Ответ актуален на 22 мая 2026 года. В статье рассматриваются требования законодательства РФ к выдаче трудовой книжки (бумажной и электронной) при приёме на работу, порядок оформления, сроки и права работников.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 62, 67, 68.
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в части электронных трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № ТК-1/2024 «Об утверждении порядка ведения и выдачи электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № ТК-2/2025 «Об организации выдачи бумажных трудовых книжек».

Общий принцип: кто и когда обязан выдать трудовую книжку

Приём на работу впервые (у работника нет трудовой книжки)

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – в 2025‑2026 гг. для всех новых сотрудников автоматически открывается в системе «Единый портал государственных услуг» (Госуслуги). Работодатель получает доступ к ЭТК в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
2. Бумажная трудовая книжка – может быть выдана только по письменному заявлению работника. Если работник требует бумажный вариант, работодатель обязан оформить её в течение 5 календарных дней с момента получения заявления.

При переводе, восстановлении или повторном трудоустройстве

Если у работника уже есть закрытая трудовая книжка (бумажная или электронная), при переводе внутри организации или при повторном приёме на работу:

• ЭТК – запись о переводе вносится в существующую электронную книжку в течение 5 дней после подписания приказа о переводе.
• Бумажная книжка – закрывающая запись делается в прежней книжке, а новая (если требуется) выдаётся в течение 5 дней после подачи заявления.

Приём на работу в организации, где используется только бумажный вариант

Если работодатель не подключён к системе ЭТК, он обязан выдать бумажную трудовую книжку (или её вкладыш) в течение 5 календарных дней после подписания трудового договора.

Пошаговый порядок выдачи трудовой книжки

Оформление электронного варианта

1. Работник подписывает трудовой договор (бумажный или электронный).
2. Работодатель через Госуслуги отправляет запрос на создание ЭТК.
3. Система автоматически генерирует электронную запись о приёме на работу и привязывает её к ПИН‑коду работника.
4. Работник получает уведомление и может просмотреть запись в личном кабинете.
5. При необходимости работодатель может загрузить скан‑копию приказа о приёме (для подтверждения в ПФР).

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Работник подаёт письменное заявление «О выдаче (замене) трудовой книжки». Заявление может быть подано лично, по почте или через электронную почту.
2. Работодатель проверяет наличие закрывающих записей в предыдущей книжке (если она есть).
3. В течение 5 дней оформляется новая книжка: заполняются реквизиты (ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, место жительства) и делается первая запись о приёме.
4. Книжка передаётся работнику под подпись обеих сторон (подтверждается подписью в журнале учёта трудовых книжек).

Что делать, если срок выдачи просрочен

• Работник имеет право подать жалобу в Трудовую инспекцию по месту работы.
• Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 5 000 рублей за каждый случай просрочки).
• В случае системных нарушений (повторные просрочки) – возможна блокировка лицензии организации.

Электронная vs бумажная трудовая книжка: плюсы и минусы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель выдавать трудовую книжку, если я уже имею электронную?

Нет. По закону работодатель обязан вести запись в ЭТК. Выдача бумажного варианта возможна только по вашему письменному заявлению.

Сколько дней у меня есть, чтобы получить выписку из ЭТК?

Работодатель может запросить выписку в любой момент. Вы, как работник, можете скачать выписку из личного кабинета на Госуслугах в течение одного рабочего дня после её формирования.

Можно ли использовать ЭТК при оформлении льгот (например, пенсионных) и надбавок?

Да. Электронные записи признаются в ПФР, ФСС и других государственных органах. Однако рекомендуется сохранять копии приказов о награждениях (бумажные), так как они могут потребоваться при подтверждении отдельных льгот.

Что делать, если в моей бумажной книжке нет закрывающей записи от предыдущего работодателя?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан запросить у вас закрывающую запись. Если её нет, вы можете потребовать у бывшего работодателя оформить её в течение 10 дней. При отказе – обращайтесь в Трудовую инспекцию.

Могу ли я отказаться от ЭТК и потребовать только бумажную?

Да, но только после подачи письменного заявления. Работодатель обязан оформить бумажную книжку в течение 5 дней. При этом запись о приёме будет продублирована в ЭТК, если организация подключена к системе.

Практические рекомендации для работников

• При первом трудоустройстве сразу проверьте, открыта ли вам электронная трудовая книжка в личном кабинете Госуслуг.
• Если вам нужна бумажная копия – подготовьте заявление заранее (шаблон можно взять на сайте Госуслуг).
• Сохраняйте копии всех приказов о приёме, переводе, повышении и награждении – они могут понадобиться при оформлении льгот.
• Регулярно проверяйте актуальность записей в ЭТК (раз в полгода) и сообщайте работодателю о возможных ошибках.

Согласно действующему законодательству РФ, трудовая книжка (в любой форме) должна быть выдана работнику в течение пяти календарных дней после подписания трудового договора, если речь идёт о бумажном варианте, и в течение трёх рабочих дней – о её электронном оформлении. Работодатель обязан вести записи в системе ЭТК, а работник имеет право запросить бумажный документ по письменному заявлению. Соблюдение этих сроков гарантирует законность трудовых отношений и упрощает процесс получения социальных льгот.

Дата публикации:  г.