Вопрос о необходимости трудовой книжки волнует многих россиян. С введением электронного формата и новыми изменениями в законодательстве возникла путаница: нужна ли она сегодня, как её получить и где хранить? Да, трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже (ст. 65 ТК РФ), но её форма и порядок оформления претерпели кардинальные изменения. Эта статья объясняет все нюансы на 2026 год.
Ключевые изменения: бумажная vs. электронная трудовая книжка
С 1 января 2021 года для лиц, впервые устраивающихся на работу, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). А с 1 января 2026 года правило становится обязательным для всех новых работников: бумажную трудовую книжку при первичном трудоустройстве оформлять не нужно.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Это официальный цифровой аналог бумажного документа. Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы, награждения) работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд России (ПФР). ПФР ведёт единый федеральный реестр сведений о трудовой деятельности — это и есть ЭТК.
Главное отличие:
- Бумажная книжка: физический документ, который хранится у работника, записи вносит работодатель.
- Электронная книжка: цифровая запись в базе ПФР. Работник может получить выписку из неё в любой момент.
Кому и как оформляется трудовая книжка в 2026 году?
Для новых работников (впервые устраиваются на работу после )
Бумажный вариант не оформляется. Работодатель в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу обязан передать сведения о трудовой деятельности в ПФР. Работнику выдают сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) по его письменному заявлению.
Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку
У них есть право выбора:
- Продолжать вести бумажную книжку. Работодатель вносит в неё записи как раньше, а также обязан ежемесячно передавать те же сведения в ПФР в электронном виде.
- Перейти на электронный формат. Для этого работник подаёт письменное заявление работодателю о прекращении ведения бумажной книжки и передаче всех сведений в ПФР. После этого бумажная книжка возвращается работодателю и хранится у него, а дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.
Для работников, у которых была утеряна или испорчена бумажная книжка
Работодатель обязан оформить новую только бумажную книжку (если работник не заявил о желании перейти на ЭТК) и внести в неё все имеющиеся сведения на основании документов из ПФР или иных источников.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка. Получить её можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ). Нужен аккаунт с подтверждённой личностью. Услуга называется «Получение сведений о трудовой деятельности».
- В отделении ПФР (МФЦ). По паспорту и СНИЛС. Срок изготовления — до 5 рабочих дней.
- У работодателя (текущего или прошлого). По письменному заявлению работодатель обязан выдать выписку в течение 5 рабочих дней.
Что содержит электронная трудовая книжка?
В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную:
- ФИО, дата и место рождения, СНИЛС.
- Сведения о каждом месте работы: наименование работодателя, ИНН, дата приёма и увольнения, должность, подразделение.
- Основания прекращения трудового договора (с точной формулировкой из приказа).
- Сведения о переводах на другую постоянную работу.
- Сведения о награждениях, поощрениях.
- Данные о трудовом стаже для пенсии.
Где и как хранится трудовая книжка?
- Бумажная книжка: хранится у работника. При увольнении работодатель обязан передать её в день увольнения (ст. 62 ТК РФ).
- Электронная книжка: хранится в базе ПФР. Доступ к ней у работника всегда есть через «Госуслуги» или ПФР. Физический носитель отсутствует.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
❓ Нужно ли при трудоустройстве в 2026 году предъявлять трудовую книжку?
Нет, если вы устраиваетесь впервые. Работодатель запросит паспорт, СНИЛС и может запросить выписку из ЭТК (если она есть). Если у вас уже есть бумажная книжка, её можно предъявить, но это не обязательно — все сведения работодатель получит из ПФР.
❓ Можно ли завести бумажную трудовую книжку в 2026 году по собственному желанию?
Нет, если вы устраиваетесь на работу впервые. Закон прямо запрещает оформление бумажного документа для таких работников. Если у вас уже есть старая бумажная книжка, вы можете продолжать её вести.
❓ Что делать, если в ЭТК есть ошибка?
Нужно обратиться с заявлением к работодателю, который внёс erroneous запись. Он обязан проверить информацию и, при подтверждении ошибки, направить в ПФР сведения о её исправлении. Также можно обратиться в ПФР с заявлением о корректировке реестра.
❓ Требуют ли трудовую книжку при оформлении пенсии?
Нет. Для назначения пенсии ПФР самостоятельно формирует все сведения о стаже из своей базы данных (Единой государственной системы записей актов гражданского состояния, ЕГР ЗАГС и реестра ЭТК). Предъявлять бумажную книжку или выписку не требуется.
Трудовая книжка по-прежнему нужна — она подтверждает ваш трудовой стаж. Однако с 2026 года для всех новых работников это исключительно электронный документ в базе ПФР. Бумажный вариант сохраняется только для тех, кто уже им обладал и не пожелал перейти на электронный формат. Главное для работника, знать, как получить выписку из своей ЭТК через «Госуслуги» или ПФР, и следить за корректностью записей о своей трудовой деятельности.
Статья составлена на основе актуального законодательства и практики применения Трудового кодекса РФ по состоянию на май 2026 года.