Трудовая книжка — это ключевой документ, который сопровождает человека на протяжении всей его профессиональной жизни․ С 1 января 2020 года в России параллельно с бумажной версией существует и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В этой статье подробно разберем, что это такое, зачем нужно, как и где хранится, а также ответим на важные практические вопросы․

Что такое трудовая книжка? Правовая основа

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Её история началась в 1939 году, и по сей день она играет огромную роль при оформлении пенсий, получении пособий и трудоустройстве․

Основные сведения, которые вносятся в трудовую книжку

Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся следующие данные:

• ФИО работника и дата рождения․
• Сведения о работодателе (наименование, ОГРН, дата приёма на работу)․
• Наименование подразделения, должность (специальность, профессия)․
• Дата начала и окончания работы (при увольнении)․
• Основания прекращения трудового договора (например, увольнение по собственному желанию, сокращение штата)․
• Сведения о награждениях и поощрениях․
• Отметки об изменении фамилии, имени, отчества (при наличии)․

Бумажная vs․ Электронная трудовая книжка: в чем разница?

Бумажная трудовая книжка

• Форма: Установленного образца (обложка с гербом, внутренние страницы с реквизитами)․
• Кто ведёт: Работодатель (кадровая служба)․
• Хранение: У работодателя на время работы․ При увольнении выдаётся работнику․
• Актуальность: Выдаётся при первом трудоустройстве или по заявлению работника, если у него уже есть ЭТК․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Что это: Единая государственная база данных, которая ведётся Социальным фондом России (СФР)․
• Начало ведения: С 1 января 2020 года․ В неё автоматически попадают все записи о трудовой деятельности с этой даты․
• Кто вносит записи: Только работодатель через СФР․ Работник не может самостоятельно редактировать ЭТК․
• Хранение: В безбумажном виде в информационной системе СФР․ Доступ работнику — через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР․
• Выписка: Работник в любой момент может заказать и получить выписку из ЭТК (официальный документ на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью)․

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?

При приёме на работу работник должен предоставить:

1. Бумажную трудовую книжку (если она у него есть) и/или
2. Выписку из электронной трудовой книжки․

Если человек трудоустраивается впервые (первое место работы после окончания учебного заведения), у него может не быть ни той, ни другой․ В этом случае он просто предоставляет паспорт․

Как проверить наличие ЭТК: Самый надёжный способ — попросить у кандидата выписку из ЭТК․ Она содержит всю актуальную информацию и имеет юридическую силу․ Проверить её подлинность можно по реквизитам (номер, дата выдачи) через систему СФР, но обычно достаточно визуального осмотра и сверки данных․

Как получить свою электронную трудовую книжку или выписку из неё?

ЭТК ведётся автоматически․ Вам не нужно её «оформлять» или «создавать» вручную․ Однако для доступа к ней и получения документа потребуются следующие действия:

Шаги для работника:

1. Подтвердите свою личность через систему Госуслуг (уровень подтверждения должен быть не ниже «подтверждённый»)․
2. Войдите в личный кабинет на Госуслугах․
3. В разделе «Услуги» найдите категорию «Труд и занятость» или воспользуйтесь поиском по запросу «Электронная трудовая книжка»․
4. Выберите услугу «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»․
5. Укажите период, за который нужна выписка (можно за весь период), и способ получения (электронная копия на Госуслугах или бумажный вариант по почте)․
6. Подтвердите заявку․

Выписка придет в личный кабинет на Госуслугах в течение нескольких рабочих дней․ Бумажный вариант отправят почтой․

Альтернативный способ:

Обратиться напрямую в Социальный фонд России (СФР) через его официальный сайт (www․sfr․gov․ru) или в отделение фонда․ Порядок действий аналогичен․

Где должна храниться трудовая книжка?

• Бумажная:
  • Во время работы — у работодателя (в отделе кадров)․
  • При увольнении — выдаётся работнику на руки․ Он несёт ответственность за её сохранность․
  • После увольнения хранится у человека․ При новом трудоустройстве предоставляется новому работодателю․
• Электронная:
  • Хранится в безопасной базе данных СФР․
  • Работник имеет постоянный доступ к ней через Госуслуги или сайт СФР․
  • Физический носитель (памятка с логином/паролем) должен храниться у работника․

Что такое «трудовое пособие»? Важное уточнение

В контексте вашего запроса стоит внести ясность․ Прямого документа под названием «трудовое пособие» в российском законодательстве не существует․ Вероятно, речь идёт о двух разных вещах:

1. Выписка из трудовой книжки (или из ЭТК) — это справка, подтверждающая стаж и места работы․ Её часто ошибочно называют «пособием»․
2. Пособия, связанные с трудовой деятельностью (например, пособие по безработице, пособие по временной нетрудоспособности, пособие на погребение)․ Для их назначения трудовая книжка (или выписка из ЭТК) является одним из необходимых документов, подтверждающих стаж и последнее место работы․

Практические советы для работников

• Регулярно проверяйте свою ЭТК через Госуслуги (хотя бы раз в год)․ Убедитесь, что все записи о ваших переходах и увольнениях отражены правильно;
• Сохраняйте бумажную трудовую книжку в надёжном месте․ Её утеря — серьёзная проблема, требующая восстановления через суд․
• При смене работы требуйте от нового работодателя внесения записи в ЭТК (или выдачу заявления на внесение записи в бумажную книжку) в день приёма․
• Не передавайте свою трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК) третьим лицам, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (например, при оформлении пенсии через отделение СФР)․

Трудовая книжка в любой форме — бумажной или электронной, остаётся основным и неоспоримым доказательством вашего трудового стажа․ Понимание того, как она ведётся, где хранится и как получить её копию, критически важно для защиты своих прав при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении социальных выплат․ Переход на электронный формат упрощает процесс, но возлагает на работника ответственность за контроль актуальности данных в своей личной базе СФР․

Статья составлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и практики ведения электронных трудовых книжек по состоянию на 2026 год․