Тема трудоустройства без традиционной бумажной трудовой книжки (ТК) остается одной из самых обсуждаемых и неоднозначных в российском трудовом праве. Многие соискатели сталкиваются с требованием «принести трудовую» или, наоборот, с предложением «работать пока без нее». В этой статье мы детально разберем, что говорит закон, какие риски несут работодатель и работник, и в каких случаях оформление без ТК возможно и законно.

Что говорит Трудовой кодекс РФ? Основное правило

Ключевая норма содержится в статье 65 Трудового кодекса РФ. Она прямо указывает, что при приеме на работу трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа) является обязательным документом, который работник должен предъявить работодателю.

Таким образом, формальный и прямой ответ: принять сотрудника на основное место работы без трудовой книжки (или ее электронного аналога) — прямое нарушение ТК РФ.

Исключение для «первичного» трудоустройства (с 2021 года)

Законодательство было изменено. С 1 января 2021 года на лиц, которые впервые устраиваются на работу, не заводится бумажная трудовая книжка. Информация об их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде (Электронная трудовая книжка, ЭТК).

Важный нюанс: У такого сотрудника физически нет бумажного документа. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу создать для него запись в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и направить ее в ПФР. Это и есть его «трудовая книжка» в электронном формате;

Основные риски для работодателя при приеме без ТК

Даже если сотрудник обещает принести книжку «позже», сам факт приема на работу без предъявления этого документа влечет серьезные последствия:

• Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (в части приема на работу) предусмотрен штраф для должностных лиц от 5 000 до 50 000 руб., для юридических лиц, от 50 000 до 70 000 руб.
• Налоговые риски: При проверках налоговые органы могут усмотреть в этом нарушение правил учета расходов, что грозит доначислением НДФЛ и пеней.
• Судебные споры: Как следует из практики, суды встают на сторону работника. Если впоследствии возникнет спор об увольнении, невыплате зарплаты или стаже, отсутствие правильно оформленной записи в ТК/ЭТК с первого дня работы может быть истолковано в пользу работника. Работодатель не сможет доказать точную дату приема, условия труда и т.д.
• Проблемы с переходом на ЭТК: Если сотрудник уже имеет бумажную ТК, а работодатель, приняв его, не оформил переход на электронную книжку корректно (не получил заявление, не отразил это в СЗВ-ТД), это двойное нарушение: и прием без ТК, и нарушение порядка ведения ЭТК.

Когда «без трудовой книжки» может быть законно? Разбор ситуаций

Несмотря на общее правило, есть легальные сценарии, когда работник может не иметь при себе бумажной трудовой книжки в момент подписания договора:

Первое трудоустройство в жизни (после )

Как описано выше, для таких граждан бумажная ТК не заводится. Работодатель обязан создать запись в ЭТК. Если же работник, устраивающийся впервые, предъявит старую «красную» книжку (например, из-за ошибки в ПФР), ее все равно нужно принять и сделать в ней запись, но параллельно создать электронную.

Работа по гражданско-правовому договору (ГПД)

Договоры подряда, оказания услуг (ГПД) не требуют оформления трудовой книжки. По ним не возникает трудовых отношений. Однако это именно гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Злоупотребление этим инструментом (заключение ГПД вместо трудового договора для постоянной работы) квалифицируется как нарушение ТК и влечет те же риски, что и прием без ТК.

Совмещение или работа по совместительству

При приеме на работу по совместительству (к основному месту работы) трудовая книжка также предъявляется. Но если у работника уже есть основное место работы с оформленной ЭТК, он может не иметь при себе бумажный документ. Работодатель по совместительству должен запросить сведения через ПФР или получить от работника заявление о переходе на ЭТК.

Утрата трудовой книжки

Если у работника утрачена ТК, он обязан получить дубликат в архиве последнего работодателя или в органе, хранившем документ. Прием на работу без дубликата — нарушение. Но на практике иногда допускается прием с последующим оформлением дубликата, что формально является нарушением.

Практические рекомендации: как правильно оформить

Чтобы избежать проблем, работодателю следует следовать четкому алгоритму:

1. Запросить документ; На этапе собеседования четко сообщить кандидату, что для заключения трудового договора необходима трудовая книжка (или сведения о ее отсутствии/наличии ЭТК).
2. Проверить. При приеме внимательно изучить предъявленную ТК: наличие всех обязательных записей, целостность, отсутствие повреждений. Уточнить у работника, ведется ли у него ЭТК.
3. Оформить переход на ЭТК (если есть бумажная ТК). Если у работника есть бумажная книжка, необходимо получить от него заявление о переходе на ведение сведений в форме электронного документа. Это обязательное условие для корректного переноса данных в ЭТК.
4. Создать запись в СЗВ-ТД. В течение 5 рабочих дней после приема на работу (даже если книжка не предъявлена!) необходимо сформировать и направить в ПФР сведения о приеме. Это докажет факт трудовых отношений и начало стажа.
5. Не работать «в черную». Ни в коем случае не допускать ситуации, когда человек фактически работает, а документы не оформляются. Это самый опасный вариант для обеих сторон.

Что делать соискателю, если требуют работать без оформления?

• Отказываться. Настойчиво предлагать оформить трудовой договор и принести ТК (или сделать запись в ЭТК) в течение нескольких дней. Это ваше законное право.
• Требовать письменного объяснения. Если работодатель настаивает на работе без оформления, попросите письменное распоряжение или объяснение. Это может стать доказательством в суде.
• Знать свои права. Отсутствие оформления лишает вас социальных гарантий: больничных, отпуска, защиты при увольнении, расчета стажа для пенсии.
• Обращаться в ГИТ и ПФР. При факте неоформления вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию труда или Пенсионный фонд.

Краткий ответ на вопрос «Берут ли на работу без трудовой книжки?»:

1. По закону — нет. Прием на основное место работы без предъявления ТК (или сведений об ЭТК) — прямое нарушение ТК РФ.
2. На практике — да, но это рискованно. Такая практика, особенно в малом бизнесе, распространена, но несет серьезные риски для работодателя (штрафы, суды) и работника (потеря прав, неофициальная зарплата).
3. Законные исключения существуют. Прежде всего, это трудоустройство граждан, впервые устраивающихся на работу после 2021 года (у них ЭТК вместо бумажной книжки), а также работа по гражданско-правовым договорам (но это не трудовые отношения).
4. Ключевое — Электронная трудовая книжка. В 2026 году основной формат ведения сведений — электронный. Даже при отсутствии бумажного документа работодатель обязан в течение 5 дней создать запись в ЭТК через СЗВ-ТД.

Самое главное: И работодатель, и работник должны понимать, что «работа без трудовой книжки» в большинстве случаев означает не легальную возможность, а совершение правонарушения. Правильное и своевременное оформление документов — это защита интересов обеих сторон и гарантия соблюдения трудовых прав.

Статья подготовлена на основе анализа судебной практики и нормативных актов по состоянию на 2026 год. Для получения точной консультации по вашей ситуации рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву.