Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В 2026 г. в России действует новый бланк, который можно скачать в формате Word и заполнить самостоятельно, соблюдая требования приказов Минтруда и Правительства РФ. Ниже приведено пошаговое руководство, как правильно оформить все записи, какие поля заполнить и где можно получить шаблоны.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приема на работу, увольнения, перевода, смены фамилии, получения образования, а также начисленные заработные платы и начисления. Работодатель обязан вести её в течение всего срока работы сотрудника.

Где скачать официальный шаблон в Word?

Новый бланк трудовой книжки доступен в электронном виде на официальных порталах:

• Минтруд РФ – Шаблоны в Word
• Москомнадзор – Шаблоны в Word
• Портал «Моё дело» – Бланк в Word

Скачайте файл «Трудовая книжка 2026 г. – Word» и распакуйте его. Внутри находятся два документа: ьный лист и Основная часть (таблица с 10 разворотами).

Как заполнить ьный лист?

1. Откройте файл «ьный лист.docx».
2. Заполните поля:
   • ФИО сотрудника
   • Дата рождения
   • Место рождения
   • СНИЛС
   • Номер и дата выдачи паспорта
   • Фамилия, имя, отчество (если изменились)
3. Сохраните документ под именем «ьный лист – ФИО.docx».

Как внести запись о приёме на работу?

Запись о приёме делается в первом развороте таблицы. Важно соблюдать порядок полей:

• Дата приёма (день, месяц, год)
• Наименование организации (полное название)
• Должность
• Образование (если требуется)
• Ставка заработной платы (указывается в рублях)
• Срок работы (если фиксированный)

Пример заполнения (вставьте в таблицу Word):

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Пример» 
Должность: Инженер-строитель 
Образование: Бакалавр, Технический университет 
Ставка: 50 000 руб. 
Срок работы: бессрочный

Как оформить увольнение по соглашению сторон?

1. Перейдите к следующему свободному развороту.
2. Заполните поля:
   • Дата увольнения
   • Причина увольнения (указывается «по соглашению сторон»)
   • Срок работы в организации (с даты приёма до даты увольнения)
3. Сохраните документ.

Как внести запись о переводе в другую организацию?

Перевод оформляется в отдельном развороте. Важно указать:

• Дата перевода
• Наименование новой организации
• Должность в новой организации
• Если перевод произошёл в рамках одной группы компаний, укажите «внутренний перевод».

Как оформить смену фамилии?

1. Заполните новый разворот с датой смены.
2. Укажите:
   • Новая фамилия
   • Дата изменения
   • Ссылка на решение суда или справку о смене фамилии (если требуется).

Как оформить переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Начиная с 2025 г., многие организации переходят на ЭТК. В таблице Word предусмотрено поле «Переход на ЭТК»:

• Дата перехода
• Номер и дата электронного документа

После заполнения, файл можно отправить в электронный сервис «Моё дело» для регистрации.

Как исправить ошибку в записи?

Исправление производится в том же развороте, где была допущена ошибка. В поле «Комментарий» укажите причину исправления и подпишите работника.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Для получения дубликата необходимо заполнить форму «СТД‑Р» (сведения о трудовой деятельности). Шаблон доступен на портале «Моё дело»:

• СТД‑Р в Word

После заполнения отправьте форму в отдел кадров. При одобрении вы получите новый бланк, который заменит оригинал.

Советы по работе с Word‑шаблоном

• Не меняйте структуру таблицы: удалять строки и колонки запрещено.
• Используйте автозаполнение для дат (Ctrl + ;).
• Сохраняйте файл в формате .docx, чтобы избежать потери форматирования.
• Проверяйте, чтобы в каждом развороте были заполнены все обязательные поля.
• Перед сдачей в отдел кадров, проверьте наличие подписей и печатей.

Где можно получить помощь?

• Отдел кадров вашей организации.
• Портал «Моё дело» – раздел «Трудовая книжка».
• Консультации в Минтруд РФ (телефон: 8 800 200‑00‑00).

Следуя этому руководству, вы сможете без ошибок заполнить трудовую книжку в формате Word, соблюдая все требования законодательства РФ.