В 2026 году процесс трудоустройства граждан‚ которые впервые выходят на работу‚ претерпел окончательные изменения‚ связанные с полным переходом на цифровые технологии. Согласно актуальному законодательству РФ и нормам Трудового кодекса‚ бумажные трудовые книжки для новых сотрудников больше не оформляются. Вся информация о трудовой деятельности теперь фиксируется исключительно в электронном виде.
В данной статье мы подробно разберем‚ как происходит оформление‚ какие документы необходимы‚ и почему заявление о выборе формы трудовой книжки в 2026 году уже не требуется для впервые поступающих на работу.
Главное изменение 2026 года: Только электронная форма
Самое важное правило‚ которое необходимо помнить работодателю и соискателю в 2026 году: для сотрудников‚ принятых на работу впервые‚ трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме.
Бумажные бланки трудовых книжек для этой категории работников не заводятся и не выдаются. Это означает‚ что:
- Работодатель не имеет права предлагать новичкуить бумажную трудовую книжку.
- Сотруднику не нужно писать заявление о выборе между бумажной и электронной формой (такой выбор был актуален в переходный период 2020–2021 годов).
- Все сведения о приеме на работу‚ переводах и увольнении вносятся непосредственно в информационную систему Социального фонда России (СФР).
Нужно ли писать заявление на оформление трудовой книжки?
Многие до сих пор задаются вопросом: «Требуется ли заявление на ведение трудовой книжки при первом трудоустройстве?». В 2026 году ответ однозначен: нет‚ такое заявление не пишется.
Процесс стал автоматизированным. При заключении трудового договора с человеком‚ у которого нет стажа (или который не вел трудовую деятельность до 2020 года и не сохранил бумажную книжку)‚ работодатель обязан:
- Зарегистрировать работника в системе персонифицированного учета (если он еще не зарегистрирован).
- Сформировать отчетность (форма ЕФС-1) о приеме на работу.
- Передать эти данные в СФР в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме).
Именно момент передачи сведений в СФР и считается моментом «открытия» электронной трудовой книжки (ЭТК).
Пошаговая инструкция для работодателя
Чтобы правильно оформить впервые поступающего на работу сотрудника в 2026 году‚ кадровая служба должна выполнить следующие действия:
Шаг 1. Проверка документов
При приеме на работу запросите у сотрудника:
- Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
- Документы об образовании (диплом‚ аттестат) — если работа требует специальных знаний.
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
Важно: Требовать бумажную трудовую книжку или справку о стаже от впервые трудоустраивающегося гражданина не нужно.
Оформите трудовой договор в двух экземплярах и издайте приказ (распоряжение) о приеме на работу. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись (в бумажном виде или в форме электронного документа‚ подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).
Шаг 3. Передача сведений в СФР
Это ключевой этап. Не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме‚ работодатель обязан представить в Социальный фонд России отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием»).
После успешной обработки данных фондом у сотрудника формируется его электронная трудовая книжка.
Шаг 4. Уведомление сотрудника
Хотя бумажный вкладыш не заводится‚ работодатель обязан ознакомить работника с внесенными сведениями. Это можно сделать двумя способами:
- Выдать работнику копию отчета формы ЕФС-1 (раздел о приеме)‚ заверенную работодателем.
- Предоставить доступ к электронному кабинету или распечатать сведения из электронной трудовой книжки по запросу сотрудника.
Что делать‚ если сотрудник настаивает на бумажной книжке?
В 2026 году законодательство не предусматривает возможности оформления бумажной трудовой книжки для впервые поступающих на работу. Даже если новый сотрудник принесет чистый бланк‚ купленный им самостоятельно‚ работодатель не имеет права вносить в него записи.
Все трудовые отношения с этого момента фиксируются только в цифровом реестре. Бумажные книжки сохраняют силу только для тех граждан‚ которые вели их до 2020 года и не подавали заявления о переходе на электронную форму (хотя к 2026 году таких случаев становится все меньше‚ и законодатель стремится к полному отказу от бумажного носителя).
Как сотруднику посмотреть свою первую трудовую книжку?
После того как работодатель передал данные в СФР‚ сотрудник может увидеть свою сформированную электронную трудовую книжку следующими способами:
- Через портал Госуслуги (заказав выписку из трудовой книжки).
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России.
- Обратившись в клиентскую службу СФР или МФЦ.
- Попросив текущего работодателя выдать сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
Ответственность за ошибки
Несвоевременная передача сведений о приеме впервые трудоустраивающегося работника или отказ в оформлении электронной трудовой книжки влечет за собой административную ответственность для работодателя. Штрафы могут быть наложены за нарушение сроков подачи отчетности (ЕФС-1) или за непредставление сведений.
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью цифровой процесс‚ не требующий от сотрудника написания заявлений о выборе формы документа или покупки бумажных бланков. Главная задача работодателя — своевременно (на следующий день после приема) передать корректные данные в Социальный фонд России. Это гарантирует работнику сохранение его трудового стажа и пенсионных прав в единой информационной системе страны.
Помните: бумажная эра для новых сотрудников закончилась. Будущее наступило‚ и оно полностью электронное.