С 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Несмотря на это, вопросы оформления записей о поощрениях (в т.ч. благодарностей) остаются актуальными для кадровых специалистов и руководителей. Ниже – подробное руководство, основанное на действующем законодательстве, инструкциях Минтруда и разъяснениях Роструда.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 191 (поощрения за труд).
- Постановление Минтруда РФ № 69 от – «Инструкция по ведению трудовых книжек и учету трудовой деятельности». В пункте 24 указано, что любые поощрения, предусмотренные ТК, коллективным договором или локальными актами работодателя, заносятся в трудовую книжку.
- Приказ Минтруда РФ от № XXX (обновлён ) – «О внесении сведений о награждении в электронную трудовую книжку».
- Разъяснения Роструда (Онлайнинспекция.рф) – ответы на вопросы о необходимости внесения записей о благодарностях в ЭТК.
Согласно этим документам, благодарность (как форма поощрения) подлежит внесению в трудовую книжку только если работодатель ведёт бумажную трудовую книжку. В случае полного перехода на ЭТК запись о благодарности не вносится в раздел «Сведения о награждении».
Когда запись о благодарности обязательна?
- Работник имеет бумажную трудовую книжку (ведётся параллельно с ЭТК или вместо неё).
- Поощрение оформлено приказом работодателя (или иным локальным актом), в котором прямо указано «благодарность» и её основание (например, за выполнение особого задания, за многолетний добросовестный труд).
- Текст приказа полностью соответствует формулировке, которая будет внесена в трудовую книжку (п. 24 Инструкции Минтруда).
Если благодарность объявлена внешней организацией (например, Главой города, общественной организацией) и не подтверждена внутренним приказом работодателя, запись в трудовую книжку не делается.
Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке (при наличии)
Структура записи
- Первая графа – порядковый номер записи о награждении.
- Вторая графа – дата выдачи приказа (формат ДД;ММ.ГГГГ).
- Третья графа – наименование организации, объявившей благодарность (обычно название вашего предприятия).
- Четвёртая графа – основание награждения (например, «за успешное выполнение проекта «XXXXX» в 2025 году»).
- Пятая графа – формулировка поощрения (в нашем случае – «Благодарность»).
Пример записи
ООО «ТехноПром» Благодарность за успешное завершение проекта «Автоматизация складского учёта» Благодарность
Важно: запись должна быть сделана кадровым специалистом после подписания приказа и заверена его подписью и печатью организации (если требуется внутренний регламент).
Что делать, если места в книжке закончились?
- Если в бумажной ТК закончились строки в разделе «Сведения о награждении», оформляется дополнительный лист (форма Т‑2) с тем же порядковым номером continuation.
- Дополнительный лист заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Что делать с электронной трудовой книжкой?
Согласно разъяснениям Роструда (Онлайнинспекция.рф) и актуальной редакции Инструкции Минтруда:
- Сведения о награждении (включая благодарность) не вносятся в электронную трудовую книжку.
- ЭТК содержит только сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, периоды работы).
- Поощрения фиксируются исключительно в бумажном документе (ТК или Т‑2) либо в отдельном внутреннем реестре поощрений, который хранится в кадровом отделе.
Таким образом, если ваша организация полностью перешла на ЭТК и больше не ведёт бумажные трудовые книжки, запись о благодарности делается только во внутреннем приказе и, при необходимости, в отдельном журнале поощрений. В ЭТК ничего не меняется.
Пошаговая инструкция для кадровой службы
- Определить основание благодарности (приказ, локальный акт, поручение руководителя).
- Подготовить проект приказа с точной формулировкой: «Объявить благодарность сотруднику Ф.И.О. за …».
- Утвердить приказ (подпись руководителя, дата).
- Проверить наличие бумажной трудовой книжки у сотрудника:
- Если книжка ведётся – перейти к пункту 6.
- Если книжка не ведётся (полный переход на ЭТК) – запись в ТК не делается, достаточно сохранить приказ в личном деле сотрудника.
- Внести запись в трудовую книжку (см. раздел 3).
- Оформить дополнительный лист (Т‑2) при необходимости.
- Архивировать приказ в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).
- Уведомить сотрудника о внесении записи (можно вручить копию приказа или выписку из ТК).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Внесение благодарности в ЭТК | Нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки; возможные претензии трудовой инспекции. | Следовать разъяснениям Роструда: в ЭТК сведения о награждении не вносятся. |
| Несоответствие текста записи формулировке приказа | Признание записи недействительной; необходимость исправления. | Сверять запись с приказом слово в слово перед внесением. |
| Отсутствие приказа или иного локального акта | Запись считается самовольной; может быть оспорена. | Всегда оформлять письменный приказ о благодарности. |
| Запись о внешней благодарности без внутреннего приказа | Незаконное внесение сведений в ТК. | Внешние награды (благодарности от органов власти, общественных организаций) вносятся только если работодатель издал соответствующий внутренний приказ о признании такой награды. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить благодарность, если сотрудник отказался от ведения бумажной ТК?
- Нет. Если сотрудник официально отказался от бумажной трудовой книжки и organisation ведёт только ЭТК, запись о благодарности в ТК не делается.
- Можно ли сделать запись о благодарности в электронном виде (например, в системе кадрового учёта)?
- Да, но это будет внутренний документ (приказ, журнал поощрений), а не запись в трудовую книжку. ЭТК остаётся unchanged.
- Каков срок хранения приказа о благодарности?
- Приказ хранится в личном деле сотрудника в течение 75 лет после увольнения (ст. 83 ТК РФ).
- Если благодарность объявлена коллективным договором, нужно ли отдельное приказ?
- Если коллективный договор прямо предусматривает форму поощрения «благодарность» и порядок её объявления, отдельный приказ может не требоваться – достаточно ссылки на пункт договора. Однако на практике многие организации всё же издают приказ для формальности.
- Нужно ли ставить печать на запись в ТК?
- Да, если внутренний регламент организации требует заверения записей печатью и подписью ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров).
Внесение благодарности в трудовую книжку регулируется чёткими нормами:
- Если у сотрудника ведётся бумажная трудовая книжка – запись делается в соответствии с приказом и Инструкцией Минтруда (пункт 24).
- Если organisation полностью перешла на электронную трудовую книжку – сведения о благодарности не вносятся** в ЭТК; они фиксируются только во внутренних документах (приказ, журнал поощрений).
Следуя представленной пошаговой инструкции и избегая типичных ошибок, кадровая служба сможет корректно оформить благодарность, соблюсти требования трудового законодательства и минимизировать риски споров с работниками и контролирующими органами.
Удачной работы и правильного документооборота!