Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. С 1 января 2020 года в России появился новый формат – электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье рассматриваются основные различия между бумажной и электронной версиями, правовые основания, преимущества и недостатки, а также пошаговая инструкция по заполнению.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует:

• дата начала работы и место трудоустройства;
• должность и квалификацию работника;
• переводы на другую постоянную работу;
• прекращение трудового договора и основания увольнения;
• награждения, премии, грамоты и знаки отличия.

Она используется при получении пенсии, пособий, а также при проверке трудового стажа в других организациях.

Бумажная трудовая книжка

Бумажная версия – традиционный формат, который существовал с 1939 года в СССР и до 2020 года в России. Ведётся работодателем и хранится у сотрудника.

Преимущества бумажной книжки

• Незаменима при проверке в государственных органах, где требуется оригинал;
• Никаких технических требований – можно хранить в бумажном виде в любой точке мира;
• В случае потери можно получить замену по заявлению.

Недостатки бумажной книжки

• Риск потери, повреждения или кражи;
• Трудно быстро проверить историю работы в разных компаниях;
• Не всегда удобно использовать в цифровой среде (например, при удалённой работе).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – единая база данных, в которой хранится история трудового пути сотрудника. Введена в 2020 году, но её использование стало обязательным только для работников, принятых после 1 января 2021 года.

Преимущества ЭТК

• Мгновенный доступ к данным из любой точки мира;
• Автоматическое обновление при переводе работника в другую компанию;
• Возможность включения дополнительных сведений (например, СНИЛС, данные о запрете на работу по решению суда);
• Упрощённая проверка стажа при получении пенсии и пособий.

Недостатки ЭТК

• Необходимость наличия интернет‑связи и цифровых навыков;
• Зависимость от работы государственных информационных систем;
• В некоторых случаях требуется подтверждение бумажной версии (например, при проверке в некоторых государственных учреждениях).

Ключевые отличия бумажной и электронной трудовой книжки

1. Формат хранения: бумажный лист vs. цифровая база данных.
2. Наличие фотографий: бумажная – нет, электронная – тоже нет, но может содержать СНИЛС.
3. Права доступа: бумажная – только у сотрудника и работодателя, электронная – доступ у работодателя, ПФР и других госорганов.
4. Обновление: бумажная – вручную, электронная – автоматически.
5. Переход: добровольный, но для новых сотрудников после 2021 года бумажной версии нет.

Правовые основы

В законодательстве РФ нет отдельного понятия «электронная трудовая книжка», но в статье 66.1 Трудового кодекса РФ упоминается «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• С 1 января 2021 года для новых сотрудников обязательна только электронная версия.
• Сотрудники, у которых уже была бумажная книжка до 2021 года, могут вести обе версии одновременно.
• Переход на ЭТК осуществляется по заявлению сотрудника и работодателя.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка

1. При приёме на работу работодатель выдает новую книжку.
2. В первой странице фиксируется дата начала работы, место и должность.
3. При переводе в другую компанию – в следующей странице фиксируется новый договор.
4. При увольнении – в последней странице указывается причина увольнения и дата выхода.
5. Все записи должны быть подписаны работодателем и сотрудником.

Электронная трудовая книжка

1. Работодатель вводит данные в кадровую систему, которая автоматически обновляет ЭТК.
2. При переводе в другую компанию данные обновляются в реальном времени.
3. При увольнении система генерирует электронный документ с датой и основанием увольнения.
4. Сотрудник может запросить копию ЭТК в любой момент через портал госуслуг.

Как перейти на электронную трудовую книжку

• Сотрудник подаёт заявление о переходе (если он уже имеет бумажную книжку).
• Работодатель оформляет переход в системе и отключает бумажную версию.
• Сотрудник получает доступ к ЭТК через портал госуслуг.
• При необходимости можно запросить бумажную копию на основании официального запроса.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? – Да, но при этом работодатель обязан вести обе версии до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе.
• Что делать, если потерялась бумажная книжка? – Сотрудник может получить замену по заявлению в работодателя.
• Нужна ли бумажная книжка при получении пенсии? – Нет, достаточно подтверждения стажа в ЭТК.
• Какие данные содержатся в ЭТК, которых нет в бумажной? – СНИЛС, данные о запрете на работу по решению суда, а также автоматические обновления при переводах.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую историю работника. С переходом на электронный формат в 2020–2021 году появились новые возможности для упрощения учета, но бумажная версия всё ещё имеет своё место в официальных процедурах. Знание различий между бумажной и электронной трудовой книжкой поможет сотрудникам и работодателям правильно вести учет и избежать ошибок в документации.