В 2026 году порядок ведения и оформления трудовой книжки изменился в связи с переходом большинства организаций на электронный документооборот. Тем не менее бумажные формы всё ещё используются в ряде случаев. Ниже перечислены актуальные требования‚ которые обязаны соблюдать работодатели и сотрудники.

Виды трудовых книжек

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант‚ оформляемый на специальном бланке.
• Электронная трудовая книжка – хранится в информационных системах СФР и доступна через портал Госуслуги.

Когда используется бумажный вариант?

Бумажный документ требуется:

1. Для работников‚ которые официально не имеют доступа к электронным сервисам (например‚ в удалённых регионах).
2. При совместительстве или работе по вахтовому графику‚ когда требуется отдельный отметка о дополнительной деятельности.
3. Если работник явно отказался от электронного формата и потребовал бумажный экземпляр.

Общие требования к оформлению

Независимо от формы‚ в трудовой книжке должны быть заполнены следующие разделы:

• ьный лист.
• Сведения о приёме на работу.
• Записи о смене места работы‚ смена должностей‚ выплате заработной платы и др.
• Отметки о совместительстве‚ вахтовом методе работы и иных специальных формах занятости.

Формат даты

Дата вносится цифровым способом в виде дд.мм.гггг (например‚ ). Слово‑цифровое оформление (например‚ «1‑й марта 2026 г.)» считается ошибочным.

Использование штампов и печат

При вводе записей допускается использование штампов (печати) для облегчения оформления. Однако подпись работодателя должна быть выполнена вручную.

Правила оформления ьного листа

ьный лист – первый лист книжки. В него вносятся:

1. ФИО сотрудника.
2. Дата рождения.
3. Пол.
4. Паспортные данные (серия и номер).
5. Дата начала работы в организации.
6. Номертрудовой книжки (если используется несколько экземпляров).

Ошибки в ьном листе могут привести к отклонениям при проверке и штрафам работодателя.

Как правильно оформить запись о приёме на работу

Запись о приёме на работу должна содержать минимум следующие сведения:

• Дата начала работы.
• Должность (полное наименование).
• Подразделение/отдел.
• Трудовой договор (номер и дата).
• Сведения о пробном периоде (если он предусмотрен).

Пример оформления:

Запись № 1
Дата приёма: 
Должность: Инженер‑конструктор
Подразделение: Отдел разработки
Трудовой договор № 12‑2026 от 

Записи о совместительстве и вахтовой работе

Если сотрудник одновременно работает по совместительству или по вахтовому графику‚ необходимо добавить отдельную строку:

• Наименование дополнительной работы.
• Доля рабочего времени (например‚ 0‚5 – половина ставки).
• Дата начала совместительства.
• Сведения о согласии работодателя.

Электронная трудовая книжка: порядок оформления

Переход на электронный формат регулируется Федеральным законом № 35‑ФЗ «Об электронной подписи». Основные шаги:

1. Сотрудник подаёт заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
2. Работодатель в течение 25‑го числа месяца‚ следующего за датой начала работы‚ подаёт в СФР форму ЕФС‑1.
3. Система автоматически генерирует электронный документ‚ который можно просматривать через личный кабинет на Госуслуги или в личном кабинете СФР.

Важно помнить‚ что электронный документ имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажный‚ но не допускает ручного внесения исправлений – любые изменения требуют повторного оформления с указанием причины.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Заверение копии зависит от того‚ куда её будет предоставлять сотрудник:

• В персональный кабинет на Госуслуги – достаточно электронной подписи.
• В внешние организации (например‚ при устройстве в другую компанию) – требуется печать и подпись руководителя.
• Для судебных разбирательств – копия должна быть заверена нотариусом.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – используйте цифры дд.мм.гггг.
• Отсутствие подписи работодателя – каждая запись должна быть подписана.
• Неучтённые данные о совместительстве – фиксируйте их отдельным пунктом.
• Заполнение ьного листа после начала работы – данные вносятся сразу при приёме.
• Неправильное использование штампов – штамп может заменить подпись только в части‚ но не полностью.

Краткое резюме

Для успешного заполнения трудовых книжек в 2026 году необходимо:

1. Определить‚ нужен ли бумажный или электронный вариант.
2. Соблюдать строгий формат даты и правильно оформить ьный лист.
3. Вести все записи о приёме‚ смене работы‚ совместительстве и вахтовом графике.
4. При необходимости использовать штампы‚ но не заменять ими подпись.
5. Своевременно подавать форму ЕФС‑1 для электронного оформления.
6. Заверять копии в соответствии с назначением их предоставления.

Соблюдение этих правил поможет избежать юридических проблем‚ ускорит работу кадрового отдела и обеспечит сотрудникам прозрачность их трудовых отношений.