Трудовая книжка остается одним из важнейших документов для каждого работающего гражданина России․ Несмотря на активный переход к цифровым форматам и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), правила внесения записей сохраняют свою юридическую силу․ В этой статье мы подробно разберем, какая именно информация подлежит фиксации, как изменились правила с учетом цифровизации и какие нюансы необходимо учитывать работодателям и сотрудникам в текущий период․

Эволюция формата: от бумажной к электронной трудовой

С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки, а с 2021 года для новых сотрудников при приеме на работу заводятся исключительно электронные версии документа․ Однако это не отменяет необходимости четкого понимания того, какие события должны быть отражены в сведениях о трудовой деятельности․
Цифровизация коснулась многих сфер, и трудовые отношения не стали исключением․ Сегодня трудовая книжка (в любом формате) — это основной документ, в котором документально зафиксированы все ключевые изменения сотрудника:

• Прием на работу;
• Переводы на другую должность или в другое подразделение;
• Увольнение;
• Сведения о награждениях за трудовые заслуги․

Важно помнить, что именно эти записи служат подтверждением опыта работы, стажа для назначения пенсии и получения различных социальных выплат․

Какие события обязательно вносятся в трудовую книжку

Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, внесению подлежат строго определенные виды информации․ Произвольные записи или данные, не предусмотренные законом, вносить запрещено․

Сведения о приеме, переводе и увольнении

Это базовый блок информации․ Работодатель обязан вносить данные:

• О приеме сотрудника на работу с указанием должности, структурного подразделения и даты начала работы․
• О всех переводах на другую постоянную работу (изменение должности, отдела или локации)․
• Об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ) и даты прекращения трудового договора․

Сведения о награждении (Поощрения)

Отдельного внимания требует раздел «Сведения о награждении»․ Часто возникает вопрос: какие именно поощрения нужно вносить?
Согласно пункту 25 Порядка ведения трудовых книжек, в этот раздел вносятся сведения только о государственных и ведомственных наградах, а также о поощрениях за трудовые заслуги, если они предусмотрены внутренними нормативными актами организации и носят официальный характер․
Минтруд России в своих разъяснениях (включая письма 2025 года) подчеркивает: в раздел о награждении не вносятся данные о премиях, которые носят регулярный характер и являются частью системы оплаты труда (например, ежемесячные или квартальные премии по KPI)․ Туда записываются:

• Государственные награды (ордена, медали, почетные звания)․
• Почетные грамоты и благодарности федерального или регионального уровня․
• Внутренние награды компании, если положение об оплате труда или коллективный договор предусматривает их внесение в трудовую книжку как знак особого отличия за конкретные трудовые заслуги․

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Поскольку с 2021 года новые трудовые книжки ведутся только в электронном виде, процесс внесения изменений трансформировался технически, но не содержательно․
Автоматизация: Работодатель передает сведения в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде․ Запись в «цифровой» книжке сотрудника появляется после обработки данных фондом․
Отсутствие бумажного дублирования: Для сотрудников, выбравших ЭТК, работодатель больше не делает записей в бумажный бланк (если он велся ранее)․ Вся история хранится в базе данных СФР․
Доступность: Сотрудник может в любой момент выписать сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или обратившись в МФЦ/клиентскую службу СФР․

Если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена или сотрудник перешел на ЭТК, восстановить стаж можно именно на основании данных, переданных работодателями в электронную базу․

Что НЕ заносится в трудовую книжку

Во избежание ошибок важно четко знать, какая информация не подлежит фиксации:

• Дисциплинарные взыскания: Замечания и выговоры в трудовую книжку не вносятся (за исключением увольнения за провинность, где указывается статья ТК РФ)․
• Регулярные премии: Как упоминалось выше, текущее премирование, являющееся частью зарплаты, не считается награждением в контексте заполнения раздела о поощрениях․
• Совместительство: Записи о работе по совместительству вносятся только по желанию работника и только по основному месту работы (на основании документа с места совместительства)․

Юридическая значимость и хранение

Трудовая книжка (электронная или бумажная) — это документ строгой отчетности․ Ошибки в записях могут привести к проблемам при подтверждении стажа для пенсии․ Поэтому работодатели обязаны соблюдать хронологию записей, нумерацию строк и использовать точные формулировки, соответствующие Трудовому кодексу РФ․

Для сотрудников крайне важно проверять вносимые данные․ В случае обнаружения ошибки в бумажном варианте, исправления вносятся работодателем, допустившим ошибку, или его правопреемником․ В электронном формате исправление также происходит путем внесения новой записи с указанием на корректировку предыдущей․

Правила заполнения трудовых книжек в 2026 году сочетают в себе традиционные требования к учету стажа и современные цифровые реалии․ Главное, что должен помнить каждый работодатель: в трудовую книжку вносятся только официальные сведения о движении кадров (прием, перевод, увольнение) и особых награждениях за труд․ Соблюдение этих правил гарантирует работнику беспроблемное подтверждение своего стажа и прав на пенсионное обеспечение, а организации, отсутствие рисков при проверках трудовой инспекции․