Важно! С 1 января 2026 года для граждан, впервые устраивающихся на работу (ранее не имевших трудового договора и бумажной ТК), трудовая книжка открывается только в электронной форме. Для всех остальных работников сохраняется право выбора: бумажная или электронная трудовая книжка (ЭТК).
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1). В ней фиксируются:
- Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
- Дата заключения и прекращения трудового договора.
- Должность, структурное подразделение.
- Основания прекращения трудового договора.
- Награждения и поощрения.
Документ необходим для расчёта пенсии, подтверждения стажа и при трудоустройстве.
Виды трудовых книжек в 2026 году
Бумажная трудовая книжка
Классический формат. Выдаётся работодателем при приёме на работу. С 1 января 2023 года используется новая форма (утверждена приказом Минтруда № 320н от ).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровой аналог, который ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) автоматически формируются работодателем и передаются в СФР.
Преимущества ЭТК:
- Невозможность утери или порчи.
- Автоматическое формирование сведений.
- Удобство при смене работы (данные переносятся без участия работника).
Порядок оформления: пошаговая инструкция
Для работодателя
- Определите вид ТК. Если работник — новичок (никогда не работал по ТК), открывайте только ЭТК. Если у работника уже есть бумажная ТК, он может выбрать любой вариант, но должен написать заявление об отказе от бумажной книжки для перехода на ЭТК.
- Для бумажной ТК:
- Приобретите новую форму ТК (установленного образца).
- Заполните ьный лист (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН).
- Внесите запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, основание).
- Оформите и подпишите запись, поставьте печать организации.
- Выдайте ТК работнику под расписку.
- Для ЭТК:
- Работник должен иметь действующий СНИЛС.
- В программе для расчёта зарплаты (1С, «Зарплата.ру» и др.) прикажите формировать сведения в ЭТК.
- Сведения о приёме (форма ЕФС-1) автоматически передаются в СФР в течение 15 дней после приёма на работу.
- Работник может ознакомится со своей ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или через приложение «Госуслуги».
- При увольнении внесите соответствующую запись (бумажную) или сформируйте сведения об увольнении (ЭТК) в течение 3 дней.
Для работника
- Если вы впервые устраиваетесь на работу (с 2026 г.): Убедитесь, что у вас есть СНИЛС. Работодатель обязан открыть вам ЭТК. Проверьте её наличие в личном кабинете СФР.
- Если у вас уже есть бумажная ТК: Решите, хотите ли вы перейти на ЭТК. Если да — напишите заявление об отказе от бумажного документа и передайте его работодателю. После этого все записи будут вноситься только в ЭТК.
- Контролируйте заполнение. Проверяйте правильность записей (должность, даты, основание увольнения) как в бумажной, так и в электронной версии.
- Если у вас есть старая (до 2023 г.) бумажная ТК: Её можно продолжать использовать. При переходе на ЭТК старые записи переносятся в электронный формат автоматически через СФР.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Могу ли я иметь и бумажную, и электронную книжку одновременно?
Нет. Если вы подали заявление об отказе от бумажной книжки, ведётся только ЭТК. Если заявления нет — работодатель ведёт бумажную ТК, а сведения о ней также передаются в СФР (т;е. у вас будет «дубль» в электронном виде, но основной документ — бумажный).
Что делать, если работодатель не оформил ЭТК?
Это нарушение. Обратитесь в письменной форме с требованием оформить ЭТК. При игнорировании — в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.
Нужно ли сдавать старую бумажную книжку при переходе на ЭТК?
Нет. Старую бумажную книжку сдают только при её утрате для оформления дубликата. При переходе на ЭТК вы можете оставить её у себя как исторический документ. Все сведения будут в ЭТК.
Где проверить свою ЭТК?
Через личный кабинет на сайте СФР (sfr;gov.ru) или через приложение «Госуслуги» (раздел «Трудовая книжка»).
А что с «трудовыми книжками» советского образца?
Они утратили силу. Все записи должны быть внесены в новую форму (с 2023 г.) или в ЭТК. При приёме на работу старые записи переносятся работодателем в новый документ.
Процесс «положения» (оформления) трудовой книжки в 2026 году максимально цифровизирован. Ключевые шаги:
- Определить свой статус (первое трудоустройство или нет).
- Выбрать вид ТК (бумажная или электронная, если есть выбор).
- Контролировать правильность и своевременность внесения записей.
- Регулярно проверять свою ЭТК в личном кабинете СФР.
Напоминаем: с 2026 года для новичков — только ЭТК. Для остальных — выбор, но заявление об отказе от бумажного варианта меняет правила ведения.
Статья составлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, постановления Минтруда, информация СФР). Для получения персональной консультации обращайтесь в отдел кадров вашей организации, в Государственную инспекцию труда или в Социальный фонд России.