Трудовая книжка остаёться ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. С введением электронного формата и постепенным отказом от бумажных бланков у работников появились новые права и обязанности. Ниже – подробный обзор того, как сегодня выглядит трудовая книжка, какие сведения в неё вносятся, как её оформить и использовать, а также какие изменения ожидаются в ближайшие годы.

История и правовая база

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ. Основные положения содержатся в статьях:

• Статья 66 – общая форма и обязательные реквизиты трудовой книжки;
• Статья 66.1 – возможность ведения трудовой книжки в электронной форме;
• Статья 65 – порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении;
• Статья 66.2 – обязанность работодателя представлять сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР).

С 1 января 2020 года в России начала действовать электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки, однако работник может выбрать бумажный вариант, если ранее уже имел такую книжку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

2.1 Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России; Она содержит все сведения, которые ранее вносились в бумажную книжку: даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности, периоды работы, сведения о заработной плате и социальных выплатах.

2.2 Кто может вести ЭТК?

• Сотрудник, принятый на работу впервые в 2026 году (или позже) – ЭТК открывается автоматически в СФР;
• Работник, уже имеющий бумажную трудовую книжку, может выбрать один из двух способов ведения: электронный или бумажный (ст. 66.1 ТК РФ);
• Если работник ранее не имел трудовой книжки (например, работал по гражданско‑правовым договорам), при первом трудоустройстве по трудовому договору открывается ЭТК.

2.3 Какие сведения вносятся в ЭТК?

Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовой книжке (включая электронную) фиксируются:

1. Личные данные работника (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС);
2. Дата и основание приёма на работу (номер и дата трудового договора, приказ о приёме);
3. Наименование организации, её ИНН и КПП;
4. Должность, профессия, специальность;
5. Дата и основание перевода на другую работу (внутри организации или в другую);
6. Дата и основание увольнения (приказ, трудовой договор, соглашение сторон);
7. Сведения о периодах работы, учитываемых для расчёта страхового стажа;
8. Информация о заработной плате и начисленных социальных выплатах (по желанию работодателя, если такие данные требуются для расчёта пособий).

2.4 Как работник может проверить свою ЭТК?

Работник имеет право в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки через:

• Личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»);
• Мобильное приложение Социального фонда России;
• Обращение в клиентскую службу СФР с запросом о предоставлении выписки (в бумажном или электронном виде).

Выписка содержит все внесённые записи и позволяет убедиться, что работодатель своевременно передаёт сведения в СФР.

Бумажная трудовая книжка: когда она всё ещё актуальна?

Несмотря на широкое распространение ЭТК, бумажная трудовая книжка сохраняет своё значение в следующих случаях:

• Работник, устроившийся до 2021 года и не перешедший на электронный формат, может продолжать вести бумажную книжку по своему выбору;
• Некоторые организации (особенно небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели) всё ещё используют бумажные бланки из‑за отсутствия технической возможности подключения к системе СФР;
• Для граждан иностранных государств, работающих в России по трудовому договору, бумажная книжка может быть единственным документом, подтверждающим стаж, если у них нет доступа к личному кабинету СФР.

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утверждённых приказом Минтруда России. На бланке указаны обязательные реквизиты, а также место для печати организации и подписи ответственного лица.

Права и обязанности работника в отношении трудовой книжки

4.1 Права работника

• Получать выписку из трудовой книжки (бумажной или электронной) в любое время без объяснения причин;
• Требовать от работодателя внесения точных и своевременных записей о приёме, переводе и увольнении;
• Выбирать способ ведения трудовой книжки (электронный или бумажный), если ранее уже имел бумажный вариант;
• Оспаривать неправильные записи в судебном порядке.

4.2 Обязанности работника

• Предоставлять работодателю необходимые документы для оформления трудовой книжки (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и квалификации при необходимости);
• Своевременно проверять правильность внесённых записей и сообщать об ошибках;
• При переходе на новую работу обеспечивать передачу трудовой книжки (или выписки из ЭТК) новому работодателю.

