Вопрос о возможности принять сотрудника без трудовой книжки остаётся актуальным как для работодателей, так и для соискателей. Ниже представлен подробный разбор правовых оснований, ситуаций, когда такой прием допустим, а также рекомендаций по минимизации рисков.

Правовая база

Трудовой кодекс РФ

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку каждого сотрудника, за исключением случаев, прямо указанных в законе. Ч. 3 ст. 66 ТК РФ допускает отсутствие записи о работе в трудовой книжке, если:

• работник впервые поступает на трудовую деятельность;
• трудовая книжка утеряна, повреждена или пришла в негодность;
• работник занят по совместительству и у него уже есть основная трудовая книжка.

Федеральные законы и подзаконные акты

Кроме ТК РФ, важны:

1. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует подтверждение страхового стажа;
2. Постановление Правительства РФ № 225 от – уточняет порядок выдачи дубликата трудовой книжки при её утере;
3. Приказ Минтруда России № 123н от – разъясняет последствия для работодателя при приеме на работу без трудовой книжки вне установленных случаев.

Когда допустимо трудоустройство без трудовой книжки

Первичное трудоустройство

Если человек впервые устраивается на работу, трудовая книжка ещё не заведена. В этом случае работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с момента приема (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 27‑ФЗ);

Утрата или повреждение документа

При утере, краже, порче или уничтожении трудовой книжки сотрудник должен:

• обратиться в органы внутренних дел за справкой об утере (при краже);
• предоставить работодателю заявление о выдаче дубликата;
• получить дубликат трудовой книжки от предыдущего работодателя или, если таковой отсутствует, оформить новую книжку с указанием периода работы, подтверждённого иными документами (трудовые договоры, приказы, выписки из приказов о приёме/увольнении, справки из ПФР).

До получения дубликата работник может приступить к исполнению трудовых обязанностей, но работодатель обязан вести временный учёт (журнал приема‑увольнения, копии приказов) и в течение пяти дней оформить трудовую книжку.

Совместительство и работа по договору ГПХ

Если сотрудник уже имеет основную трудовую книжку, при приеме на работу по совместительству или по гражданско‑правовому договору (ГПХ) предъявление трудовой книжки не требуется. Однако при переходе с ГПХ на трудовой договор необходимо оформить запись в основной трудовой книжке.

Временные и сезонные работы (по соглашению сторон)

Некоторые отрасли (сельское хозяйство, туризм, строительство) допускают краткосрочный прием без трудовой книжки при условии, что:

• договор заключается на срок не более двух месяцев;
• работник получает письменное подтверждение о выполненной работе (акт, справка);
• по окончании срока работодатель оформляет трудовую книжку или выдаёт справку о периоде работы для последующего учёта в ПФР.

Риски для работодателя

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
• Возможные претензии со стороны Пенсионного фонда при расчете страхового стажа;
• Сложности при взыскании задолженности по заработной плате в случае спора;
• Репутационные риски – негативное восприятие со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Риски для работника

Отсутствие записи в трудовой книжке может привести к:

• Потере страхового стажа и, как следствие, сложностям при назначении пенсии;
• Сложностям при подтверждении опыта работы при трудоустройстве у нового работодателя;
• Возможным спорам о выплате отпускных, больничных и других социальных выплат.

Практический алгоритм оформления приема без трудовой книжки

1. Проверка оснований – убедиться, что ситуация относится к одному из допустимых случаев (первичное трудоустройство, утеря документа, совместительство и т.д.).
2. Сбор документов – запрос справки об утере (если требуется), заявление о выдаче дубликата, копии предыдущих трудовых договоров, приказов, выписок из ПФР.
3. Оформление приказа о приеме – в приказе указать, что трудовая книжка будет оформлена в течение пяти рабочих дней.
4. Ведение временного учёта – журнал приема‑увольнения, копии приказов, табели учета рабочего времени.
5. Оформление трудовой книжки – заполнение разделов о работе, подпись ответственного лица, печать организации.
6. Информирование сотрудника – выдача копии записи в трудовой книжке или справки о периоде работы.

Альтернативные способы подтверждения трудового стажа

Если по какой‑то причине оформить трудовую книжку невозможно, можно использовать:

• Справки из Пенсионного фонда о периодах страховых взносов;
• Выписки из трудового договора и приказов о приеме/увольнении;
• Электронный трудовой книжный формат (ЕТКБ) – доступен с 2021 года и имеет равную юридическую силу с бумажным вариантом.

Трудоустройство без трудовой книжки возможно, но только в строго определённых законом случаях. Работодатель обязан неукоснительно соблюдать процедуры оформления, вести временный учёт и в установленные сроки оформить либо дубликат, либо новую трудовую книжку. Работнику следует сохранять все подтверждающие документы (договоры, приказы, справки) для последующего подтверждения своего трудового стажа и защиты своих прав.

Соблюдение данных требований позволит избежать административных штрафов, обеспечит прозрачность трудовых отношений и гарантирует корректное начисление пенсионных и социальных выплат.