В современных условиях трудовых отношений важно понимать, как взаимодействуют три ключевых документа: трудовой договор, трудовая книжка (в т.ч. электронная) и личная карточка работника. Их правильное оформление и ведение позволяют соблюдать законодательство, минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта.
Трудовой договор: основа трудовых отношений
Трудовой договор (ТД) – это письменное соглашение между работодателем и работником, в котором фиксируются:
- должность, место работы и режим труда;
- размер и порядок выплаты заработной платы;
- условия труда, охраны труда и социальные гарантии;
- срок действия договора (бессрочный или на определённый период);
- права и обязанности сторон.
Согласно данным Роструда за 2024 год, выявлено более 829,4 тыс. граждан, находящихся в неформальных трудовых отношениях (без трудового договора или лицензии). Это подчеркивает необходимость строгого контроля за оформлением ТД уже на этапе приёма на работу.
Важно помнить, что:
- ТД должен быть заключён в письменной форме и подписан обеими сторонами не позднее первого рабочего дня;
- При изменении условий труда (например, перевод на другую должность) оформляется дополнительное соглашение к ТД;
- В случае расторжения договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или электронную выписку) и расчёт за все отработанные дни.
Трудовая книжка: бумажная и электронная
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё вносятся записи о:
- приёме на работу;
- переводах (внутри организации или между организациями);
- увольнениях (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
- награждениях и дисциплинарных взысканиях, если они связаны с трудовой деятельностью.
ТК необходима для подтверждения стажа при назначении пенсии, получения социальных выплат и при трудоустройстве в новую организацию.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года в России при приёме на работу впервые оформляется только электронная трудовая книжка. ЭТК ведётся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
- Мгновенный доступ к информации о трудовой истории;
- Упрощённая передача данных между работодателями и ПФР;
- Снижение административной нагрузки на кадровую службу.
Однако в некоторых ситуациях (например, при работе у иностранного работодателя или при отсутствии доступа к интернету) допускается ведение бумажной ТК параллельно с электронной.
Как настроить учёт трудовых функций и кодов ОКЗ в 1С:ЗУП для ЭТК
Программа 1С:ЗУП любит работать со справочниками и классификаторами. Для корректной передачи данных в электронную трудовую книжку необходимо:
- Заполнить справочник «Должности» и привязать к каждой должности соответствующий код ОКЗ (Общероссийский классификатор профессий);
- Настроить трудовые функции в карточке сотрудника – они определяют, какие виды деятельности будут отражены в ЭТК;
- Убедиться, что в настройках обмена с ПФР включена передача кодов ОКЗ и трудовых функций;
- Проверить корректность выгрузки в формате ЕФС‑1 (Единая форма сведений о страховом стаже) – именно этот файл отправляется в ПФР при приёме, переводе или увольнении сотрудника.
Если 1С не распознаёт введённую информацию, следует проверить, присутствует ли нужный элемент в справочниках (например, новый код ОКЗ) и обновить классификаторы из официальных источников.
Личная карточка работника (Т‑2)
Личная карточка работника (форма Т‑2) – внутренний документ организации, в котором собирается полная информация о сотруднике:
- ФИО, дата и место рождения;
- паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
- образование, профессия, квалификация;
- данные о воинском учёте (для мужчин);
- сведения о семейном положении и иждивенцах;
- информация о трудовой деятельности в организации (приём, переводы, отпуска, больничные, награждения, взыскания);
- реквизиты трудового договора и трудовой книжки (номер, дата выдачи).
- подготовки справок о доходах и стаже;
- расчёта отпускных и больничных;
- формирования отчётов в ПФР, ФСС и налоговые органы;
- внутреннего анализа кадрового состава и планирования резервов.
- При приёме на работу: сразу оформить ТД, внести запись в ЭТК (или бумажную ТК) и заполнить личную карточку Т‑2.
- При переводе или изменении условий труда: издать приказ, внести изменения в ТД (доп. соглашение), сделать запись в ТК/ЭТК и обновить данные в Т‑2.
- При увольнении: выдать работнику трудовую книжку (или справку о состоянии ЭТК), рассчитать все выплаты, сделать окончательную запись в ТК/ЭТК и закрыть личную карточку.
- Регулярно проверять соответствие данных: сверять записи в ТК/ЭТК с приказами и сведениями в Т‑2 не реже одного раза в квартал.
- Использовать справочники и классификаторы: utrzymвать актуальными коды ОКЗ, профессии, должности в 1С:ЗУП и других кадровых системах.
- Обучать сотрудников кадровой службы: проводить инструктажи по работе с ЭТК, ЕФС‑1 и электронным документооборотом.
- избежать штрафов и претензий со стороны государственных органов;
- обеспечить сотрудникам доступ к социальным гарантиям (пенсия, пособия, больничные);
- оптимизировать внутренний кадровый учёт и снизить трудозатраты на подготовку отчётов;
- повысить доверие сотрудников к работодателю за счёт чёткой и открытой кадровой политики.
Карточка Т‑2 ведётся в кадровой службе и хранится в личном деле сотрудника. Она не заменяет трудовую книжку, но служит важным источником данных для:
При переходе на электронный документооборот многие организации переводят карточку Т‑2 в электронный вид (например, в модуль «Кадры» 1С:ЗУП), обеспечивая синхронность с данными ЭТК и трудового договора.
Взаимосвязь трёх документов
Для полноценного учёта трудовых отношений необходимо обеспечить согласованность данных во всех трёх документах:
| Документ | Что содержит | Как связан с другими |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Условия приёма, должность, оклад, режим работы | Основание для записи в трудовую книжку и личную карточку о приёме на работу |
| Трудовая книжка (бумажная/ЭТК) | Хронология трудовой деятельности (приёмы, переводы, увольнения) | Заполняется на основании ТД и приказов о кадровых перемещениях; данные используются для заполнения личной карточки |
| Личная карточка работника (Т‑2) | Полный персональный и трудовой профиль сотрудника | Содержит ссылки на номер и дату ТД, а также реквизиты ТК (или ЭТК); служит внутренней базой для кадрового учёта и подготовки отчётов |
Нарушение этой цепочки (например, отсутствие записи в ТК при наличии ТД) может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и сложностям при подтверждении стажа сотрудника.
Практические рекомендации для кадровой службы
Трудовой договор, трудовая книжка (включая электронную) и личная карточка работника образуют неразрывную triad, обеспечивающую легальность и прозрачность трудовых отношений. Правильное оформление и ведение этих документов позволяют:
С учётом растущей цифровизации (ЭТК, ЕФС‑1, интеграция с 1С:ЗУП) важно не только следовать текущим нормативным требованиям, но и активно внедрять современные инструменты, которые делают кадровую работу более эффективной и безопасной.
Дата подготовки статьи: 22 мая 2026 г.