Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При необходимости предъявить её копию (например‚ в банк‚ при оформлении ипотеки‚ при получении государственных услуг) работодатель обязан выдать заверенную копию‚ то есть документ‚ достоверность которого официально подтверждена организацией.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это не просто ксерокопия оригинала‚ а документ‚ на каждой странице которого проставлена надпись «Копия верна» (или «Верно»)‚ подпись уполномоченного лица и печать организации. Такое оформление гарантирует‚ что содержание копии полностью соответствует оригиналу и не содержит изменений.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 62 – право работника получить заверенную копию трудовой книжки бесплатно в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – правила оформления и заверения копий документов‚ включая трудовые книжки.
• Указ Президента РФ № 9779‑X (унифицированные Правила Госстандарта) – требования к печати‚ подписи и надписи на каждой странице копии.
• ФЗ «О персональных данных» – запрет на передачу копии без согласия сотрудника‚ кроме случаев‚ предусмотренных законом.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия требуется в следующих ситуациях:

1. Получение кредита‚ ипотеки или другого банковского продукта.
2. Оформление пособий‚ субсидий‚ материнского капитала.
3. Подача документов в государственные органы (МФЦ‚ налоговая‚ пенсионный фонд).
4. Устройство на новую работу‚ если требуется подтверждение стажа.
5. Судебные разбирательства‚ связанные с трудовыми спорами.
6. Оформление загранпаспорта или визы (в некоторых консульствах).

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Процедура заверения включает несколько обязательных шагов:

1. Получение заявления от сотрудника (можно в свободной форме‚ но лучше указать ФИО‚ должность‚ цель запроса и дату).
2. Копирование всех листов трудовой книжки‚ содержащих записи. Пустые листы заверять не требуется.
3. Нанесение заверяющей надписи на каждой странице: «Копия верна» (или «Верно»).
4. Подпись уполномоченного лица – руководителя организации‚ его заместителя‚ уполномоченного по кадрам или бухгалтера‚ если в организации нет кадровой службы.
5. Постановка печати организации (круглая печать с наименованием юридического лица).
6. Дата заверения – указывается рядом с подписью (день‚ месяц‚ год).

Пример оформления одной страницы:

Копия верна
_____________________ (подпись)
И.И. Иванов
Генеральный директор
ООО «Пример»
М.П.

Срок действия заверенной копии

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике‚ заверенная копия трудовой книжки считается действительной в течение одного месяца с даты её оформления. По истечении этого срока организация может потребовать новую копию‚ если оригинал трудовой книжки претерпел изменения (например‚ добавлена новая запись о переводе или увольнении).

Важно: если сотрудник продолжает работать в той же организации и в трудовой книжке за месяц не было внесено никаких записей‚ копия‚ выданная ранее‚ остаётся действительной для тех же целей‚ для которых она была предоставлена.

Особенности заверения электронной трудовой книжки

С 2021 года в России ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК). Заверенная копия ЭТК оформляется аналогично бумажной:

• Сотрудник подаёт запрос в личном кабинете на портале «Госуслуги» или непосредственно работодателю.
• Работодатель выгружает из системы ЭТК все записи за требуемый период и формирует PDF‑файл.
• На каждой странице PDF ставится электронная подпись уполномоченного лица и электронная печать организации (ЭЦП).
• Дата заверения указывается в метаданных файла и визуально на первой странице.

Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажной заверенной копией и принимается всеми государственными и коммерческими организациями.

Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки

• Отсутствие надписи «Копия верна» на некоторых листах – делает копию недействительной.
• Подпись неуполномоченного лица (например‚ обычного бухгалтера без соответствующего доверенного права) – может быть оспорена.
• Отсутствие печати или использование несоответствующей штамповой печати.
• Заверение пустых листов – не требуется и может вызвать недоразумения.
• Нарушение срока выдачи (более трёх рабочих дней) – нарушение ст. 62 ТК РФ.
• Использование устаревших ГОСТов (например‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2016 вместо актуального 2025 года) – может привести к отказу в принятии документа.

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно скачать и адаптировать под свою организацию. Обратите внимание‚ что все обязательные элементы (надпись‚ подпись‚ печать‚ дата) должны присутствовать на каждой странице.

Права и обязанности сторон

Заверенная копия трудовой книжки‚ выданная работодателем‚ остаётся актуальным и юридически значимым документом при условии соблюдения установленного порядка оформления и соблюдения срока её действия (один месяц). Знание нормативных основ‚ правил заверения и типичных ошибок позволит как сотрудникам‚ так и кадровикам избежать отказа в приёме документа со стороны банков‚ государственных учреждений и других организаций.

Если у вас остались вопросы по оформлению заверенной копии трудовой книжки в 2026 году‚ рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться официальными разъяснениями Минтруда России.