Вопрос о необходимости заполнения трудовой книжки остаётся одним из самых актуальных для работников и работодателей в России․ С изменениями в законодательстве‚ введёнными с 2021 года‚ и переходом на цифровые технологии‚ многие задаются вопросом: обязательно ли теперь заполнять бумажную трудовую книжку? Ответ — неоднозначен‚ и зависит от выбора самого сотрудника․

История и правовая основа

Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66)‚ работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников‚ заключивших трудовой договор․ До 2021 года бумажная трудовая книжка была единственным допустимым форматом․

С 1 января 2021 года вступили в силу поправки‚ позволяющие сотрудникам выбрать формат ведения трудовой книжки: бумажный или электронный․ Это изменение было направлено на цифровизацию государственных услуг и упрощение учёта трудового стажа․

Электронная трудовая книжка: что это такое?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной‚ хранящийся в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР)․ В ней содержится вся информация о трудовой деятельности сотрудника:

• ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения;
• наименование работодателя;
• даты приёма и увольнения;
• должности и специальности;
• основания для приёма и увольнения;
• награды и поощрения (по желанию работодателя)․

Доступ к электронной трудовой книжке имеет сам сотрудник через:

• личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru);
• портал Госуслуг (gosuslugi․ru);
• мобильное приложение «ПФР»․

Информация обновляется работодателем в течение одного рабочего дня после события (приёма‚ увольнения и т․д․)․

Обязательно ли заполнять трудовую книжку?

✅ Да‚ если сотрудник не подал заявление об электронной форме

Согласно закону‚ работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого сотрудника․ Но форма — по выбору работника:

1. Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную форму — работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и заполнять её в установленном порядке․
2. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка больше не заполняется‚ а все сведения передаются в ПФР в электронном виде․

Важно: Работодатель не имеет права навязывать формат․ Выбор остаётся исключительно за работником․

❌ Нет‚ если сотрудник выбрал электронную форму

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ то:

• Работодатель не заполняет бумажную трудовую книжку;
• Все записи вносятся только в электронный формат;
• Бумажная книжка‚ если она уже была выдана‚ остаётся у работника как архивный документ‚ но новые записи в неё не вносятся․

Кто должен подать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаётся сотрудником лично в письменной форме или в электронном виде (через личный кабинет на Госуслугах или ПФР)․ Заявление можно подать:

• при приёме на работу;
• в любой момент во время трудовых отношений;
• даже после увольнения — если работник ещё не ушёл на пенсию․

Заявление не требует нотариального заверения․ Достаточно подписи и даты․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После перехода на электронную форму:

• Бумажная книжка не изымается и не уничтожается;
• Она остаётся у работника как документ‚ подтверждающий трудовой стаж до 2021 года;
• Работодатель обязан передать бумажную книжку сотруднику в течение 5 рабочих дней после получения заявления;
• Если книжка утеряна — её можно восстановить через ПФР на основании электронных записей и архивных данных․

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность — информацию можно посмотреть в любое время через интернет;
• Надёжность — исключается риск потери‚ порчи или подделки;
• Автоматизация, работодатель не тратит время на ручное заполнение;
• Удобство при трудоустройстве — новый работодатель может получить данные через Единую информационную систему;
• Прозрачность — сотрудник сам контролирует свою историю трудовой деятельности․

Недостатки и риски

• Не все работники имеют доступ к интернету или умеют пользоваться электронными сервисами;
• В редких случаях возможны технические сбои в системе ПФР;
• При увольнении в сельской местности или в малых компаниях могут возникнуть сложности с передачей данных;
• Некоторые работодатели (особенно в сфере «серой» зарплаты) могут не передавать информацию вовремя․

Что делать‚ если работодатель отказывается заполнять трудовую книжку?

Если сотрудник не подавал заявление на электронную форму‚ а работодатель не заполняет бумажную трудовую книжку — это нарушение Трудового кодекса РФ․

В таком случае сотрудник может:

• написать претензию работодателю;
• обратиться в трудовую инспекцию (Роструд);
• подать жалобу в прокуратуру;
• обратиться в суд с требованием взыскать моральный вред и компенсацию․

Штрафы за нарушение: от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Заполнение трудовой книжки обязательно — но выбор формата остаётся за вами․

Выбирайте бумажную книжку‚ если:

• Вы не доверяете цифровым системам;
• Вы работаете в отрасли‚ где бумажные документы традиционно обязательны (например‚ в некоторых госучреждениях или на пенсии);
• Вы не хотите зависеть от технической стабильности ПФР․

Выбирайте электронную трудовую книжку‚ если:

• Вы технически подкованы и используете Госуслуги;
• Вы часто меняете работу и хотите быстро передавать данные;
• Вы хотите быть уверены‚ что ваш стаж не будет утерян;
• Вы планируете выходить на пенсию в ближайшие годы — ЭТК ускорит оформление․

Важно! Даже если вы выбрали электронную форму‚ сохраните свою бумажную трудовую книжку — она подтверждает ваш трудовой стаж до 2021 года и может понадобиться при оформлении льгот‚ пенсий или при трудоустройстве за рубежом․

📌 Рекомендация на 2026 год:

Если вы ещё не подавали заявление — подумайте: электронная трудовая книжка — это будущее․ Она надёжнее‚ удобнее и соответствует современным стандартам․ Подайте заявление через Госуслуги — это займёт 5 минут‚ а сэкономит вам часы и нервы в будущем․

Помните: ваш трудовой стаж — ваше право․ И его нужно защищать‚ даже если вы не работаете․