В России вопрос о необходимости трудовой книжки остаётся актуальным даже после введения электронного формата. В этой статье мы разберём, какие правила применяются к работникам, заключающим трудовые договоры, и как правильно вести трудовую книжку – бумажную или электронную.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, места работы и условия труда. В ней фиксируются:

• Дата начала и окончания работы;
• Наименование работодателя и его реквизиты;
• Позиция, должность и оклад;
• Причины увольнения (если применимо);
• Сведения о стаже, которые учитываются при расчёте пенсии и социальных выплат.

Трудовая книжка используется как работодателями, так и государственными органами для контроля за соблюдением трудового законодательства.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1 – о ведении трудовой книжки);
• Федеральный закон от 1 января 2020 г. № 4-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек»;
• Постановления Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (ФСН).

С 1 января 2020 г. любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако бумажная книжка остаётся допустимым вариантом, если работодатель и работник выберут её.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Основные особенности:

1. Автоматический сбор данных: работодатели отчитываются по каждому работнику через форму ЕФС‑1, которую отправляют в СФР. Это позволяет избежать ошибок, связанных с ручным заполнением.
2. Доступность: работник может в любой момент получить копию своей трудовой книжки через портал СФР или в отделе кадров.
3. Безопасность: данные защищены шифрованием и подписью, что снижает риск утраты или подделки.
4. Учет стажа: все сведения автоматически учитываются при расчёте пенсии, пособий и социальных выплат.

Если в трудовой книжке ведётся электронный формат, документ будет сформирован автоматически в системе СФР. При необходимости работник может запросить бумажную копию, но это не обязательное действие.

Бумажная трудовая книжка: когда и зачем?

Несмотря на преимущества ЭТК, некоторые работодатели и работники по-прежнему предпочитают бумажную форму. Причины могут быть разными:

• Традиционная практика в некоторых отраслях;
• Необходимость в оригинале для оформления некоторых документов (например, при переезде в другую страну);
• Отсутствие доступа к интернету или технических средств.

Если работодатель выбирает бумажную книжку, он обязан вести её в соответствии с требованиями Трудового кодекса, а работник может в любой момент запросить копию.

Как оформить трудовую книжку?

Процесс оформления зависит от выбранного формата:

Оформление электронной трудовой книжки

1. Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и отправляет данные в СФР.
2. СФР формирует электронную запись, которую работник может просмотреть на портале sfr.gov.ru.
3. При необходимости работник может запросить печатную копию через отдел кадров.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Работодатель вручную вносит сведения в книгу.
2. Работник получает оригинал и может хранить его в личном кабинете.
3. При смене работы работодатель передаёт книгу новому работодателю.

Когда нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка обязательна для всех, кто работает по трудовому договору, независимо от его вида (постоянный, временный, срочный). Исключения могут быть только в случаях, когда работодатель предоставляет услуги по гражданско-правовому договору (ГПХ). В таком случае трудовая книжка не требуется, но работник может оформить справку о стаже через СФР.

Важно помнить, что:

• Трудовой стаж учитывается при расчёте пенсии, пособий и больничных;
• Наличие трудовой книжки подтверждает законность трудовых отношений;
• При поиске новой работы работодатели часто запрашивают копию трудовой книжки.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Для проверки можно воспользоваться порталом СФР. Нужно:

1. Войти в личный кабинет;
2. Перейти в раздел «Моя трудовая книжка»;
3. Проверить наличие записей о трудовой деятельности.

Если запись отсутствует, это может означать, что работодатель не оформил ЭТК, либо работник ещё не начал работу.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или испорчена?

В случае потери или повреждения:

• Обратитесь в отдел кадров работодателя – он обязан выдать справку о стаже;
• Если работник оформил ЭТК, он может запросить копию через портал СФР;
• В случае бумажной книги можно подать заявление о восстановлении в органы труда.

В России трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж. С 2020 г. введена электронная трудовая книжка, которая упрощает ведение записей и повышает их достоверность. Однако бумажная форма остаётся допустимой, если работодатель и работник выберут её. Независимо от формата, наличие трудовой книжки необходимо для расчёта пенсии, социальных выплат и подтверждения опыта работы при поиске новой работы;

Если вы работаете по трудовому договору, убедитесь, что ваш работодатель оформил вашу трудовую книжку (электронную или бумажную) в соответствии с законодательством. Это обеспечит вам защиту прав и упрощение всех последующих процедур.