Вопрос о том, требуется ли вносить запись в трудовую книжку при заключении трудового договора, часто возникает у работодателей и сотрудников, особенно когда речь идёт о гражданско‑правовых договорах (ГПХ, ДКПП и т.п.). Ниже – подробный разбор правовых норм, практик и рекомендаций.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно ТК РФ Статья 66, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выполняемой работе;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении;
- основаниях прекращения трудового договора;
- наградных выплатах.
Ключевой момент – в трудовые книжки вносятся только сведения о работе по трудовому договору. Записи о работе по гражданско‑правовому договору (ГПХ) в книжку не вносятся.
Что считается «трудовым договором»?
Трудовым договором называется трудоустройство по ТК РФ, то есть договор, в котором работник выполняет трудовые функции в рамках установленного трудового права. Договоры гражданско‑правового характера (например, договоры подряда, услуг) не являются трудовыми и, соответственно, не требуют записи в трудовой книжке.
Как оформлять запись при приёме на работу по трудовому договору
При приёме сотрудника на работу в течение 5 дней необходимо оформить запись в трудовой книжке. Пример оформления (по образцу 2026 года):
- Заполняются реквизиты сотрудника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Указывается место и дата приёма на работу.
- В графе «Причина прекращения» (если уже известна) вносится соответствующая отметка.
- Подпись лица, оформившего запись, и его должность.
Образцы заполнения можно посмотреть в журнале «Актион Кадры и HR» и на официальных ресурсах (Минтруд, КонсультантПлюс);
Что делать, если сотрудник работает по договору ГПХ
Если работник оформлен по договору выполнения работ (ГПХ), то:
- В его трудовую книжку не вносятся сведения о работе по такому договору.
- Записи о такой деятельности фиксируются в иных документах (например, в договорных актах или отчётах о выполненных работах).
- При переходе с ГПХ на трудовой договор (или наоборот) в книжку вносятся только те сведения, которые соответствуют Трудовому кодексу.
Практические рекомендации работодателям
Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этим простым правилам:
- Проверяйте тип договора перед оформлением записи в трудовой книжке.
- Если договор трудовой, сразу вносите сведения о приёме, должности, условии работы.
- Если договор гражданско‑правовой, не делайте записи в книжке, но храните копию договора в кадровом деле.
- При увольнении оформляйте запись в графе «Причина прекращения» в соответствии с ТК РФ.
- Для оформления дубликата или исправления ошибок используйте образцы из КонсультантПлюс и Пенсионный фонд.
Можно ли работать без трудовой книжки в 2026 году?
Согласно современной практике, работа без официального оформления в трудовой книжке возможна только в исключительных случаях (например, при работе по совместительству, временному труду или при отсутствии возможности оформить книжку). Однако такие случаи регулируются особыми нормами, и в большинстве ситуаций запись в книжке обязательна.
Для более детального ознакомления с примерами заполнения и актуальными нормативными актами рекомендуем использовать сервисы Моё дело, Контур и официальные ресурсы Министерства труда.