Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильный ее учет — ключевая обязанность работодателя. С 2023 года вступил в силу новый образец документа‚ а с 2026 года активно внедряется электронный формат. В этой статье подробно разберем‚ как вести учет‚ какие образцы использовать и на что обратить особое внимание.

Ключевые изменения: 2023-2026 годы

За последние годы система учета трудовых книжек претерпела значительные изменения:

• С 1 сентября 2021 года (применение с ) действует новая форма бумажной трудовой книжки (Приказ Минтруда России от № 320н).
• С 1 января 2023 года запрещена продажа старых бланков. Все новые книжки — только по новому образцу.
• С 2026 года начат переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Бумажный носитель постепенно уходит‚ но пока используется параллельно.

Образцы трудовых книжек: бумажный и электронный формат

Бумажная трудовая книжка нового образца (с 2023 г.)

Новая форма утверждена Приложением № 1 к Приказу Минтруда № 320н. Основные отличия:

• Изменен ьный лист (убраны графы «Профсоюз» и «Кем направлен»).
• Страницы имеют защитные элементы (водяные знаки‚ микротекст).
• Упрощен раздел «Сведения о работе».

Где скачать бланк: Официальный бланк можно приобрести только у уполномоченных производителей или заказать в типографии‚ имеющей соответствующую лицензию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) с 2026 года

С 2026 года работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в Единой федеральной системе (ЕФС). Бумажная книжка выдается работнику только по его заявлению.

Ключевой момент: Если работник не подал заявление на получение бумажного носителя‚ все записи вносятся только в ЭТК. Работодатель не несет ответственности за бумажную книжку в этом случае.

Как вести учет: пошаговая инструкция

Учет трудовых книжек включает два основных аспекта: ведение самой книжки и ведение журнала учета выдачи/получения.

Шаг 1: Ведение записи в трудовой книжке (образцы)

Любая запись должна содержать:

1. Дату заключения/расторжения трудового договора.
2. Наименование организации (с указанием структурного подразделения‚ если есть).
3. Основание для записи (номер приказа‚ договора и т.д.).
4. Подпись руководителя или уполномоченного лица.
5. Печать организации (или кадровой службы).

Образец записи о приеме на работу (новый формат):

«Принят(а) на работу должность с дата на условиях‚ определенных трудовым договором № … от дата.»

Подпись: _________________ / ФИО руководителя /

Печать организации

Образец записи об увольнении:

«Уволен(а) с дата на основании основание (п. ч. ст. 77 ТК РФ‚ приказ № …).»

Подпись: _________________ / ФИО руководителя /

Печать организации

Шаг 2: Ведение журнала учета трудовых книжек

Это обязательный документ для работодателя. В нем фиксируются все операции с книжками: выдача новых‚ получение при увольнении‚ выдача по заявлению.

Что должно быть в журнале (образец таблицы):

Шаг 3: Закрывающая запись при переходе на ЭТК

Если работник переходит на электронный формат‚ в бумажную книжку вносится закрывающая запись следующего содержания:

«С дата сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. Бумажная трудовая книжка не ведется.»

Эта запись заверяется подписью руководителя и печатью организации. После этого бумажная книжка (если была) работнику не выдается‚ а хранится у работодателя или уничтожается по его заявлению.

Правила и требования к учету

• Сроки: Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) вносится в день приема/увольнения на основании приказа (распоряжения).
• Ответственность: За правильность и своевременность записей отвечает работодатель (его кадровая служба).
• Хранение: Бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 75 лет после увольнения работника. Электронные сведения хранятся бессрочно в ЕФС.
• Исправления: В бумажной книжке любые исправления‚ помарки и подчистки запрещены. Ошибку нужно зачеркнуть одной чертой‚ выше зачеркнутого сделать правильную запись‚ оформить ее заново с указанием даты исправления и подписью.

Частые ошибки при учете

1. Неправильное указание основания записи. Всегда нужно ссылаться на номер и дату приказа/договора.
2. Отсутствие печати или подписи. Запись без них не считается юридически действительной.
3. Неправильный формат даты. Используется только формат ДД.ММ.ГГГГ.
4. Смешение форматов. Нельзя вносить записи в бумажную книжку‚ если работник уже перешел на ЭТК (и наоборот).
5. Нарушение сроков выдачи при увольнении. Бумажная книжка (если она ведется) должна быть выдана в последний день работы.

Что делать работодателю в 2026 году: итоговая схема

1. При приеме на работу: Получить заявление от работника о формате ведения ТК (бумажный или электронный).
2. Если выбран бумажный формат: Выдать новую книжку по образцу 2023 года‚ внести первую запись‚ зафиксировать выдачу в журнале учета.
3. Если выбран электронный формат: Передать сведения о приеме в ЕФС через форму ЕФС-1 (подраздел 1 и 1.1). Бумажную книжку не выдать. Запись в журнале: «Электронная трудовая книжка. Бумажный носитель не выдан.»
4. При увольнении: Внести соответствующую запись в выбранный формат (бумажный или через ЕФС). Если была бумажная книжка — получить ее обратно и зафиксировать в журнале.
5. При переходе с бумажного на электронный формат: Внести в бумажную книжку закрывающую запись‚ заверенную печатью и подписью. Уничтожить бумажный носитель (если работник не забрал) или передать ему по заявлению.