями;
- На последней странице указывается «Работает по настоящее время» (если сотрудник продолжает работать);
- Может потребоваться приложение оригинала или нотариально заверенной копии (зависит от требований принимающей стороны)․
- Для предоставления в государственные органы (ПФР, ФНС и др․):
- Требуется нотариально заверенная копия или оригинал трудовой книжки;
- Копия, заверенная работодателем, может быть принята только в случае прямого указания в законе или подзаконном акте;
- Рекомендуется уточнять требования органа, в который предоставляется документ․
- Для судебных органов:
- Может потребоваться нотариальное заверение или представление оригинала;
- Копия, заверенная работодателем, может быть использована только при согласии суда․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если оригинал трудовой книжки утерян, работодатель обязан:
- Выдать дубликат трудовой книжки (ст․ 66 ТК РФ);
- При оформлении дубликата все записи должны быть восстановлены на основании имеющихся документов (приказы, трудовые договоры, справки и др․);
- Дубликат выдается бесплатно и заверяется в установленном порядке․
Важно! Работодатель не вправе требовать от работника возмещения расходов на изготовление копии или дубликата трудовой книжки․
Ответственность за неправильное заверение
Несоблюдение требований к заверению копий трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность для должностных лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Отказ в принятии документа официальными органами;
- Иски со стороны работника о возмещении ущерба, причиненного неправомерным отказом в выдаче копии;
- Проблемы при трудоустройстве, если копия не будет принята новым работодателем․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заверить копию трудовой книжки электронной подписью?
Согласно действующему законодательству, электронная подпись не заменяет традиционное заверение копии трудовой книжки․ Заверение должно быть выполнено на бумажном носителе с проставлением подписи и печати (при наличии)․
Нужно ли заверять пустые страницы трудовой книжки?
Да, если копия предоставляется в прошитом виде․ На каждой странице (в т․ч․ пустой) должна быть проставлена отметка «Копия верна» или аналогичная․
Можно ли заверить копию трудовой книжки задним числом?
Нет․ Дата заверения должна соответствовать дате фактического изготовления копии․ Задним числом заверять копии запрещено․
Что делать, если работодатель отказывается выдать заверенную копию?
В этом случае работник вправе:
- Направить письменное заявление на имя руководителя организации;
- Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру;
- Инициировать судебное разбирательство;
- Потребовать возмещения морального вреда (ст․ 237 ТК РФ)․
Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления в (указать орган или организацию)․
Подпись: _______________
Заверение копии трудовой книжки — это не просто формальность, а важная процедура, обеспечивающая права работника и требования законодательства․ В 2026 году основные требования остаются прежними:
- Копия должна быть полной и точной;
- Заверение должно быть выполнено уполномоченным лицом;
- На копии должны быть проставлены подпись, расшифровка, дата и печать;
- Заверенная копия предоставляется бесплатно․
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении государственных услуг․