Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. В последние годы законодательство претерпело ряд изменений, которые влияют на порядок её заполнения, хранения и предоставления. Ниже представлен подробный обзор актуальных требований и практических рекомендаций.
Основные изменения в 2024 году
- Электронный формат – с 1 января 2024 года работодатели обязаны вести трудовую книжку в электронном виде в системе «Госуслуги. Труд». Печатный экземпляр выдаётся сотруднику только по его заявлению.
- Унифицированные коды должностей – введены новые общероссийские классификаторы профессий (ОКПД2), которые должны указываться в разделе «Должность, профессия, специальность».
- Сокращение сроков внесения записей – запись о приёме, переводе или увольнении должна быть внесена не позднее трёх рабочих дней с даты события (ранее – пять дней).
- Обязательное указание ИНН и СНИЛС – в разделе «Личные данные сотрудника» теперь требуется указывать индивидуальный налоговый номер и страховой номер индивидуального лицевого счёта.
- Запрет на исправления корректирующей жидкостью – любые исправления должны выполняться путём зачёркивания ошибочной записи, подписи уполномоченного лица и указания даты исправления.
Как правильно заполнять трудовую книжку
Подготовка документа
Перед началом работы убедитесь, что:
- Трудовая книжка соответствует утверждённому образцу (формат А5, 48 страниц).
- Все необходимые реквизиты работодателя (название, ИНН, КПП, юридический адрес) присутствуют на ьном листе.
- Сотрудник предоставил паспорт, ИНН и СНИЛС для заполнения личных данных.
Заполнение ьного листа
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Образование (уровень, специальность, название учебного заведения).
- ИНН и СНИЛС.
- Дата заполнения трудовой книжки и подпись уполномоченного лица работодателя.
Внесение записей о работе
Каждая запись о трудовой деятельности оформляется в отдельной строке и содержит следующие поля:
- Дата события (приём, перевод, увольнение).
- Наименование организации (полное, согласно уставу).
- Подразделение (если имеется).
- Должность, профессия, специальность (с указанием кода из ОКПД2).
- Основание записи (приказ, договор и т.п.) – номер и дата документа.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена).
При переводе внутри одной организации указывается только изменение должности/подразделения, а основание – соответствующий приказ о переводе.
Завершение трудовой деятельности
При увольнении в трудовой книжке делается запись:
- Дата увольнения.
- Наименование организации.
- Формулировка «Уволен» с указанием основания (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» – с указанием статьи ТК РФ).
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Подпись уполномоченного лица и печать.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Пропуск обязательных реквизитов
Некоторые работодатели забывают указать ИНН и СНИЛС сотрудника. Решение: перед внесением записи сверяйтесь с копией паспорта и документами, подтверждающими ИНН/СНИЛС.
Ошибка 2: Неправильное указание кода профессии
Использование устаревших кодов из ОКПД leads to отказов при проверке. Решение: регулярно обновляйте справочник ОКПД2 на официальном сайте Росстата и используйте актуальные коды.
Ошибка 3: Исправления корректирующей жидкостью
Такой способ исправления считается недопустимым и может привести к признанию записи недействительной. Решение: исправляйте ошибки путём зачёркивания, подписи и даты исправления.
Ошибка 4: Поздняя запись
Внесение записи позже трёх рабочих дней нарушает требования ТК РФ. Решение: ведите журнал поступления приказов и назначайте ответственного за своевременное внесение записей.
Рекомендации для работодателей
- Назначьте ответственного специалиста (кадровик или бухгалтер) за ведение трудовой книжки и проведите его обучение по новым правилам.
- Ведите электронный журнал приказов о приёме, переводе и увольнении – это упрощает сверку данных и снижает риск опозданий.
- Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек: проверяйте наличие всех обязательных полей, корректность кодов профессий и своевременность записей.
- При переходе на электронный формат обеспечьте защиту данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».
- Храните копии всех приказов и договоров, послуживших основанием для записей, в течение минимум 50 лет (как требует законодательство о трудовых книжках).
Соблюдение актуальных норм по заполнению трудовой книжки не только защищает права работников, но и снижает риски для работодателя, связанные с возможными штрафами и спорами в трудовой инспекции. Следуя представленным рекомендациям и учитывая последние изменения законодательства, вы сможете вести трудовую книжку корректно и эффективно.