Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остается одним из важнейших документов‚ подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина России. Несмотря на активный переход к цифровым форматам‚ вопросы о том‚ как выглядит актуальный образец трудовой книжки‚ когда ее можно получить на руки и как правильно оформить выдачу‚ остаются крайне важными как для работодателей‚ так и для сотрудников.

В данной статье мы подробно разберем ситуацию с бумажными трудовыми книжками в 2026 году‚ рассмотрим образцы записей и объясним порядок действий при получении документа на руки.

Текущая ситуация: бумажная vs электронная трудовая

На сегодняшний день (май 2026 года) в России действует смешанная система учета трудового стажа:

Электронные трудовые книжки (ЭТК) являются основным форматом для всех работников‚ принятых на работу после 1 января 2021 года‚ а также для тех‚ кто подал заявление о переходе на ЭТК.
Бумажные трудовые книжки сохраняются у работников‚ которые не отказались от них до конца 2020 года. Для них работодатель обязан продолжать вести бумажный документ параллельно с передачей данных в Пенсионный фонд (СФР).

> Важно: С 1 января 2023 года в оборот были введены трудовые книжки нового образца. Если у сотрудника осталась старая книжка‚ она действительна и замене не подлежит. Однако‚ если книжка закончилась или была утеряна‚ заводится новая — уже исключительно нового образца.

В каких случаях трудовая книжка выдается на руки?

По общему правилу‚ установленному Трудовым кодексом РФ‚ трудовая книжка хранится у работодателя по месту основной работы сотрудника. Выдача документа на руки возможна только в строго определенных случаях:

Увольнение работника. Это самый распространенный случай. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы.
Запрос для оформления пенсии. Сотрудник может написать заявление о выдаче книжки для предоставления в органы Пенсионного фонда. В этом случае работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
Запрос для оформления визы или других государственных услуг. Аналогично пенсионному оформлению‚ по письменному заявлению сотрудника книжка выдается на время‚ необходимое для предоставления в соответствующие органы.

Во всех случаях‚ кроме увольнения‚ работник обязан написать заявление с указанием причины и срока возврата. Работодатель фиксирует выдачу в журнале учета движения трудовых книжек.

Образец заполнения трудовой книжки нового образца (2026 год)

С 2023 года используются бланки нового образца. Они имеют повышенную степень защиты‚ но принцип заполнения остался прежним. Записи вносятся чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета (либо печатаются).

Ниже приведен пример того‚ как выглядит заполненный разворот трудовой книжки при приеме на работу и увольнении.

Пример записи о приеме на работу

Пример записи об увольнении

| Дата | Сведения о приеме на работу‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении | Основание |
| :— | :— | :— || | Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 58-к |
| | Менеджер по продажам
(подпись работника) | |
| | Генеральный директор
(подпись работодателя)
(печать организации) | |

Ключевые требования к заполнению:

Все записи должны быть пронумерованы.
Даты указываются в формате: число‚ месяц (цифрами или прописью)‚ год.
Сокращения в записях не допускаются (кроме общепринятых‚ например‚ «ст.»‚ «ч.»‚ «п.»).
Запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используется)‚ а также подписью самого работника‚ подтверждающей ознакомление.

Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении: пошаговая инструкция

Чтобы избежать ошибок и штрафов от трудовой инспекции‚ следуйте этому алгоритму:

Издайте приказ об увольнении. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.
Внесите запись в трудовую книжку. Используйте точные формулировки из ТК РФ.
Заверьте запись. Поставьте подпись ответственного лица и печать организации.
Получите подпись сотрудника. В графе «Подпись работника» сотрудник должен подтвердить‚ что он видел запись и согласен с ней.
Выдайте документ; В день увольнения вручите трудовую книжку сотруднику.
Зафиксируйте выдачу. Сделайте запись в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей.

> Внимание: Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается забирать документ)‚ работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли забрать трудовую книжку во время отпуска?

Нет‚ просто так забрать трудовую книжку во время отпуска нельзя. Она выдается только при увольнении или по письменному заявлению для конкретных целей (пенсия‚ виза) с обязательным возвратом.

Что делать‚ если в старой трудовой книжке закончились страницы?

Необходимо оформить вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и является ее неотъемлемой частью. Нумерация страниц во вкладыше продолжается. С 2023 года также используются вкладыши нового образца.

Нужно ли заверять копии страниц трудовой книжки?

Да‚ если сотрудник запрашивает копию своего документа (например‚ для банка или визы)‚ работодатель обязан заверить ее. На каждой странице копии ставится надпись «Копия верна»‚ должность и подпись заверяющего лица‚ дата заверения и печать организации.

Трудовая книжка‚ даже в эпоху цифровизации‚ остается критически важным документом. Правильное ведение‚ своевременное внесение записей и соблюдение процедуры выдачи на руки — это обязанность каждого работодателя. Для сотрудников же важно проверять каждую внесенную запись перед подписью‚ так как от этого зависит будущий размер пенсии и подтверждение стажа.
Помните‚ что с 2026 года использование бланков старого образца для первичного заведения или замены невозможно — применяются только актуальные формы‚ утвержденные законодательством РФ.