Как оформить трудовую книжку при приёме на работу?

Процедура оформления зависит от выбранного формата:

5.1 При оформлении электронной трудовой книжки

1. Работник предоставляет пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовой договор);
2. Служба кадров заполняет электронную форму в системе СФР (через личный кабинет работодателя или специализированное ПО);
3. После сохранения записей система генерирует уникальный номер ЭТК, который сообщается работнику;
4. Работник получает уведомление о successful создании ЭТК в личном кабинете «Госуслуги».

5.2 При оформлении бумажной трудовой книжки

1. Если у работника уже есть книжка – кадровая служба проверяет её наличие и делает запись о приёме;
2. Если книжки нет – выдаётся новый бланк, на котором заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС);
3. Затем вносятся записи о приёме, должности, отделе и т.д.;
4. После заполнения ставится печать организации и подпись ответственного лица (обычно руководителя кадровой службы или директора).

Важно: независимо от формата, запись о приёме должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы.

Изменения и перспективы ведения трудовых книжек (2025‑2026 гг.)

В 2025 году Минтруд России announced plans to simplify the labour bookkeeping system. Основные направления реформ:

• Исключение избыточных требований – сокращение количества обязательных полей в бумажных бланках, оставление только тех данных, которые действительно нужны для расчёта страхового стажа и социальных выплат;
• Унификация электронного формата – введение единого XML‑шаблона для передачи сведений в СФР, что упростит интеграцию с бухгалтерскими и кадровыми системами предприятий;
• Автоматизация проверки – реализация сервисов автоматической сверки данных, подаваемых работодателем, с информацией в ПФР/СФР, что снизит риск ошибок;
• Развитие мобильных сервисов – расширение функционала приложения «Социальный фонд» для работников (уведомления о новых записях, возможность скачивания выписки в PDF, электронная подпись документов).

Эти изменения должны вступить в силу с 1 января 2027 года, однако уже сейчас многие работодатели начинают готовиться к переходу на обновлённые требования.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку?

Да, если работник ранее вёл бумажную книжку и захочет оставить её как резервный вариант, он может продолжать пользоваться обеими формами. Однако основной документ, который учитывается при расчёте стажа и выплатах, – это электронная трудовая книжка в СФР.

Что делать, если я обнаружил ошибку в своей ЭТК?

Необходимо обратиться к работодателю с требованием внести исправление. Если работник отказывается или не может исправить ошибку, следует подать жалобу в территориальное отделение СФР или в суд.

Нужен ли мне СНИЛС для открытия электронной трудовой книжки?

Да, СНИЛС является обязательным идентификатором в системе СФР и указывается в трудовой книжке.

Могут ли иностранные граждане пользоваться электронной трудовой книжкой?

Иностранные работники, официально трудоустроенные по трудовому договору в России, имеют право на ведение электронной трудовой книжки на общих основаниях. Для этого им необходимо получить СНИЛС (оформляется в территориальных органах ПФР/СФР).

Сколько стоит получение выписки из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки предоставляется бесплатно через портал «Госуслуги» и мобильное приложение СФР. За бумажную выписку, выдаваемую в клиентской службе, может взиматься небольшая плата за печать (не более 100 руб.).

Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент социальной защиты работника. Переход на электронный формат сделал документ более надёжным, доступным и защищённым от утраты или повреждения. Однако бумажная трудовая книжка по‑прежнему сохраняет своё значение для определённых категорий работников и организаций.

Работнику следует:

• Знать свои права на получение выписки и исправление ошибок;
• Следить за своевременностью внесения записей работодателем;
• Выбирать удобный способ ведения книжки (электронный или бумажный) в соответствии с личными предпочтениями и возможностями работодателя;
• Следить за upcoming изменениями в законодательстве, чтобы быть готовым к новым требованиям.

При правильном обращении трудовая книжка останется надёжным подтверждением вашего профессионального пути и основанием для получения всех положенных социальных гарантий.